Réussir sa communication interne : 10 idées piquées à Google

calendar10 juillet 2021

|

categoryManagement

|

time reading 14 min

Consultez mes trésors

Abonnez-vous et recevez immédiatement un code secret pour accèder GRATUITEMENT à ma page cachée contenant +450 outils E-business

Vous acceptez de recevoir la newsletter de ce blog chaque semaine ainsi que des emails ciblés en fonction des données de navigation et de vos intérêts. Vous pourrez facilement vous désinscrire à tout moment via les liens de désinscription présents dans chacun de nos emails.

Sommaire de l’article

Google communication interne 550

Parfois parent pauvre des entreprises, la communication interne joue pourtant un rôle déterminant dans le bon fonctionnement d’une société. C’est aussi une variable qui a un impact direct sur la performance des salariés.

Or, pendant de nombreuses années, Google a été élu « best place to work« . Et devinez quoi ; c’est en partie dû à l’efficacité de leur communication interne.

Etant donné que je travaille chez Google depuis 2012, je vous partage aujourd’hui 10 idées directement inspirées de la firme de Mountain View pour mettre votre communication interne sous stéroïdes !

#1 / Instaurez des rituels, connus de tous

La communication interne d’une entreprise forge sa culture

Une résultante positive d’une stratégie de communication interne réussie est un personnel qui se sent « connecté » : entre eux, mais aussi avec les valeurs de votre société.

Pour incarner les valeurs que portent votre culture d’entreprise, il est judicieux d’établir des rituels, connus de tous les salariés. Initiez des traditions au sein de l’entreprise : fêtes annuelles, dîners pizza, célébration des anniversaires, etc.

Le TGIF chez Google : un évènement interne tous les Vendredis en fin de journée

Il existe de nombreux rituels qui définissent la « culture Google », mais un des plus connus est certainement celui du TGIF (Thank God It’s Friday).

TGIF Google evenement de communication interne
Source : gcatrip.wordpress.com

Tous les Vendredis en fin de journée, dans tous les bureaux Google du monde entier, se tient une « fête » où tous les employés sont invités. Ils peuvent profiter de rafraichissements et de nourriture pendant qu’ils écoutent les leaders de l’entreprise venir parler plus en détails de certains projets de l’entreprise, ou des sujets importants du moment.

C’est aussi un moment de célébration et d’échange : on présente les nouvelles recrues du bureau et un micro ouvert permet à tout à chacun de venir poser ses questions aux orateurs.

#2 / Réalisez une grande enquête interne pour donner la parole à vos équipes

Donner la parole à vos employés est crucial

La finalité ultime de la communication interne est de satisfaire les besoins des employés (notamment pour conserver vos talents les plus précieux).

Or, quoi de mieux que de demander directement aux principaux concernés ce qu’ils pensent de l’entreprise au travers une grande enquête interne ?

L’enquête « Googlegeist » : une institution chez Google

Comme l’utilisation de la méthode OKR, Google a institutionnalisé cette pratique avec son enquête annuelle appelée en interne « Googlegeist ». Cette enquête fait partie intégrante de la culture du feedback que souhaite entretenir la firme de Mountain View au sein de ses équipes.

Par conséquent, cette enquête est très importante pour tous les Googlers. Les taux de participation sont très élevés, et les managers de tous les niveaux considèrent la participation à l’enquête comme une priorité absolue.

Enquete annuelle Googlegeist communication interne
Source : alltechbuzz.net

Dans son enquête annuelle, Google interroge les salariés sur diverses dimensions :

  • ce qu’ils pensent de la culture d’entreprise, et comment eux la définissent
  • leur sentiment d’appartenance à l’entreprise,
  • la qualité du management direct et du top management,
  • la confiance qu’ils accordent à la stratégie du groupe,
  • le niveau de satisfaction individuel,
  • le fonctionnement de leurs équipes,
  • les suggestions d’amélioration / les challenges qu’ils rencontrent au quotidien,
  • etc.

Ce qui se passe après l’enquête est encore plus important

L’enquête ne s’arrête pas une fois les réponses collectées. Les résultats sont ensuite partagés par toute la ligne de management (du CEO au manager direct) et dans l’intranet de l’entreprise.

Ils sont présentés de manière visuelle et interactive, sur un site web interne. Ainsi, chaque personne peut aller dans le détail qui l’intéresse, tout est transparent et ouvert.

Puis un plan d’action qui se décline au niveau de chaque équipe est mis en place et régulièrement suivi.

#3 / Ne sous estimez pas le pouvoir de l’affichage dans vos locaux pour votre communication interne

Quand on pense communication interne, on pense forcément tableau d’affichage

Quand on pense à la communication interne, on pense forcément au bon vieux tableau d’affichage sur lequel les circulaires importantes de la direction sont placardées. Il faut savoir qu’encore aujourd’hui, l’affiche est un medium de communication interne très efficace.

Vous pouvez coller des affiches dans les lieux stratégiques pour mettre en avant un évènement / une nouvelle / un changement important en interne.

Bien entendu, l’affiche s’est depuis modernisé dans de nombreuses sociétés. Le vieux tableau des annonces a été parfois remplacé avec un affichage dynamique disposé à des endroits visibles de tous, facilement (ex: l’accueil de l’entreprise, les ascenseurs, etc.)

Sur le site du fournisseur Signao, on retrouve des cas d’usages d’affichage dynamique liés à la communication interne :

  • l’affichage peut être utilisé pour la communication RH (ex: souhaiter la bienvenue à de nouvelles recrues, partager des actualités de l’entreprise)
  • pour rendre certains indicateurs de performances stratégiques visibles par tous (ex : ventes en périodes de soldes)
  • pour relayer le contenu « officiel » partagé sur les profils sociaux de l’entreprise,
  • etc.
affichage dynamique communication interne use case

Google utilise l’affichage au maximum (même dans les toilettes)

Chez Google, on retrouve de l’affichage à vocation interne dans les ascenseurs, les espaces cafés et même dans les toilettes ! Les messages de ces communications peuvent être de nature différente :

  • Messages du comité d’entreprise
  • Rappel d’une conférence interne à venir
  • Sensibilisation à certains sujets d’intérêt (ex: diversité, santé mentale, tabac, etc.)
  • ou même des astuces professionnelles (ex: nouvel outil interne, bonnes pratiques de développement informatique, résultats d’un récent projet de recherche, etc.)

Bien entendu, les bureaux sont aussi équipés d’écrans (à vocation de communication interne également), et ce, dès la réception (comme en témoigne la photo de l’accueil du bureau de Zurich).

reception Google zurich ecran communication interne
Source : ICTJournal

#4 / Maintenez une base de données des profils de chaque employé, accessible à tous

L’annuaire des employés : un indispensable de la communication interne

Selon une étude de McKinsey, le travailleur moyen passe 20 % de la semaine de travail à rechercher des informations internes ou à retrouver des collègues qui peuvent l’aider dans une tâche spécifique.

Bien que cela puisse paraitre insignifiant, vous n’imaginez pas l’importance d’un annuaire interne pour faciliter la communication entre les équipes !

C’est un outil indispensable. Au final, votre base de profil des employés est ce qui matérialise le plus concrètement l’organisation de votre entreprise.

Quelles informations retrouve-t-on sur le profil de chaque employé ?

Que retrouve-t-on sur les profils des Googlers ? L’image suivante donne une idée de ce à quoi la base d’employés ressemblait en 2008. Même si ce n’est pas une illustration très récente, cela donne un léger aperçu.

Profil Google Moma Communication interne
Source : Naveen Viswanatha

Dans la version la plus moderne du système, on retrouve toute une flopée d’informations utiles sur chaque employé :

  • Le nom (avec prononciation audio)
  • le titre, l’équipe, les projets
  • la ligne de reporting (manager direct, N+2, N+3, etc)
  • la géolocalisation de son bureau, et l’heure sur son fuseau horaire
  • les certifications et autre badges en lien avec la connaissance de certains outils et systèmes internes.
  • Il est aussi possible de consulter le CV interne, les objectifs trimestriels et le reporting hebdomadaire de la personne si cette dernière les remplit assidûment.

Bref, de quoi vous assurer de bien savoir « qui » vous aurez en face lors de votre prochaine réunion !

#5 / Donnez la possibilité aux employés de montrer leur reconnaissance et leur gratitude entre eux

Une tactique de communication interne qui renforce les liens et motive

Le travail acharné de vos employés ne doit pas passer pas inaperçu. Par conséquent, votre stratégie de communication interne doit favoriser la reconnaissance des employés lorsqu’ils font un excellent travail.

Quand on pense « récompense » en entreprise, on pense à la direction qui attribue une promotion, un bonus, un trophée… à un individu ou à une équipe. Et si vos employés pouvait eux aussi donner des trophées ? Après tout, votre communication interne doit aussi servir à renforcer le lien entre collègues !

Permettre de se dire « merci » entre collègue nécessite peu d’efforts de mise en place. Cela peut générer une très forte motivation au sein des équipes et incite à une atmosphère de collaboration.

Le peer bonus, ou montrer officiellement sa gratitude à un collègue (et le récompenser)

C’est la règle en vigueur, depuis les débuts de Google. Chaque employé peut formellement dire « merci » et montrer sa gratitude envers un collègue qui l’a aidé dans une période particulièrement difficile, ou qui a su dépasser ses responsabilités habituelles pour permettre à l’équipe d’aller chercher une victoire… C’est le système du « peer bonus« .

Ces témoignages de reconnaissance sont non seulement visibles par tous les autres employés, mais certain types de reconnaissance donnent même lieu à une compensation financière (payée par l’entreprise).

peer bonus google
Source : bucketlistrewards.com

#6 / Organisez des sessions « Ask Me Anything » avec le top management

Une opportunité d’intéragir directement et librement avec le top management

Un des enjeux de la communication interne est de maintenir le dialogue entre la direction de l’entreprise et les équipes. Et ce n’est pas parce que le CEO envoie un e-mail à chaque annonce importante, que vous arrivez à créer de la proximité entre ceux qui définissent la stratégie de l’entreprise et les équipes qui l’exécutent.

Pour ce faire, rien de mieux que l’échange direct. Organisez des sessions de Questions / Réponses, ouvertes à tous, qui donnent l’opportunité aux volontaires qui le souhaitent d’interagir directement avec le top management.

Une pratique de communication interne courante chez Google

Chez Google, les Présidents ou Vice-Présidents gardent un créneau régulier dans leur agenda où les équipes peuvent venir poser leurs questions en direct.

Le format de la session peut varier légèrement, mais le fond et le déroulé de la session restent toujours sensiblement le même :

  • Ask me anything (demandez ce que vous voulez),
  • Pause café virtuelle,
  • Office hours,
  • etc.

Quand il s’agit d’équipes très grandes, les questions sont généralement récoltées à l’avance, et toute l’entreprise peut « voter » pour celles qu’ils préfèrent. Ainsi, les questions les plus votées sont automatiquement les premières qui sont répondues pendant la session.

#7 / Utilisez un Intranet performant, au service de votre communication interne

Le cœur de votre communication interne, disponible 24/7

Le partage d’informations peut être verbal ou électronique, via des systèmes tels que l’intranet de l’entreprise.

L’Intranet doit être un « centre névralgique » de l’entreprise en interne, et l’incarnation même d’une communication ouverte. La beauté d’un intranet est qu’il est disponible 24h/24 et 7j/7 et que les employés y ont accès depuis n’importe quel endroit avec une connexion Internet.

Le collaborateur doit être capable d’y retrouver toutes les informations indispensables, quelque soit le sujet (juridique, administratif, actualités, profils des collègues, etc.)

Votre intranet favorise la communication interne « top down » mais doit aussi donner l’opportunité de faire du feedback

Un intranet digne de ce nom donne aux gens les informations qu’ils recherchent, de manière top down. Mais il doit aussi encourager la communication transversale entre les employés, et doit également offrir la possibilité à tout un chacun de faire du feedback.

  • Les cadres et la direction peuvent utiliser un logiciel intranet pour diffuser des informations, publier des actualités sur l’entreprise et connecter l’ensemble de l’organisation.
  • Simultanément, les employés peuvent communiquer directement avec la direction sur l’intranet et partager leurs opinions, réflexions et points de vue sur le contenu publié.

MOMA : l’intranet de Google

Une ancienne capture d’écran de MOMA montre comment l’intranet de Google est structuré (aujourd’hui, le look and feel est bien plus moderne).

Intranet Google Communication interne
Source : julia-portfolio.com

Sur l’Intranet de Google, l’employé peut retrouver un ensemble d’informations qui ont été particulièrement sélectionnées pour lui :

  • les actualités susceptibles de l’intéresser,
  • des informations sur son bureau (en fonction de son emplacement),
  • un grand dictionnaire avec les définitions de tous les termes « internes » utilisés chez Google,
  • un moteur de recherche surpuissant, qui permet de trouver documents, outils, rapports, etc. qui ont été publiés par l’entreprise, par son équipe ou d’autres collègues,
  • et encore des milliers de contenus divers accessibles en une simple requête…

#8 / Mettez le mobile de vos employés au service de votre communication interne avec des app internes

Google offre des app internes qui rendent des services quotidiens aux Googlers

Au-delà des canaux de communication « traditionnels », Google propose également à ses employés une série d’applications, à usage purement interne. Ces applications rendent des services quotidiens aux Googlers :

  • Trouver l’emplacement exact du bureau d’un collègue,
  • accéder au CRM de l’entreprise, et à la base de connaissance,
  • contacter la sécurité en 1 clic,
  • organiser automatiquement un meeting en fonction des horaires disponibles de chaque participants,
  • trouver les hôtels et les compagnies aériennes partenaires,
  • accéder au réseau social interne,
smartphone app communication interne Google
Source : 9to5google.com

Créez une app n’a jamais été aussi simple grâce aux outils « no code »

Tous les employés aujourd’hui ont un smartphone. Ils l’utilisent quotidiennement, et est même devenu leur appareil le plus précieux ! Pourquoi ne pas profiter de ces usages mobiles pour votre communication interne ?

Vous l’aurez compris, une myriade de services mobiles est proposée chez Google. Cela n’est pas si compliqué de reproduire la même chose pour votre communication interne. Avec la multiplication des outils no-code, il n’a jamais été plus simple de créer gratuitement une app mobile « maison ».

#9 / Lancez un réseau social interne pour varier le ton de votre communication interne

Rendez votre communication interne plus « fun »

Avant de sauter ce paragraphe, entendons nous bien : je ne vous parle pas de développer votre propre Facebook !

Cela peut-être un simple espace en ligne ou les employés peuvent échanger des contenus et des messages sur un ton / un format un peu plus « fun » que le traditionnel e-mail.

Memegen : la plateforme interne 100% MEMEs de Google

Chez Google, c’est la culture Internet a plein régime ! Une plateforme interne, dédiée au MEMEs, donne un moyen d’expression à part entière aux employés du géant de la tech.

C’est devenu un « réseau social » interne, où les gens peuvent publier ce qui leur chante, réagir, commenter, voter pour les meilleurs publications, etc.

memegen communication interne Google
Source : buzzfeednews.com

Un espace libre pour les employés, un baromètre pour les leaders

En plus d’être une plateforme d’expression et de loisir pour les Googlers, c’est aussi un « thermomètre » utilisé par le management.

  • Une nouvelle décision affecte l’entreprise?
  • Soyez certains que des dizaines de MEMEs seront créés dans l’instant sur Memegen.
  • Les dirigeants peuvent alors consulter le ressenti général qui se dégage chez les employés à propos du changement en question.

#10 / Rassemblez vos employés autour de communautés fortes

Une bonne manière d’incarner les valeurs de votre culture d’entreprise

Etant donné que la communication interne est un outil pour façonner la culture de l’entreprise, il est cohérent de s’en servir pour mettre en avant et soutenir les causes / les communautés qui sont alignées avec les valeurs que l’entreprise souhaite incarner.

Parmi les employés, vous trouverez toujours des « sous-communautés » qui méritent d’être appuyées : les employés qui se battent pour l’écologie, pour aider les plus démunis, qui luttent contre le manque de diversité, etc. Les soutenir au travers de votre communication interne permet de « transférer » les valeurs qu’ils défendent à la culture de votre entreprise.

Chez Google, des programmes communautaires fédèrent plus de 35 000 employés

Chez Google, on retrouve 16 programme internes, dirigés par des Googlers volontaires et engagés, qui défendent des causes variées :

  • la parité dans les entreprises, et notamment aux postes de top management,
  • la défense des droits de la communauté LGBTQ+,
  • l’inclusion des handicapés dans l’entreprise,
  • le racisme,
  • etc.

En tout, ce sont 35 000 Googlers qui participent activement à ces programmes appelés des ERGs (Employee Resource Group), soit environ 1/4 des travailleurs.

Ces différents programmes ont un but d’évangélisation en interne, mais aussi peuvent représenter l’entreprise lors d’évènements externes, comme lors de la Marche des fiertés.

Google communication interne pride
Source : blog.google

FAQ Communication Interne

La communication interne partage des informations sur l’entreprise afin que les employés puissent bien accomplir leur travail, et les tient informés des actualités et des grandes décisions de la société.

Le but de la communication interne est de fournir un flux d’informations efficaces entre la direction, les départements et les collègues d’une organisation. Une communication interne solide nourrit la culture d’entreprise et renforce l’engagement des employés (ce qui se traduit au final par de meilleurs rendements).

Les fonctions de la communication interne sont multiples. Celle-ci peut avoir différents objectifs :

  • Informer : la communication interne peut servir en premier lieu à porter à la connaissance des employés les informations clés qui leur permettent de mieux orienter leurs actions et mieux remplir leur rôle au sein de l’entreprise.
  • Diriger : la communication interne peut aussi servir à expliciter les obligations de chacun envers l’entreprise, et rappeler l’aide qui est mise à disposition des équipes pour les aider à accomplir leurs devoirs.
  • Motiver : la communication interne peut également être mise au service de la motivation des équipes, en valorisant par exemple les bons comportements et les accomplissements notables. La finalité est d’encourager les individus de l’entreprise à adopter certains comportement, propices à un meilleur climat de travail et un meilleur rendement pour l’entreprise.
  • Coordonner : la communication interne peut aussi avoir un rôle « d’intégration » entre les activités des différentes équipes. Dans ce cas, la communication interne fait référence aux messages échangés entre les différents départements de l’entreprise.

On retrouve de mulitples supports qui peuvent servir votre communication interne :

  • règlement intérieur
  • journal interne, destiné aux salariés
  • livret d’accueil
  • notes écrites (Mémo)
  • tableaux d’affichage
  • Ecran d’affichages dynamiques
  • réunions de services
  • évènements internes
  • réunions du comité d’entreprise
  • team building
  • séminaires
  • Intranet
  • Vidéoconférences / Livestreams
  • Programmes de formation internes
  • sessions « ask me anything » / portes ouvertes
  • Boites à suggestions
  • Enquête interne (sur le climat et la satisfaction au travail)

La communication interne « top down »

La communication interne « Top down » désigne la communication qui provient directement de la direction, à destination des salariés. Sa vocation est plutôt « d’informer » les équipes. Elle permet également de ne pas laisser se répandre les rumeurs, c’est pourquoi ce type de communication interne doit être fréquente, véridique et crédible.

communication interne top down

La communication interne « bottom up »

La communication interne « bottom up » désigne les flux de communication qui montent des employés vers la direction. Ce type de communication interne sert à faire remonter le feedback des travailleurs vers le top management.

communication interne bottom up

La communication interne « transverse »

On entend par communication transverse l’échange qui peut avoir lieu entre les employés, les départements d’une entreprise. Ce type de communication interne sert avant tout la coordination et l’harmonie entre les équipes.

communication interne transverse

Toutes les organisations, quelle que soit leur taille, doivent avoir un plan de communication interne bien conçu. Comment en créer un ?

  1. Analysez la situation actuelle de l’organisation – identifiez où la communication est déjà bonne et où elle peut s’améliorer.
  2. Définir les buts et objectifs de communication – quels sont les avantages de la communication interne pour votre entreprise ?
  3. Identifiez votre public et segmentez-le en conséquence – définissez des groupes par département, emplacement, compétences, génération… Choisissez les catégories appropriées pour votre entreprise.
  4. Décrivez clairement vos messages principaux, afin que tout le monde les comprenne.
  5. Spécifiez vos tactiques et canaux de communication.
  6. Créez un calendrier de communication interne et tenez-le à jour.
  7. Déterminer les indicateurs de performance clés pour suivre les résultats – mesurer l’efficacité des communications internes aide à définir les améliorations à court et à long terme.
  • Aligne toute l’entreprise sur les mêmes objectifs : L’un des meilleurs moyens de communiquer la feuille de route de votre entreprise consiste à tirer parti de communication interne. Donner une vue d’ensemble et expliquer vos objectifs aide les employés à se sentir bien informés et capables de prendre des mesures dans leur travail quotidien. La communication interne peut aussi être utilisée pour aligner et guider les équipes sur la façon de hiérarchiser et de répartir les efforts.
  • Améliore l’engagement et la productivité des équipes : Les employés doivent être encouragés à soumettre leurs idées et opinions. Cela les fait se sentir valorisés et écoutés, ce qui conduit à plus d’engagement et de meilleurs rendements. Lorsque les employés sont activement engagés, ils sont motivés à travailler plus dur et à faire un travail de meilleure qualité.
  • Améliore le climat de travail : la communication interne aide à maintenir la rétention des employés, car travailler pour une entreprise qui communique et se soucie de ses employés envoie un message positif.
  • Régule les sources d’informations en interne : Une communication interne efficace garantit également que les employés ne souffrent pas de surcharge d’informations. Cela évite de passer des heures à envoyer et à lire des e-mails, des messages et des commentaires. C’est aussi un outil pour éviter que la rumeur se répande au sein de l’entreprise.
  • Renforce la solidarité de l’équipe : En temps de crise, la communication interne est un outil précieux. Être capable de communiquer rapidement et facilement avec les bonnes personnes au sein de l’organisation peut réduire le stress et faire avancer les choses.
  • Accompagne le changement : Une communication interne forte peut faire la différence entre éviter ou subir une crise. Cela pourrait aller d’un magasin de détail réduisant le prix du pain dans chaque magasin pour s’aligner avec la concurrence, à l’avertissement du personnel de l’industrie du voyage en cas de mauvais temps.

De manière général, la communication interne peut prendre 3 grandes formes :

  • Verbal – la transmission d’informations par le « bouche-à-oreille ».
  • Électronique – la norme dès qu’il s’agit d’écrit.
  • Papier – affiches, rapport, graphiques…
  • Structurez votre communication interne simplement : La clé est d’identifier un emplacement centralisé vers lequel les employés peuvent se rendre pour obtenir les informations dont ils ont besoin.
  • Transformez la communication en conversation : La communication interne sur le lieu de travail ne doit jamais être à sens unique. Cela signifie qu’il faut mettre un point d’honneur à promouvoir des conversations productives et significatives entre vos employés.
  • Provoquez des rencontres « diverses » entre vos employés : les entreprises devront encourager différents groupes au sein de leur entreprise à collaborer les uns avec les autres (ex : les seniors et les juniors).
  • Permettez aux employés de devenir des ambassadeurs de votre marque : Les employés continueront d’émerger comme la voix la plus importante d’une entreprise, garantissant son authenticité. Il est donc important de réfléchir à la manière dont vous pouvez aider les employés à diffuser à leurs entourages des informations qui les intéresse et les affecte directement.
  • Profitez de votre communication interne pour renforcer votre culture d’entreprise : Que vous ayez besoin de concevoir une stratégie de communication qui partage votre contenu avec les travailleurs en télétravail, ou que vous ayez simplement besoin de briser les silos générationnels, votre communication interne doit incarner les valeurs que votre entreprise prétend défendre.

Voici plusieurs KPI qui mesure la performance de votre communication interne :

  • Taux d’engagement des employés (ex : taux de participation à un séminaire)
  • Taux de confirmation de lecture (ex : e-mail à vocation interne)
  • Visites et connexions sur l’intranet de l’entreprise
  • Taux d’adoption des outils de communication internes (ex : app pour le smartphone)
  • Feedbacks reçus par les salariés
  • Turnover des équipes

Continuez Votre Lecture

Le Guide Ultime du Vendeur B2B

star
star
star
star
star

Price : € 18.99

Acheter en toute sécurité logo amazon

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *