8 étapes pour réussir l’entretien annuel de ses salariés

calendar5 décembre 2021

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categoryManagement

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time reading 7 min

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Sommaire de l’article

entretien annuel

Quand la fin de l’année approche, c’est la saison de l’entretien annuel d’évaluation qui s’ouvre !

Bien que les entretiens annuels soient peu populaires (chez les salariés comme chez les managers), ils sont pourtant d’une importance cruciale.

Ils ont une incidence sur la rémunération, les primes et la promotion du salarié. Ils servent également à fixer des objectifs individuels, encourager les bonnes performances, donner du feedback et corriger les insuffisances.

Chers managers, cet article vous donne 8 étapes pour réussir vos entretiens annuels d’évaluation avec vos équipes. Suivez le guide !

Etape 1 : Préparez l’entretien annuel comme il se doit

L’entretien annuel doit être préparé par le manager et le collaborateur

Pour tirer le meilleur parti de l’entretien annuel d’évaluation, il faut que celui-ci soit correctement préparé, aussi bien par le collaborateur que par le manager.

Côté manager, il s’agira surtout de préparer une grille d’évaluation pour l’entretien annuel (plus de conseils dans cet article).

Côté salarié, demandez-lui avant l’entretien annuel de s’autoévaluer. Le but est qu’il juge lui-même ses performances par rapport à ses objectifs. L’exercice est bénéfique pour deux raisons :

  1. Cela implique vraiment le collaborateur, et le rendra plus ouvert à vos feedbacks
  2. Cela vous donne un point de vue différent sur le travail de votre N-1 et les éventuels problèmes qu’il peut rencontrer.

Aider son N-1 à réaliser son auto-évalution

Pour le guider, vous pouvez reprendre les « checklist » que votre service RH met à disposition de tous les managers, ou tout simplement vous inspirer des questions suivantes :

  • Dans quelle mesure avez-vous rempli votre mission ?
  • Pour quels objectifs avez-vous éventuellement surpassé nos attentes ?
  • Rencontrez-vous actuellement des difficultés dans vos projets ?
  • Qu’est-ce qui vous empêche de progresser (manque de formation, de moyens, de directives, etc.) ?

Etape 2 : Mener l’entretien annuel comme un pro.

Introduire correctement l’entretien annuel

Le moment de l’entretien annuel peut être stressant pour votre collaborateur. Dès le départ, instaurez une atmosphère de confiance et de partenariat. Mettez votre N-1 à l’aise, et rappelez l’objectif de l’évaluation et ses avantages, pour vous comme pour lui.

Ce que vous devez éviter à tout prix c’est de donner l’impression que le salarié se sente « sur le banc des accusés » pendant l’entretien annuel.

Laissez votre collaborateur démarrer la discussion

Une fois ce préambule terminé, demandez à votre N-1 de vous parler de son autoévaluation. Ecoutez-le attentivement, faites preuve d’empathie pour comprendre son point de vue et ne l’interrompez pas jusqu’à ce qu’il est complètement terminé de parler.

Avant d’aller plus loin, reformulez une synthèse de ce qu’il vous a dit pour lui montrer que vous avez entendu et compris ses propos.

Ce n’est que lorsque votre collaborateur aura exposé toute ses idées que vous pourrez passer à votre évaluation de sa performance.

Etape 3 : Identifier & communiquer les points d’amélioration

L’entretien annuel, ce sont des compliments mais aussi des critiques constructives

Dans votre feedback, commencez par évoquer les succès du salarié, et notamment ceux qu’il a mentionné dans son auto-évaluation. Faites lui des compliments sincères.

Pour que l’entretien annuel prenne toute sa valeur, il vous faudra aussi faire des critiques constructives, et donc identifier les éventuelles insuffisances chez votre N-1. Pour ce faire, repartez des projets auxquels le collaborateur a participé et identifiez les écarts entre les performances réelles et les performances attendues.

Demandez-vous par exemple sur les points remontés par la personne dans son auto-évaluation :

  • Etait-ce l’un de ses objectif ?
  • Si oui, à quel point son travail a-t-il satisfait les critères fixés pour ce projet ?
  • Quelle métrique dans ce projet permet de qualifier le travail de bon, moyen ou mauvais ?
  • Qu’a-t-il réussi d’autre ?

Connectez le feedback à la stratégie de l’entreprise

Dans le cas où votre évaluation met en évidence des écarts entre la mission confiée et les performances réelles, le sujet doit être au coeur de vos discussion dans l’entretien annuel.

Mais il faut que votre N-1 comprenne bien « pourquoi » vous lui faites ce feedback.

Partez de la stratégie de l’entreprise pour expliquer à votre collaborateur comment ses objectifs la servent.

Par exemple, vous pourriez dire :

L’objectif de notre équipe est de résoudre tous les problèmes de garantie de nos clients en moins d’une semaine.

C’est ainsi que nous contribuons à la stratégie de l’entreprise qui consiste à satisfaire et fidéliser les clients ; cela sécurise notre emploi et nous garantit nos primes.

Nous ne pouvons pas accomplir cette mission si un membre de l’équipe ne parvient pas à gérer son quota de réclamation.

Saisissez-vous le lien entre notre activité et l’objectif de l’entreprise ?..

Etape 4 : Profitez de l’entretien annuel pour discuter des causes derrière les problèmes

Laissez votre N-1 identifier lui même les causes de ses problèmes

Une fois que vous avez la confirmation que votre N-1 comprend comment son activité impacte le travail de toute l’entreprise, faites en sorte que ce soit lui qui identifie les causes de la contre-performance.

Si le salarié n’arrive pas à approfondir les causes de ses éventuelles insuffisances, posez-lui d’autres questions :

  • Pourquoi, d’après vous, avez-vous manqué votre objectif ?..
  • Le problème est-il dû à un manque de formation ?
  • Êtes-vous trop souvent interrompu dans votre travail ?..
  • etc.

Gardez une posture axée sur la résolution de problème tout au long de l’entretien annuel

Evitez à tout prix de porter des jugements à l’emporte-pièce, et d’accabler votre N-1 de reproches. Cela aura pour effet de mettre votre collaborateur sur la défensive. Il cherchera à se justifier, et se braquera.

Prenez plutôt une posture axée sur la résolution de problèmes et les mesures à prendre. D’ailleurs, bien souvent, les origines des problèmes sont souvent indépendantes de la volonté de votre N-1. C’est pourquoi vous devez :

  • encourager votre collaborateur à vous faire part de ses désaccords avec votre évaluation,
  • éviter de généraliser, et préférer plutôt le feeedback précis et spécifique,
  • prioriser les faiblesses que vous souhaitez améliorer, et qui ont un impact important sur les résultats de l’équipe

Etape 5 : Utilisez l’entretien annuel pour convenir de solutions afin de gérer les contre- performances

Laissez votre collaborateur établir un plan d’action

Après avoir évoqué les points d’amélioration, leur importance par rapport à la stratégie de l’entreprise et leurs causes, il est temps d’échanger sur les solutions possibles.

Là encore, donnez la main à votre N-1 pour élaborer lui-même un plan. Demandez-lui concrètement « Quelle solution proposeriez-vous? ».

Quand votre collaborateur décrit son plan, challengez ses idées pour avoir encore plus d’impact, et faites lui des suggestions d’amélioration.

Si votre N-1 sèche totalement, résistez à la tentation de faire le plan vous même, et fixez plutôt un deuxième rendez-vous après l’entretien annuel :

J’aimerais que vous réfléchissiez durant la semaine à notre discussion d’aujourd’hui.

Je souhaiterais que nous nous rencontrions à nouveau et mettions au point un plan, afin que vous receviez l’aide nécessaire pour gérer ces problèmes.

A quoi doit ressembler le plan de développement personnel établi à l’issu de l’entretien annuel ?

Le plan doit expliciter :

  • l’objectif précis qu’on cherche à atteindre,
  • les dispositions envisagées,
  • les résultats escomptés,
  • le planning de mise en oeuvre,
  • le cas échéant, les ressources requises pour réussir.

Pensez enfin à prendre des notes écrites de ce plan, et à l’attacher au dossier du salarié pour pouvoir suivre les progrès à l’avenir.

Etape 6 : profitez de l’entretien annuel pour reconsidérer les objectifs de performance

Impliquez votre N-1 dans l’ajustement de ses objectifs

Lorsque l’entreprise ou l’équipe connaît des évolutions, il est important de se pencher sur les objectifs / OKRs de votre collaborateur, et de considérer s’il vous faut les ajuster.

Là encore, il ne s’agit pas de prendre des décisions unilatérales; impliquez votre collaborateur dans la modification de ses objectifs pour vous assurer sa compréhension et son adhésion au changement.

Entérinez les nouveaux objectifs et complémentez-les d’un plan de développement personnel

Une fois définis, décrivez clairement les nouveaux objectifs et les critères d’évaluation des performances. Donnez également de la visibilité au salarié sur la fréquence à laquelle un point sur les progrès sera fait.

Au-delà des aspects du job en lui même, l’entretien annuel est l’occasion rêvée pour élaborer un programme de développement personnel pour préparer votre N-1 à relever de nouveaux challenges, à le faire grandir professionnellement.

Etape 7 : rédigez le compte rendu de l’entretien annuel

Ce que doit contenir le compte rendu de l’entretien annuel

Pendant l’entretien annuel, prenez des notes. Puis mettez-les au propre dès que l’entretien est terminé, tant que vos souvenirs sont encore frais :

  • A quelle date a eu lieu l’entretien annuel ?
  • Quelle est la synthèse de l’autoévaluation du salarié ?
  • Quelle est la synthèse de votre évaluation ?
  • Y-a-t-il eu des points de désaccords ? Lesquels ?
  • Quelle est la synthèse du plan de développement personnel convenu ?
  • Quels sont les objectifs de performances pour l’année à venir ?
  • D’autres décisions ont-elles été prises au cours de cet entretien ?

Le compte rendu de l’entretien annuel doit faire partie du dossier de l’employé

L’entretien annuel est une conversation périodique importante. Il est donc primordial de faire le bilan écrit de vos échanges, des points discutés et des initiatives décidées.

Ce compte rendu doit être réalisé avec soin, car il doit être versé au dossier du salarié (parfois, le document doit même être signé par le collaborateur et le manager, puis envoyé aux RH).

Etape 8 : assurer le suivi de l’entretien annuel d’évaluation

Un bon suivi conditionne le succès de l’entretien annuel

Malheureusement, trop de managers ne consacrent réellement du temps pour échanger avec leurs collaborateurs que lors de ces entretiens, une fois par an. Ne faites pas cette erreur.

Faites le suivi de chaque entretien d’évaluation, et évaluez régulièrement les progrès de votre N-1 et la bonne mise en oeuvre de son plan de développement personnel.

A vrai dire, le suivi est ce qui va vraiment conditionner la réussite de l’entretien annuel. Sans suivi, cela ne devient qu’un entretien de plus, relativement inutile.

Balancez vos efforts de suivi entre top / worst performers de votre équipe

Bien entendu, les meilleurs éléments de votre équipe vous demanderont certainement moins de supervision. Assurez-vous surtout qu’ils ont les moyens suffisants pour accomplir leurs mission, notamment si vous leur avez assigné des objectifs plus ambitieux lors de l’entretien annuel.

Vous devez vous concentrer surtout sur les collaborateurs aux performances « juste suffisantes », et qui se sont engagés à faire des efforts d’amélioration. Par exemple, vous pouvez faire une réunion de suivi mensuelle. Cela vous donnera l’occasion de coacher et d’encourager vos N-1 dans l’atteinte de leurs objectifs de développement personnel.

Conclusion

L’entretien annuel d’évaluation fait partie d’un système RH de gestion des performances plus large, qui inclut aussi les gratifications, la formation, le coaching et l’évolution de carrière.

L’entretien annuel est un rendez-vous important, pour le salarié comme pour le manager. Vos collaborateurs doivent être acteurs de l’exercice, et le manager doit faire un retour sincère sur les performances de son N-1.

Vos collaborateurs ne devraient pas avoir de « surprises » lors de l’entretien annuel. En effet, les pistes d’amélioration évoquées doivent déjà avoir été portées à la connaissance du N-1, à l’occasion d’un feedback régulier sur son travail (exemple : entretiens individuels hebdomadaires, ou réunions d’équipe / de suivi de projet).

Enfin, souvenez-vous que le but est d’identifer des actions possibles pour que vos collaborateurs progressent et se développent.

Pour clôturer cet article, je vous propose de visionner la vidéos suivante qui vous livrera quelques conseils complémentaires :

FAQ entretien annuel d’évaluation

Un entretien annuel d’évaluation entre un salarié et son manager comprend :

  • une discussion autour de l’auto-évaluation qu’a faite le N-1 de ses propres performances
  • l’identification des points d’amélioration
  • la définition d’un plan de développement personnel
  • la définition des objectifs pour l’année à venir

La loi n’impose pas à l’employeur d’évaluer ses salariés, mais l’entretien annuel & ses dispositions peuvent en revanche être imposés par la convention collective.

Dans une TPE, c’est souvent le chef d’entreprise qui est en charge de mener l’entretien annuel. Dans les entreprises plus importantes, c’est le manager direct du salarié qui fait l’entretien. Dans certaines sociétés, les ressources humaines peuvent aussi assurer ce rôle.

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