Comment gérer son temps ? [20 règles d’or indispensables]

calendar11 septembre 2021

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categoryManagement

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Sommaire de l’article

Gerer son temps

Certains pensent que bien gérer son temps revient à travailler beaucoup, pendant de longues heures. Je ne suis pas d’accord. Personnellement, j’ai arrêté les journées de 12h. Je pars à 18h pétantes. Le meilleur dans tout ça ? J’ai les mêmes résultats -voire meilleurs- que lorsque je travaillais 2h de plus chaque jour…

Or, le temps est la ressource la plus précieuse que vous ayez. Pour rester productif et motivé, vous devez savoir accorder une place dans votre agenda à tout ce qui compte pour vous, et ce n’est pas « que » le travail. Le temps est un levier de bien être tel, que certains managers récompensent les meilleurs non pas avec des bonus, mais avec du temps !

Dans ce guide ultime sur la gestion du temps, vous découvrirez 20 règles d’or qui vous aideront à :

  • mieux gérer votre temps,
  • augmenter votre productivité,
  • pour finalement être plus satisfait dans votre vie.

1 / Gérez le temps exactement comme de l’argent

Combien coûte la réunion hebdomadaire de vos directeurs ?

Dans certaines entreprises, les dirigeants serrent la vis sur les achats et ont pour obsession de réduire les coûts : les déplacements sont limités, le matériel informatique est vieillot, les locaux austères et on encourage les employés à faire plus avec ce qu’ils ont…

Mais de l’autre côté, personne ne dit rien quand dans une entreprise de moins de 100 salariés on mobilise :

  • 5 directeurs,
  • qui gagnent chacun 60€/h,
    • et qui vont faire 2 réunions de 4h chaque semaine pour discuter de la stratégie.
  • Coût Annuel d’une telle pratique pour l’entreprise = 112 800€

Quelle est la valeur qui ressort de ces réunions ? Si elle est directement supérieure à 112 800€ par an, alors oui, le temps est bien utilisé. Sinon, cela revient simplement à « gaspiller », comme un manager qui validerait l’achat de 1000 chaises de bureau dans une entreprise de 80 salariés (environ 100 000 euros aussi)…

D’autant que nous ne considérons ici que le coût direct de ces réunions. En réalité, lorsque la direction d’une entreprise se rencontre, elle provoque des réunions en chaîne, qui ne font qu’augmenter le coût total pour l’entreprise.

Impact reunion directeur sur le temps des employes

1 heure de votre temps vaut 1000€

« Le temps c’est de l’argent » dit l’adage. Mais avouons-le, on a souvent tendance à mal utiliser son temps. Pourquoi ? Car on ne considère vraiment pas cette « richesse » à sa juste valeur.

Mais qu’en serait-il si chaque minute travaillée vous coûtait 1€ ? Vous auriez certainement une autre notion du temps…

Par conséquent, vous devez partir du principe qu’une heure de votre temps vaut 1000€ : d’un coup, vous vous rendez compte que vous ne pouvez pas la gaspiller à des activités futiles, ou en pure procrastination…

gestion du temps une heure vaut 1000$

Le temps est une de vos richesses. Investissez-le comme si c’était votre argent. En entreprise, le temps devrait être considéré comme une ressource précieuse et épuisable. De la même manière qu’une société tient une comptabilité, le temps devrait être géré de manière tout aussi rigoureuse.

Gérer son temps, c’est choisir les bonnes priorités

Tous les jours, en vous levant le matin, vous devez vous poser une seule question : « quelle est ma priorité aujourd’hui ? »

Car en réalité, bien gérer son temps revient à choisir les bonnes priorités sur lesquelles on souhaite s’investir.

Le temps est une ressource finie. Or, nous avons une multitude de tâches, diverses et variées, dans lesquelles nous pouvons nous investir… La vraie question est : laquelle de ces tâches est la plus fructueuse pour nous ? Et pour faire les bons choix en matière de gestion du temps, il faut évidemment connaître ses priorités.

Sans priorité, alors tout semble d’une importance égale. On ne peut pas trancher sur ce que nous devrions faire en premier, et sur ce que nous pouvons reporter à plus tard… Résultat ?

  • On s’éparpille, on papillonne,
  • on passe du temps sur des activités qui ne rapportent rien,
  • et notre performance au travail en souffre…

Et pour définir ses priorités, il faut repartir ses objectifs.

2 / Bien gérer son temps commence par définir ses objectifs

Vos objectifs « essentiels » doivent être la boussole de votre productivité

Se fixer des objectifs, c’est déterminer les résultats qui méritent d’être atteints. C’est aussi une manière pour vous de vous engager à obtenir des résultats. Donc, en plus d’être un outil pour rester focalisé sur ce qui compte (et ainsi éviter de perdre du temps), se fixer un objectif est un bon moyen de rester motiver.

Il y a en général trois sortes d’objectifs qui méritent notre attention :

  • les objectifs essentiels, qui sont indispensables à notre réussite
  • les objectifs d’appui, qui permettent d’atteindre plus facilement ou plus rapidement nos objectifs essentiels
  • les objectifs d’agrément, qui nous permettent d’améliorer nos conditions de travail.

Bien entendu, bien gérer son temps, c’est consacrer la plupart de ses heures de travail à des objectifs essentiels.

Il vous faudra également hiérarchiser vos objectifs par ordre de priorité pour éviter de vous faire happer par des tâches qui semblent urgentes, mais qui ne contribuent pas ou peu à vos objectifs essentiels.

Au quotidien, fixez-vous un objectif simple et mesurable pour évaluer facilement vos progrès

Ce qui rend une personne heureuse au travail, c’est avant tout le sentiment de progresser et d’avancer. Encore faut-il être au clair sur ce que l’on souhaite atteindre.

Dans vos efforts pour devenir plus productif, veillez à vous fixer constamment un objectif simple, mais mesurable.

  • je pars à 18h30 au moins 4 jours sur 5
  • je veux atteindre mes objectifs sans jamais sacrifier mes classes de Yoga
  • je veux passer deux fois plus de temps avec mes équipes / mes clients
  • etc.

Avoir un objectif en tête vous permet facilement de voir si vous progressez, et dans le cas contraire, vous pourrez aussi plus facilement identifier ce qui vous empêche de l’atteindre.

3 / Pour bien gérer son temps, pensez en termes de résultats, pas de temps passé

Ce que vous êtes en train de faire vous permet-il d’atteindre vos objectifs essentiels ?

La productivité, ce n’est pas travailler plus, c’est travailler mieux.

La productivité se définit comme la richesse générée par un individu en 1h de travail.

En d’autres termes, le jeu ne consiste pas à rester plus tard que ses collègues, mais à produire un maximum de résultats dans un temps le plus court possible. Or, la plupart des managers en passent plus de 40% dans des tâches à faible valeur ajoutée.

mauvaise gestion du temps
Source : Article HBR de J. Birkinshaw et J. Cohen (2015)

Concrètement, les managers ont tendance à passer trop de temps dans des réunions peu productives, ou sur des tâches administratives au lieu de coacher leurs équipes, d’engager avec des clients ou de trouver des solutions innovantes pour améliorer le business.

Il va donc vous falloir transformer vos tâches « peu productives » en quelques chose qui vaut le coup d’être fait… Passez 1h au café et 40 minutes devant Google Analytics ne génèrent pas de valeur en soi. C’est ce qui en découle qui compte.

  • 1h au café… oui mais avec un client pour susciter son intérêt dans un nouveau produit, cela est productif.
  • 40 minutes devant Google Analytics… oui mais pour livrer au développeur la liste des améliorations à implémenter cette semaine, cela est productif.

Quand vous engagez votre temps de travail dans une tâche, commencez par penser au résultat que vous souhaitez atteindre et à son impact sur votre business. A vous d’investir votre temps intelligemment pour maximiser votre impact. 

Travailler de longues heures ne vous apportent pas forcément plus de mérite

Si vous êtes salarié, vous devez savoir que passer beaucoup de temps au bureau n’est pas sain. En plus, cela vous provoquera des déceptions.

Car aussi productif que vous vous efforcez d’être, si vous restez souvent tard au bureau, il est fort probable que vous ne soyez jamais « proportionnellement » reconnu par votre hiérarchie en retour.

Comme ce qui compte, ce ne sont pas vos efforts, mais les résultats qu’ils provoquent, on peut être très vite déçu quand on travaille beaucoup : 

  • déçu de ne pas être récompensé pour ses efforts, 
  • déçu de ne pas être reconnu par sa hiérarchie.
  • déçu par son équilibre vie pro / vie perso…

Plus d’heures travaillées ne signifie pas toujours plus de résultats

Les gens qui travaillent de nombreuses heures sont encore légion. Or c’est un amalgame fréquent chez les entrepreneurs et autres managers : ils pensent qu’en travaillant plus, il pourront mieux réussir. C’est faux.

Bien sûr, lancer une affaire n’est pas de tout repos, et impose souvent une charge de travail conséquente. Mais ôtez-vous de l’esprit que travailler plus génère forcément plus de valeur. Cela serait trop simple, trop évident…

Dans votre quotidien, restez concentré sur les résultats que vous obtenez, pas sur les heures que vous travaillez. Cela vous permettra également d’équilibrer votre fameuse “work-life balance”. Car c’est en tombant dans le piège de rester tard tous les soirs au bureau -alors que cela est loin d’être toujours nécessaire- que vous passez votre vie au travail derrière l’écran.

4 / Arrêtez de procrastiner, et divisez vos objectifs en tâches

Faites la différence entre bonne et mauvaise procrastination

La procrastination se définit comme l’habitude de remettre à plus tard ou de repousser une activité qui pourrait être effectuée immédiatement.

Nous procrastinons tous à un moment ou un autre. C’est une évidence. Cependant, toute procrastination n’est pas toujours mauvaise. Si vous êtes un procrastineur notoire,  sachez qu’il existe aussi des astuces spécialement conçues pour rendre votre procrastination productive !

Bien qu’inattendu dans une article qui traite de la gestion du temps, faisons l’éloge de la « bonne » procrastination un instant.

  • Procrastiner peut vous permettre de prendre du recul, d’observer les choses sous un angle différent,
  • de rencontrer de nouvelles personnes,
  • d’apprendre de nouvelles choses ou de renforcer certaines compétences,
  • voire de laisser mûrir des approches créatives et innovantes face à un problème donné.

Et puis il y a la mauvaise procrastination : celle qui nous fait souffrir, celle qui rabaisse notre estime de nous-même, car le temps défilant, nous constatons que rien n’a été accompli… C’est cette procrastination qu’il vous faut combattre.

Et pour cela, la meilleure méthode est de diviser nos objectifs en tâches simples, et faciles à gérer.

Divisez vos objectifs en tâches en suivant ces 4 étapes

Etape 1 : tout d’abord, commencez par diviser votre objectif ou projet en un certain nombre de tâches et sous-tâches. Il s’agit ici de faire l’inventaire de toutes les tâches qu’il sera nécessaire d’accomplir pour atteindre l’objectif.

gérer son temps c'est diviser ses objectifs en tâches

Etape 2 : Une fois toutes les tâches mises noir sur blanc, assignez une priorité à chacune d’entre elles. L’ordre des priorités reflète l’importance de l’objectif que chaque tâche soutient.

Etape 3 : Certaines tâches doivent être effectuées dans un certain ordre. Par exemple, si vous devez écrire un rapport, il vous faudra d’abord récolter des données, puis dresser le plan du rapport et enfin le rédiger. C’est pourquoi, à cette étape, vous devez identifier ces contraintes et déterminer l’ordre de réalisation de vos tâches.

Etape 4 : Estimez le temps dont vous avez besoin pour accomplir les tâches prioritaires. Appuyez-vous sur votre propre expérience, ou celle d’un collègue pour savoir à peu près le temps nécessaire à la réalisation d’une tâche. Prévoyez ensuite une marge de sécurité de 20% (car oui, on a toujours tendance à sous-estimer le temps que va prendre une tâche). Vous pourrez alors fixer des délais réalisables pour atteindre votre objectif principal.

Si cela vous aide, vous pouvez vous aider d’un modèle, comme celui présenté dans l’infographie suivante, pour diviser vos objectifs en tâches et créer facilement un plan d’action.

5 / Utiliser des to-do list permet vraiment de mieux gérer son temps

Tout ce que vous avez à faire, rassemblé au même endroit

Une to do list fait l’inventaire de tout ce que vous avez à faire. Il vous suffit de vous y référer pour savoir en un clin d’oeil les prochaines choses sur lesquelles vous devriez travailler.

Un modèle de to do list pratique et bien organisé ressemble à quelque chose comme cela :

Modèle de To Do list
Source scatteredsquirrel.com

Sur votre liste de tâche, formalisez clairement ce que vous voulez accomplir.

  • Par exemple, ne mettez pas “répondre au client X”…
  • … mais “formaliser, mettre en forme et envoyer le devis pour X”.

En cours de journée, n’hésitez pas à revoir vos priorités et votre liste de tâches. Une fois la journée terminée, faites un contrôle de ce que vous avez terminé, et replanifiez ou supprimez les tâches encore non accomplies.

La méthode ABCDE pour hiérarchiser sa to do list

Tenir une to do list ne signifie pas qu’il vous faut enchaîner les tâches les unes après les autres, sans y mettre un brin de réflexion.

Comme pour vos objectifs, il va vous falloir établir des priorités dans votre liste de tâches. Pour cela, il existe une méthode simple, la méthode ABCDE.

liste de tache to do methode abcde

Une fois que vous avez listé toutes les tâches que vous avez à faire, indiquez pour chacune d’entre elles une priorité A, B, C, D ou E.

  • A = tâches très importantes : il s’agit des tâches qui, si elles ne sont pas faites rapidement, peuvent avoir de graves conséquences (ex : ne pas faire sa déclaration URSAFF). Vous devez commencer par ces tâches et ne passer aux suivantes que si vous avez entièrement terminé vos tâches de la catégorie « A ».
  • B = tâches moins importantes : il s’agit de tâches qu’il vous faut faire, mais dont leur manquement n’entraîne pas une conséquence grave ou permanente (ex : prévenir un collègue d’une réunion qui se tiendra la semaine prochaine)
  • C = tâches agréables à faire : il s’agit de tâches non prioritaires, car les enjeux sont faibles, mais qui seront agréables à faire si vous en avez le temps (ex : déjeuner avec un ancien collègue)
  • D = tâches à déléguer : si une autre personne est mieux placée pour exécuter une tâche, il vaut mieux la déléguer. Comme nous le verrons plus tard, maîtriser l’art de déléguer est un booster de productivité.
  • E = tâches pouvant être éliminées : il s’agit de tâches peu importantes, qui nous grapillent quand même du temps alors qu’elles ne sont pas indispensables, ou bien elles peuvent être réalisées d’une manière différente qui serait plus efficace (ex : en l’automatisant).

Préparez votre liste de tâches à l’avance

Pour une efficacité maximale, essayez de préparer la veille votre liste de tâches du lendemain, en les classant par ordre de priorité.

C’est également une excellente d’idée d’avoir une To Do list à la semaine, que vous mettez à jour le Vendredi pour le Lundi.

La meilleure démarche consiste à :

  1. Diviser ses objectifs en tâches dans une « master To Do » (cf. ci-dessus).
  2. Sélectionner les tâches qui devront être accomplies pendant le mois.
  3. En déduire ses priorités à la semaine.
  4. Identifier les 3 tâches à faire dans la journée pour vous rapprocher de l’atteinte de vos objectifs.
organiser ses listes de taches pour mieux gérer son temps

6 / Adoptez une (ou plusieurs) méthodes de gestion du temps pour rester organisé, et vous mettre en action

Les méthodes de gestion du temps vous permettent de gagner en efficacité dans votre travail

Pour être productif, il faut d’abord savoir comment agir efficacement dans votre travail. C’est fondamental.

C’est comme pour devenir pilote de course automobile, il faut savoir conduire une voiture…

Ce qui compte, c’est que vous trouviez une routine d’exécution qui vous convienne, et que vous pourrez tenir dans la durée. Car le plus important pour être productif est de savoir « se mettre en route », et d’éviter à tout prix la procrastination.

Il existe plusieurs techniques de gestion du temps. À vous de trouver laquelle est votre « favorite », celle que vous pouvez utiliser facilement au quotidien. Vous pouvez aussi en combiner plusieurs si cela vous permet vraiment de mieux gérer votre temps.

Revoyons-les en détails dans cette section.

Matrice d’Eisenhower

Matrice d'Eisenhower

Cette matrice a été imaginée par un militaire devenu président des USA, David Eisenhower. En dessinant 4 quadrants distincts, il voulait prioriser deux axes : L’importance et l’urgence.

  • Tâches importantes et urgentes
  • Tâches importantes mais non urgentes
  • Tâches non importantes, mais urgentes
  • Tâches non importantes et non urgentes

C’est un outil dont on ne peut se passer et, de plus, très simple à utiliser. Voici pourquoi et comment.

Domaines d’utilisation de la matrice d’Eisenhower

On peut l’utiliser aussi bien dans la vie professionnelle que privée :

  • pour gérer son temps
  • organiser son travail
  • donner des priorités
  • prendre des décisions
  • etc.

Prenons l’exemple d’un manager qui envisage de déléguer des tâches, cette matrice sera une aide précieuse pour une analyse de cette décision.

Bien entendu, cette matrice Urgent / Important, a des limites. Tout ne se résume pas forcément à ces seuls deux critères. De plus, il y a un côté subjectif du jugement qui « biaise » la manière dont vous priorisez vos tâches.

Comment utiliser la matrice d’Eisenhower

L’importance permet de classer les tâches qui vont être utiles et ajouter une valeur certaine dans l’atteinte de vos objectifs.

L’urgence attire l’attention sur le temps nécessaire à réaliser les tâches envisagées, mais aussi à leur échéance. Cependant l’urgence dépend le plus souvent de conditions externes. Le degré de l’urgence sera subjectif d’un manager à l’autre en fonction de la tâche, de son stress, de sa compétence, son expérience, etc.

Donc, pour bien remplir cette matrice il faut être concret et objectif et considérer que l’importance prévaut sur l’urgence.

L’usage de cette matrice permet surtout de prendre du recul sur la gestion du temps, de gérer le stress et la relativité de l’urgence de la tâche.

La célèbre technique de gestion du temps « Pomodoro »

technique pomodoro

C’est un minuteur en forme de tomate (pomodora) utilisé par un étudiant, Francesco Cirillo, pour gérer son temps sur chaque tâche, qui lui a donné l’idée de mettre au point cette méthode !

Avec cette technique, fini le multitâche contreproductif : on se concentre fort sur une seule tâche à la fois sans se laisser perturber par des événements extérieurs.

Principe et bénéfices de la technique Pomodoro

Cette méthode est particulièrement recommandée si :

  • vous procrastinez
  • les journées ne sont pas assez longues pour terminer les tâches à faire
  • vous êtes facilement distrait par des sollicitations extérieures
  • vous avez du mal à vous concentrer durablement sur une tâche

Alors Pomodoro est fait pour vous aider ! Surtout si vous travaillez en indépendant ou en télétravail (où on est souvent sollicité par l’environnement à son domicile et par sa famille).

En effet, Pomodoro est une méthode simple pour se focaliser sur son travail, rien d’autre. Il faut simplement avoir un timer quelqu’il soit, et décider (mais vraiment décider !) de ne penser à rien d’autres que la tâche à effectuer ! Vous verrez alors que votre productivité va augmenter significativement.

Les étapes de la méthode Pomodoro

La première étape consiste à définir les tâches de la journée et les découper en sessions de 25 minutes avec 5 minutes d’arrêt entre chaque tâche. Puis toutes les 4 sessions faire une coupure de 25 à 30 minutes.

Un conseil : soyez réaliste dans le plan de votre journée de travail pour que votre planning soit tenable !

La deuxième étape impose de retirer toutes les sources de distractions qui iraient à l’encontre de la concentration. Prévenez qu’on ne vous dérange pas, fermez la porte de la pièce, coupez le téléphone, les alertes de mails ou de messages, fermez les onglets inutiles sur votre ordinateur, etc.

La troisième étape : c’est le moment de se servir du minuteur (la « tomate » de F. Cirillo est toujours en vente !), programmez-le sur 25 minutes et travaillez. Quand il sonne, la tâche ou la partie de la tâche doit être terminée. Cochez-la comme tâche  » traitée » dans votre to do list.

La quatrième étape : c’est la pause de 5 minutes. Utilisez ces précieuses minutes pour bouger, boire un verre d’eau, un café, bref, faire un break qui rechargera vos batteries. Mais surtout pas pour aller sur les réseaux sociaux, passer des coups de fils ou surfer sur internet !

Vous êtes alors prêt à attaquer la tâche suivante en 25 minutes, puis de nouveau pour 5 minutes…Et ainsi de suite.

La 5e étape : Toutes les 4 sessions, récupérerez pendant 20 à 30 minutes. Vous avez faim ? Allez déjeuner. Vous avez mal dos ? Allez marcher un peu, vous allonger….

Il faut surtout vous éloigner de votre table de travail afin de faire un vrai break pour être prêt à vous concentrer à nouveau après.

La méthode NERAC

méthode NERAC

Cette méthode propose de booster l’efficacité professionnelle en planifiant par écrit son travail et les tâches à accomplir. Elle se déroule en 5 points dont la matrice tire son nom :

  • Noter
  • Estimer
  • Réserver
  • Arbitrer
  • Contrôler

Intérêts de la méthode NERAC

C’est un outil de gestion du temps et de l’organisation du travail. Il va donc, là encore, falloir être persévérant et l’appliquer très régulièrement (je dirai même systématiquement). On peut dégager plusieurs points d’intérêt :

  • Le fait de noter les tâches permet de moins s’éparpiller, on les a sous les yeux et on va pouvoir les organiser.
  • On notera le nombre d’heures ou de minutes à passées sur chaque tâche, c’est une formidable gestion du temps.
  • Cette gestion du temps permettra d’organiser son temps de travail par rapport à sa vie personnelle.
  • En donnant à chaque tâche inscrite un degré de priorité, on va facilement arbitrer une hiérarchisation.
  • Par cette liste écrite on gagne en sérénité et cela évite aussi de procrastiner.

Pour une bonne utilisation de la méthode Nerac

Comme indiqué au-dessus, il s’agit de faire un tableau à 5 colonnes en utilisant les 5 lettres de l’acronyme correspondant chaque fois à un action bien spécifique.

Exemple matrice Nerac

Noter : on commence toujours par écrire dans cette colonne les tâches que vous voulez lister; on peut même en rajouter plus tard. Chaque tâche doit indiquer si elle est unique, régulière, quotidienne, etc.

Estimer : il faut estimer le temps à passer pour chacune des tâche inscrite en N. Votre expérience peut vous aider. Conseil : Bien estimer le temps évite d’en perdre.

Réserver : Il y a quelquefois des imprévus qui vont bousculer votre belle planification. C’est pourquoi, cette méthode impose de réserver un temps supplémentaire qui peut aller jusqu’à 40% de plus pour pallier ces événements et les aborder plus sereinement.

Arbitrer : il faut alors planifier, prioriser et déterminer si une tâche est importante ou /et urgente. Conseil : pourquoi ne pas se servir alors de la matrice d’Eisenhower que nous avons cité en premier exemple ?

Contrôler : il est temps à la fin de cette méthode de faire le point sur votre travail :

  • Les tâches programmées ont-elles été validées ?
  • Est-ce que les objectifs de ces tâches sont atteints ?
  • A-t-on besoin d’ajouter du temps, des échéances, pour certaines tâches ?
  • Faut-il déléguer pour certaines tâches ?
  • On doit tirer des conséquences des écarts éventuels et en profiter pour ajuster le fonctionnement de la méthode.

Métode GTD (Getting Things Done)

Méthode  Getting Things Done

C’est un consultant américain en management, spécialiste de la productivité, qui l’a inventée. La méthode GTD c’est la méthode « Getting Things Done », c’est la façon de s’y prendre pour que les choses soient faites.

Définition de la méthode GTD, Getting Things Done

La méthode GTD va permettre d’organiser l’intégration de tous les éléments qui constituent la mise en place et l’exécution de la tâche.

Cette méthode a des avantages certains qui permettent de gagner du temps dans sa vie professionnelle mais aussi personnelle : une meilleure organisation engendre une meilleure productivité.

L’avantage est que la mise en place de cette méthode est très accessible; on peut la mettre sur un logiciel dédié ou, tout simplement, sur un fichier Excel, ou encore sur son agenda.

Par contre, il faut avoir la ténacité de s’y tenir ! La vie quotidienne ne permet pas toujours d’avoir le temps de remplir un tel tableau et le risque est d’abandonner.

Comment se servir de Getting Things Done

Dans le schéma de GTD proposé ci-dessus, on distingue 3 grandes étapes :

Collecter dans l’inbox : dans votre logiciel, ou sur votre feuille excel, ou votre agenda, vous notez toutes les tâches qui vous viennent à l’esprit sans essayer de les classer.
Le but est de libérer votre esprit, de savoir que toutes ces tâches sont dans cette liste, que vous pourrez en rajouter si vous pensez à d’autres et que vous les traiterez le moment venu sans les oublier.

Analyser chaque tâche : on se pose d’abord la question , « une action est-elle nécessaire pour cette tâche » ? Si c’est NON, alors vous jetez, vous archivez ou vous conservez pour voir plus tard. Si c’est OUI, on envisage une action en suivant.

Type d’action à mener : Soit la tâche peut se réaliser en 2 minutes, auquel cas vous le faites de suite. Soit vous devrez la planifier, la reporter ou la déléguer.

Il faudra quand même suivre régulièrement ce tableau pour éventuellement rajouter des tâches, enlever celles qui sont finies, voir si les actions prévues pour les tâches en cours avancent… Ce qui vous permettra de savoir où vous en êtes de votre organisation et surtout de votre productivité.

La méthode QQOQCCP

Comme vous pouvez le deviner, c’est une méthode de questionnement !

  • Quoi ?
  • Quand ?
  • Où ?
  • Qui ?
  • Comment ?
  • Combien ?
  • Pourquoi ?

En répondant à ces questions, cette méthode aide à prendre les décisions pour mettre en place le processus le plus efficace des tâches à effectuer.

Intérêt de la méthode QQOQCCP

Cette méthode, appelée aussi Kaizen, vient du Japon et a été créée par Toyota. Elle vise une amélioration continue de l’entreprise pour améliorer la productivité en apportant chaque jour des petits changements. Pour cela tous les employés sans exception doivent y participer en donnant des idées.

Cette méthode conduira forcément à une amélioration du fonctionnement de l’entreprise à plusieurs niveaux :

  • La qualité des produits ou des services commercialisés,
  • La productivité et des délais de production,
  • Les conditions de travail et l’implication des travailleurs.

Mise en place de la méthode QQOQCCP

La méthode Kaizen, où la méthode QQOQCCP mise sous forme d’un arbre décisionnel

On peut décomposer cette méthode en 3 étapes :

Description de la situation actuelle : QUOI ? De quoi s’agit-il ? Un produit, un objet, une opération ? une mission ? etc.

Décomposition du problème à partir du global : il faut alors répondre aux 4 questions suivantes, QUAND ? OÙ ? QUI ? COMMENT ? À quel moment le problème se passe-t-il ? Où a-t-il lieu ? Qui peut en être responsable ? Comment cela s’est passé ? etc.

Propositions d’actions pertinentes à partir des réponses aux 2 dernières questions : COMBIEN ? POURQUOI ? Ce problème est-il récurrent ? Coûte-t-il cher financièrement ? Par quels moyens peut-on le résoudre ? Pourquoi résoudre ce problème est-il important, qu’est-ce que cela apportera à l’entreprise ?

Ainsi, si un problème se présente à un quelconque niveau de l’entreprise, il est soulevé, décrit, analysé. À partir de ce moment, on pourra trouver des solutions efficientes pour le résoudre et qui peuvent être apportées par n’importe quel membre de l’entreprise puisque le système Kaisen est partagé entre tous.

7 / Soyez stratégique dans la manière de planifier vos journées

Commencez toujours par la tâche la plus importante et la plus difficile

Nous avons évoqué plus haut, avec la méthode ABCDE qu’il vous fallait systématiquement commencer par faire les tâches classées « A » avant de vous attaquer à quoi que ce soit d’autre.

Vous pouvez aller encore plus loin. Demandez vous par exemple :

« Si je ne pouvais faire qu’une seule chose aujourd’hui, quelle serait « la » tâche qui contribuerait le plus à l’atteinte de mes objectifs ? »

La réponse à cette question définit la tâche qui représente certainement 80% de la valeur ajoutée que vous pourrez générer aujourd’hui. C’est donc logiquement « la » tâche par laquelle vous devriez commencer, avec l’ambition de la réaliser vite et bien.

D’ailleurs, si vous hésitez entre deux tâches qui vous semblent d’une valeur et d’une priorité égales, il est conseillé de démarrer d’abord avec la tâche la plus difficile. Pourquoi ? Car vue sa complexité, vous aurez encore plus tendance à procrastiner, alors il vaudra mieux vous en débarrasser le plus vite possible.

Savoir planifier sa journée implique de rester flexible au changement

J’ai connu beaucoup de personnes qui aiment “se micro-manager” elles-même. Vous regardez leur calendrier, et la journée est planifiée au quart d’heure près.

Cette habitude donne l’illusion d’être productif, mais il n’en est rien. Au contraire, une des bonnes pratiques en matière de gestion du temps est de laisser des “pauses” entre vos réunions et tâches à accomplir. Pourquoi ?

Car ce que vous aviez prévu de faire en 15 min va finalement en prendre 25… Il est rare d’achever une tâche à la minute près à laquelle on l’avait prévu.

  • Vous ne pouviez pas non plus prévoir ce problème client qui vous a pris une heure à résoudre,
  • ou le fait que vous arriveriez 10min en retard à votre rendez-vous extérieur à cause des transports…

De même, une journée de 8h ne correspond pas à 8h de travail à proprement dit : vous prenez des pauses café, vous discutez avec un collègue, prenez un coup de fil inattendu d’un client…

Gérer son temps, c’est aussi prévoir des “zones tampons”, et avoir un vrai sens des priorités.

Agenda + To Do list = le combo ultime pour mieux gérer son temps

En matière de planification de sa journée, certaines personnes ne croient qu’en la To Do liste et d’autres préfèrent tout rentrer dans leur agenda… Quelle est la meilleure approche ? Aucune des deux, car la liste de tâches et l’agenda sont deux outils complémentaires.

  • la liste de tâches répertorie ce que vous devez faire, sans forcément avoir une contrainte de plage horaire.
  • l’agenda, quant à lui, liste les activités qui doivent impérativement se dérouler dans une plage horaire spécifique (comme les RDV, les sessions de travail, les activités sportives, etc.)

En général, il n’est pas conseillé de noter ses tâches sur l’agenda, car il y a toujours des imprévus dans une journée, comme nous en avons discuté plus haut. Cela vous amènera constamment à reporter vos tâches, et à procrastiner encore plus.

Il existe aussi des modèles et des agendas journaliers qui combinent les deux pour encore plus de praticité, comme le montre l’exemple ci-dessous.

to do et agenda

8 / Bien gérer son temps implique de se connaître soi-même

A quel moment êtes vous le plus productif ?

Tout le monde sait que certains d’entre nous sont « plutôt du matin » ou « plutôt du soir »… La réalité, c’est que les gens sont productifs à des moments différents dans la journée.

Pour identifier à quel moment vous êtes le plus productif, observez-vous pendant une à deux semaines : à quel moment votre niveau d’énergie est au plus haut ? A quel moment êtes-vous le plus concentré sur votre travail ?

A vous de savoir quand vous êtes le plus productif pour organiser votre journée de manière plus efficace.

  • Par exemple, si vous êtes « du matin », concentrez vos tâches les plus importantes et prioritaires sur cette plage horaire.
  • En fin d’après-midi et le soir, profitez-en pour faire des tâches qui demandent moins de concentration ou qui sont plus agréables pour vous.

Se chronométrer dans son travail

L’adage dit bien qu’on ne gère que ce que l’on mesure. Même si l’inverse est faux -mesurer n’est pas gérer- se chronométrer dans son travail est recommandé pour progresser plus rapidement.

Maintenir une feuille de temps est une technique perçue comme très contraignante par beaucoup d’employés. Après avoir passé 5 ans en agence, je peux vous assurer que cela n’est pas une tâche facile.

Heureusement, il existe aujourd’hui des solutions comme Lucca ou Toggl qui vous permettent de faciliter le suivi des temps des collaborateurs en lançant un chronomètre d’un clic, depuis votre ordinateur ou votre mobile. Rien de plus simple.

L’objectif n’est pas de tracer chaque minute de sa journée, mais d’avoir des données pour avoir une vue objective de la situation, et ainsi déterminer comment l’améliorer.

  • Dans quel type de tâches investissez-vous votre temps de travail ?
  • Où devriez-vous investir plus de temps pour avoir plus de résultats ?
  • Comment passer moins de temps sur les tâches moins rémunératrices ?

Interrogez les autres sur votre productivité

Devenir efficace ne se fait pas seul, sur une île déserte. Votre productivité se nourrit du feedback des autres. Demandez conseil et une analyse bienveillante de votre productivité par les gens qui travaillent avec vous. L’idée est de créer autour de vous votre propre « comité de direction ».

comité de direction personnel

Pour que cela puisse vraiment vous être utile, expliquez en premier lieu ce que vous cherchez à atteindre, ce que vous aimeriez faire en plus et les points de blocage que vous rencontrez. Avec ces informations, votre interlocuteur cernera mieux votre contexte et vos objectifs, et pourra alors vous faire un retour plus constructif.

C’est aussi une occasion rêvée pour connaître les « astuces » de vos collègues pour être productif. Qui sait, un membre de votre équipe a peut être une bonne pratique que vous vous sentirez d’essayer facilement?

9 / Evitez le multitasking, bloquez-vous du temps dans l’agenda

Le multitasking est le fléau de la productivité

Selon vous, quel est le premier problème de productivité dans les entreprises ? Le mutlitasking.

multitasking

Quoi que certains puissent en dire, personne n’arrive à travailler efficacement sur plusieurs tâches en même temps. Notre cerveau n’est tout simplement pas fait pour cela.

Le seul fait d’arrêter puis de reprendre une tâche peut augmenter le temps de réalisation de la dite tâche de 500% !

stop au multitasking

Une fois que vous avez priorisé vos tâches et planifié votre journée, tout ce que vous pourriez faire d’autre ne devient qu’un gaspillage de votre temps et de votre énergie.

La clé est de s’imposer cette discipline de ne travailler que sur une seule tâche, et de s’y tenir jusqu’à sa réalisation.

Bloquez vous des grandes plages dans l’agenda pour travailler en continu sur vos tâches importantes

La plupart des tâches importantes, qui contribuent le plus à vos objectifs, requierent très souvent un certain temps de concentration. Vous ne pouvez pas les réaliser en quelques minutes, sur un coin de comptoir…

C’est pourquoi, pour mieux gérer votre temps, vous devez vous bloquer de large plages horaires pour travailler pleinement, sans interruption, sur ces tâches critiques. Faites cela lorsque vous planifiez votre journée, la veille.

gerer son temps bloquer temps agenda

Pensez que vous pouvez également transformer des temps de « déplacement » en blocs de travail continu (ex : un voyage en avion, un transport de 2h en train, une course en taxi de 30min, etc.)

10 / Fuyez les interruptions, éliminez les distractions : ce sont des mangeurs de temps

Les coûts liés aux interruptions

A l’école déjà, votre instituteur vous reprenait sans cesse pour vos bavardages… Mais il y avait une bonne raison à cela ! Les interruptions et les distractions sont les pires ennemis de votre productivité.

A chaque fois que vous êtes interrompu dans une tâche, il vous faudra en moyenne 17 minutes pour que votre attention soit à nouveau 100% concentrée sur la tâche. Et plus la tâche est compliquée, plus il faut de temps pour se remettre totalement dedans.

Une étude menée par des chercheurs de Harvard en 2001 à conclu que les interruptions peuvent réduire l’efficacité d’une entreprise de 20% à 40%.

Et pourtant les interruptions continuent d’être légion au bureau.

Restez concentré à tout prix

Les messageries instantanées, les managers qui interrompent les gens à leur bureau, ou les employés qui posent spontanément des questions à leurs collègues sont néfastes à votre productivité. Il ne s’agit pas ici de s’isoler dans une pièce austère toute blanche. Il s’agit simplement de savoir rester concentré.

Nous avons tous des urgences. C’est sûr, parfois une tâche surgit, et son impact est tel qu’elle se doit d’être en haut de votre « To Do List ». Mais tant que faire se peut, évitez tous les « parasites » d’une bonne concentration.

Si des évènements surgissent, ou quelqu’un vous interrompt, essayez d’évaluer le niveau de priorité à accorder. Si ce n’est pas urgent et important, demandez à voir cela plus tard et restez focalisé sur votre tâche en cours.

Que faire pour éliminer les distractions & interruptions ?

Il existe plusieurs solutions pour éviter de perdre son temps en distractions et interruptions :

  • Fermez vos boites mails et activez le statut « Occupé » sur votre messagerie instantanée.
  • Si vous avez un bureau individuel, fermez la porte pour éviter les interruptions de la part d’autres membres de l’équipe.
  • Laissez votre répondeur prendre les appels pendant que vous êtes en train de travailler sur une tâche importante.
  • Retirez de votre bureau les journaux, magazines et autres distractions potentielles.
  • Imposez-vous de finir vos tâches d’une seule traite, avec l’objectif de ne jamais toucher deux fois au même document.

11 / Maîtrisez l’art du « non » pour bien gérer votre temps

Dire « oui » à tout est une mauvaise idée…

Dans la lignée du conseil précédent, efforcez-vous de rester focalisé sur les tâches qui ont vraiment de l’importance. Rappelez vous Pareto : 20% de votre travail génère 80% des résultats. Ce sont ces activités là qui comptent, et qui sont prioritaires sur tout le reste.

C’est pourquoi, pour devenir plus productif, il vous faudra savoir dire « non ». Et cela est bien plus difficile que de dire « oui » à tout…

  • Les gens qui ne refusent rien -ou peu de choses- se retrouvent souvent dans des situations difficiles.
  • De plus, à vouloir contenter tout le monde, ils déçoivent de nombreuses personnes et renvoient une image qui ne leur est pas favorable.
savoir dire non

L’art de dire « non »

Après tout, les journées font 24h pour tout le monde, et vous n’avez que deux bras… On ne peut pas tout faire, et il vous faudra prendre des décisions affirmées, sans brusquer vos collègues.

  1. Ecoutez bien leur demande, et faites préciser si nécessaire (ne refusez rien sans avoir bien écouté et compris avant)
  2. Refusez simplement, et énoncez en quoi cela est mieux pour eux comme pour vous.
  3. Ne cherchez pas à vous justifier -vous pourriez dériver trop vite- et restez ferme sur votre décision.
  4. Proposez enfin des alternatives de solutions si possible; rien de pire que les collègues qui vous laissent « le bec dans l’eau ».

12 / Pour mieux gérer son temps, soyez clair sur votre objectif avant de démarrer une tâche

Identifiez ce que vous cherchez à communiquer avant de produire un document professionnel ou une présentation

Quand vous devez produire quelque chose – un document de travail, une nouvelle présentation, etc. – faites l’effort de faire un plan à l’avance. Assurez-vous que celui-ci soit cohérent, et qu’il soutient bien votre propos.

Forcez-vous également à rédiger la conclusion de votre écrit à l’avance. Cela limitera précisément votre rédaction. Ce conseil est digne d’un élève de CM2 pensez-vous ? Et pourtant combien de personnes se “lancent” dans la rédaction d’un interminable document, et voient ensuite 80% de leur travail passer “en annexe”, ou “à peine revu” par le client?

Il en va de même lorsque vous préparez une présentation. Il est inutile de rédiger à l’avance chaque mot que vous prévoyez de délivrer. Un simple recto, avec les idées clés & la conclusion que vous souhaitez communiquer est largement suffisant… Car lorsque vous parlez à un événement ou lors d’une réunion, les mots exacts que vous énoncez ont moins d’importance que les grands messages que vous souhaitez faire passer et votre capacité à “connecter” avec votre audience.

Identifiez ce que vous cherchez à connaître avant de lire quoi que ce soit…

Dans une économie turbulente, qui ne cesse d’évoluer, et avec le coût ridicule des documents électroniques, beaucoup se seront rendus compte que nos entreprises se sont converties en une masse difforme de documentations & d’informations en tout genre.

  • Pour un seul et même projet, il nous arrive d’avoir à consulter des dizaines et des dizaines de présentations, feuilles de calculs, documents écrits…
  • Et il vous reste encore votre veille -commerciale, technologique, managériale…- à ingurgiter !

Faites les calculs; vous passez un temps important de votre semaine à lire des milliers de lignes, et ouvrir des tonnes de documents !

La clé pour être productif est de clarifier -avant de lire quoi que ce soit- la raison pour laquelle vous allez prendre connaissance d’un document.

  • Pour cela, interrogez-vous: “qu’est-ce que j’aimerais retenir de ce document dans un mois ?”
  • Ecrivez en une ou deux phrases les éléments que vous allez vouloir capturer : une chose certaine est que la réponse sera rarement “100% de l’intégralité des mots” !

13 / Vous ne pouvez pas gérer votre temps si vous êtes esclave de vos e-mails et de votre messagerie instantanée

Pour mieux gérer son temps, prenez du recul sur vos e-mails

Ce n’est pas parce que quelqu’un vous envoit un e-mail qu’il « possède » une partie de votre vie, et de votre temps. Vous avez le choix.

D’autant que, si vous analysez bien votre boite de réception, vous vous rendrez compte que la loi de Pareto s’applique ici aussi :

  • seuls 20% de vos mails ont un véritable intérêt.
  • Et de ces 20%, vous réaliserez que peut-être moins de 5% nécessitent une réponse immédiate !

Profitez-donc du mode de communication asynchrone que vous offre le canal e-mail pour diminuer le volume de messages que vous recevez quotidiennement :

  • Ne commencez jamais votre journée par vos e-mails (mais plutôt avec la tâche la plus importante).
  • Désabonnez-vous des listes de diffusion dont vous n’avez plus besoin.
  • Ne répondez pas immédiatement (voire ne répondez pas du tout) si vous le pouvez.
  • Ne touchez un e-mail qu’une seule fois : répondez immédiatement, ou transférez-le à la bonne personne, ou marquez le sur votre To Do list, puis passez à autre chose.

Organisez votre boite mail pour mieux gérer votre temps

Avez-vous pensé à comparer votre courrier postal avec votre courrier mail ?

Laissez-vous s’accumuler en piles sur votre bureau toutes les enveloppes, lettres, prospectus que vous recevez ? Certainement pas, vous en jetez pas mal, certaines lettres et factures vous les rangez dans des classeurs et dans plusieurs chemises cartonnées étiquetées pour les retrouver facilement quand vous en aurez besoin.

Pourquoi alors ne pas faire de même avec vos courriers mails qui s’empilent en un plus ou moins grand désordre parmi lequel on perd beaucoup de temps à retrouver le mail du client Untel qui fait une nouvelle réclamation à propos de son produit ?

Oui, on peut gagner beaucoup de temps dans son travail en organisant sa boîte mail sous forme de dossiers sur lesquels on mettra la souris en un clin de clic !

  • Créez des dossiers pour y classer vos mails : dossiers en lien direct avec votre travail, dossiers importants mais sans lien avec le travail, dossiers personnels, dossiers d’autres expéditeurs parmi lesquels vous ferez le ménage en supprimant les inutiles et en chassant les indésirables. Déposez alors les mails dans chaque dossier leur correspondant : cliquez sur le mail et déplacez-le simplement dans le dossier à gauche de votre écran.
  • Organisez chacun de vos dossiers : Certains dossiers peuvent être très gros. Il faudra alors les scinder en sous-dossiers sous forme arborescence et ils seront plus facilement repérables dans vos recherches.
  • Videz la boite mail régulièrement : garder trop de mails porte préjudice à votre temps de recherche, peut dépasser la mémoire de la boite, peut faire doublon avec les documents que vous avez déjà stockés sur votre bureau d’ordinateur.
  • Prenez quelques bonnes habitudes de gestion de vos mails : vous pouvez les marquer comme lus s’ils sont urgents ou le contraire, des codes de couleurs ou des signes colorés sur chaque mail peuvent servir à les repérer facilement et surtout, pour ne rien laisser passer, pensez à ouvrir le dossier mail correspondant au document sur lequel vous êtes en train de travailler .

Faites-vous 2 sessions d’e-mails par jour, et fermez votre boite le reste du temps

Gérer son temps efficacement est incompatible avec l’habitude de répondre à ses e-mails en moins d’une heure… A vrai dire, c’est même l’inverse : plus vous passez du temps à faire du ping-pong dans votre boite mail, moins vous faites de progrès sur vos tâches les plus importantes. Or la réalité est qu’une personne consulte sa boite mail environ 15 fois par jour.

Ne devenez pas esclave de votre inbox.

Pour éviter les interruptions, et résister à l’envie pressante de lire et répondre à ses e-mails, il vaut mieux carrément fermer sa boite de réception, et désactiver toutes notifications. Ne l’ouvrez qu’à midi et le soir. A chaque fois, accordez 30min pour traiter et répondre à vos courriels.

gestion du temps email productivité

Il est aussi conseillé d’avoir des modèles d’e-mails pour les messages que vous écrivez sans cesse. Cela vous permettra de passer moins de temps à rédiger la réponse, et vous pourrez traiter ainsi un plus grand nombre de mails dans le même laps de temps.

Messagerie instantanée : mettez en place des règles de communication

Cela nous est tous arrivé : vous êtes concentré, en plein travail, et soudainement, le bruit d’un notification retentit. Ce sont vos collègues / votre boss qui vous écrit un message instantané. Nous sommes alors happés par l’envie irrésistible de lire le message, voire d’y répondre et d’entamer la conversation avec notre interlocuteur.

Cette interruption de quelques minutes va complètement tuer votre flow, et il nous faudra alors 5 à 10min pour nous remettre dans la tâche que nous étions en train de faire avant. Un ping n’a pas besoin d’être répondu immédiatement (à moins que vous ayez dit à tout le monde que c’était « le » canal de communication à privilégier, en cas d’urgence seulement).

Activez votre statut « Occupé », et demandez à vos collègues d’écrire directement l’objet de leur prise de contact. Ce que vous voulez évitez ce sont les « hello, tu es là ? » qui vous obligent à vous interrompre et répondre.

14 / Faites des pauses et travaillez en faisant des « sprints »

Pourquoi prendre des pauses vous aide à mieux gérer votre temps

Être productif, cela ne signifie pas travailler tout le temps. L’être humain ne peut pas travailler continuellement, sans jamais s’arrêter. Pas la peine de culpabiliser donc quand vous posez votre crayon, et vagabondez sur Internet…

Accordez vous plusieurs petites pauses dans la journée, et des interruptions plus longues à l’heure de manger par exemple, ou quand vous rentrez du travail.

Idéalement, vous aurez déjà accompli certaines tâches importantes de votre journée avant de prendre votre première pause. Ce que vous voulez éviter, c’est de procrastiner, et de vous retrouver une demi-journée plus tard sans avoir coché les tâches les plus importantes de votre to do list.

Pour éviter d’être embringué dans un cercle vicieux où vous mangez tous les jours un sandwich devant votre ordinateur, ajoutez un bloc récurrent dans votre agenda. Ainsi, vous préservez 1h entière de pause précieuse dans votre journée.

Travaillez par itération, sous forme de sprints

relation entre productivité et heures travaillées

Notre productivité et la qualité de notre travail diminuent au fil du temps. Passez 7h de travail par jour, et vous pouvez être certain que votre productivité va décroître en flèche. On comprend donc ici que la gestion du temps rime avec gestion de son énergie.

C’est dans cet esprit que la technique Pomodoro évoquée plus haut suggère de faire des sessions de 25min de travail continu, suivi d’une pause de 5min.

Vous n’êtes pas forcé de travailler par session de 25min. Vous pouvez étendre votre plage de travail, ainsi que le temps de pause. Par exemple, vous pouvez considérer faire des sprints de 90min, suivi de 20min de pause. Cette cadence fonctionne aussi très bien.

Travail et pauses

15 / En matière de gestion du temps, « discipline beats motivation »

Faites un planning, un emploi du temps type

Vous vous connaissez mieux que personne. Aussi, vous savez mieux que personne comment organiser votre temps de la manière la plus efficace.

En fonction de cela, créez-vous un emploi du temps type.

  • C’est une excellente stratégie pour mener une vie équilibrée et bien balancée entre travail, vie sociale, sport et temps de repos.
  • Cela vous permettra également de planifier vos activités en fonction de vos pics d’énergie, et d’installer une routine qui sera bénéfique à votre productivité.

Commencez par imaginer une semaine type, où tout se passe comme prévu et votre productivité est à son maximum : comment se découpe votre semaine idéale ? Comment utilisez-vous les 168h mises à votre disposition ?

Bien entendu, les semaines se suivent et ne se ressemblent pas. Il vous faudra de temps à autre faire une entorse à votre emploi du temps type.

Toutefois, vous aurez toujours « une base » pour planifier votre semaine, et vous ne recommencerez pas à zéro chaque Lundi. Essayez autant que possible de respecter votre planning, et réellement de bloquer votre temps, tel que vous l’avez imaginé dans votre semaine idéale.

emploi du temps type

Comment adopter de nouvelles habitudes qui vous feront gagner du temps ?

Dans une journée type, il y’a environ 45% des actions que nous faisons où nous ne faisons rien de plus que mettre en oeuvre des comportements habituels. Mais toutes nos habitudes ne sont pas forcément bonnes, et il conviendrait dès lors d’en changer…

Pour adopter une nouvelle habitude, suivez ces étapes :

  1. Prenez un engagement envers vous même : il vous faut une bonne raison pour adopter une nouvelle habitude. Au delà de ce que cette dernière peut vous apporter personnellement, pensez aussi à ce qu’elle apporte à une personne ou à des gens qui vous sont chers (cela vous donnera un extra boost de motivation)
  2. Repérez votre déclencheur (« Quand telle chose se produit…. ») : nos comportements & habitudes sont déclenchés par des évènements particuliers. Il est important que vous identifiez quel est le déclencheur du comportement à changer.
  3. Identifiez l’habitude à perdre (« au lieu de… ») : énoncez clairement l’habitude à perdre, pour définir ce que vous cherchez à arrêter de faire. Soyez aussi précis que possible.
  4. Définissez la nouvelle habitude à adopter (« Je vais… ») : si la nouvelle habitude à prendre ne reste qu’un concept vague, vous n’arriverez jamais à changer. Il est conseillé de transformer l’habitude à prendre en une « mini-habitude » qui prenne moins de 60 secondes, et d’identifier très clairement la première étape qui conduit à l’habitude dans sa totalité.

Souvenez-vous que la pratique est la clé de beaucoup d’apprentissages. Ainsi, pour adopter de nouvelles habitudes, entraînez-vous sur des petites séquences. Répétez sans cesse le comportement jusqu’à ce que cela deviennent un automatisme. Lorsque tout fonctionne comme prévu, pensez à célébrer le succès pour vous récompenser !

Ne sous-estimez pas le pouvoir d’une routine : 2 exemples personnels

Au risque de paraître ennuyeux, la “routine” est souvent le meilleur allié de votre productivité.

Par exemple, je voyage souvent : je compte 13 déplacements sur les 6 derniers mois. Et bien j’ai une routine que je préserve, car elle me fait gagner beaucoup de temps à chaque fois que je prépare un déplacement professionnel :

  • Plutôt que “faire ma valise” 13 fois, j’utilise toujours le même sac, assez grand pour 5 nuits de déplacement mais assez petit pour être considéré comme un bagage cabine.
  • Ma trousse de toilette est toujours prête, avec ma trousse de voyage qui comprend mon passeport, ma carte de compagnie aérienne et quelques stylos qui ne sortent jamais.
  • J’ai toujours des sous-vêtements propres pour 5 jours rangés dans ma valise
  • J’ai également rangé des chargeurs de mobile et d’ordinateur dont je ne me sers pas au quotidien, avec un adaptateur universel, pour être certain de ne jamais les oublier.

Ces routines peuvent aussi être très puissantes dans le quotidien d’une entreprise: les réunions par exemple.

  • Je ne cale jamais un meeting plus long que 90 min. Après 90 min de réunion, qui n’a pas le cerveau en bouillie ? La productivité sera de toute évidence au plus bas…
  • De la même manière, vous devriez toujours communiquer vos supports à l’avance pour que tous les participants puissent en prendre connaissance avant même de rentrer dans la salle. Certains diront que cela casse l’effet de surprise, mais vous gagnerez de précieuses minutes à ne pas avoir forcément à “ré-expliquer” votre message, et pourrez ainsi profiter du temps planifié à en faire une vraie réunion de travail.
  • En général, je me fixe comme objectif de présenter mes “slides” en 5 ou 10 minutes maximum; la valeur d’un meeting vient de la discussion entre tous les participants et des décisions qu’ils prennent, non de la capacité d’un orateur à appuyer sur “slide suivant”.

16 / Apprenez à déléguer

 Déléguez tout ce que vous pouvez

Apprenez à déléguer au maximum, notamment les détails opérationnels.

  • Quelle valeur cela a pour votre business de rédiger un compte rendu,
  • de renommer des fichiers électroniques
  • ou trouver un créneau dans un agenda ?

Bien sûr, ces tâches doivent bien être réalisées, et vous devez vous appuyer sur un collaborateur de confiance, mais veillez à ne pas y “gaspiller” trop de temps si vous voulez vraiment être productif. D’autant qu’il existe de plus en plus d’outils collaboratifs, qui vous permettent de travailler vraiment en équipe plutôt que d’avoir à tout faire vous même.

Pour que la délégation fonctionne pour vous, vous devez être à l’aise avec l’idée que vos collaborateurs puissent faire des erreurs. Souvent, c’est une objection que les managers avancent pour justifier le fait qu’il ne délèguent pas assez… Mais comme d’autres « excuses » qu’ils peuvent avancer, il faut savoir lire entre les lignes. Le manager qui ne sait pas déléguer a vraisemblablement un problème plus profond (perfectionnisme, manque d’esprit d’équipe ou de confiance en soi).

Ce que veulent dire les managers qui ne délèguent pas
Ce que les micro-managers veulent vraiment dire lorsqu’ils essaient d’expliquer leur comportement (source : HBR, Signs That You’re a Micromanager, 2014)

Concentrez-vous là où votre entreprise a VRAIMENT besoin de vous

Lorsque l’on est un entrepreneur, on s’apparente plus à un couteau suisse qu’à un PDG de grande boite ! En conséquence, les créateurs font souvent l’erreur de vouloir tout faire tout seul. La bonne question à se poser est plutôt : “quelle est la seule et unique tâche que moi seul puisse faire ?”.

  • identifier & recruter la bonne équipe ?
  • convaincre un important client de faire affaire avec sa jeune entreprise ?
  • influencer une personne haut placée pour débloquer une situation compliquée ?
  • etc.

Bien sûr, les sociétés jeunes pousses n’ont pas des ressources illimitées, et elles ne peuvent pas embaucher à tour de bras pour déléguer la moindre petite tâche opérationnelle.

Mais réfléchir à ce qui est vraiment la valeur ajoutée “unique” que l’entrepreneur peut apporter, le force à se concentrer sur les choses qu’aucune autre personne ne réussira, à part lui.

Là où on a besoin de vous ne correspond -malheureusement- pas toujours au domaine où vous êtes fort

Bien que cela ne soit pas idéal, il ne s’agit pas toujours d’exploiter “les points forts” de l’entrepreneur.

  • Par exemple, un créateur peut exceller à convaincre un nouveau client, mais est-il vraiment le seul à savoir bien vendre ? Ne peut-il pas déléguer cette activité de commerce à un autre vendeur d’élite de son équipe, qui sera tout aussi productif que lui ?
  • Au contraire, peut-être qu’il ne sera pas le meilleur vendeur du monde, mais s’il est uniquement entouré d’ingénieurs qui n’ont jamais parlé à un client de leur vie, alors c’est bien dans l’activité commerciale que le fondateur devra investir la majeure partie de son temps… Même si ce n’est pas sa compétence première !

Le but n’est pas de montrer au monde entier que vous êtes “fort” dans tel ou tel domaine, mais de vous rendre le plus utile possible pour faire avancer vos objectifs.

17 / Ne pas confondre management participatif et réunionite

Comment de bonnes intentions se transforment en mangeurs de temps

Le management participatif est une technique managériale puissante. Elle s’emploie lorsque les collaborateurs sont capables de mener à bien une tâche, mais qu’ils sentent une certaine insécurité ou manquent d’expérience. Le manager agit alors comme un « coach » pour les aider à accomplir leur mission et prendre les bonnes décisions par eux même.

Dans certaines entreprises, le concept de management participatif a été mal approprié, et il existe un amalgame entre cette technique de management et le concept de « vote ». En effet, certains managers croient qu’ils doivent toujours avoir l’avis de leurs équipes pour prendre une décision.

Par conséquent, les équipes se retrouvent inondées de réunions en tout genre, et n’ont même plus le temps de « faire » vraiment leur travail et de réaliser les tâches qui leurs incombent.

Une culture d’entreprise qui aurait un tel biais dans sa conception du management participatif met en danger la productivité des équipes :

  • les gens passent leur temps sur des sujets internes, qui ne concernent que le microcosme dans lequel ils travaillent
  • trop d’employés participent à des décisions qui ne les concernent pas ou peu
  • les agendas sont bourrés, mais le temps de travail effectif se réduit, produisant alors un haut niveau de stress et de pression.

Evitez de “micro-manager”; c’est une perte de temps pour votre équipe

Nous l’avons vu plus haut, il ne sert à rien de planifier chaque minute de votre journée. Il en va de même pour celle de vos collaborateurs. Il est tout aussi important d’être flexible avec votre propre agenda qu’avec celui de vos employés !

Evitez d’être trop directif avec vos équipes : en plus de tuer leur motivation dans l’oeuf, cela les amènera vers un manque de productivité certain. Voyez-les plutôt comme les “responsables de leur propre poste”. Chaque membre de l’équipe est un “mini-entrepreneur” en soi.

Plutôt que de détailler des tâches, donner des priorités. 

Le but est plutôt de laisser la liberté à vos équipes de “s’engager” et d’apporter leur propre approche aux problèmes de l’entreprise.

Vous verrez, beaucoup de vos employés ont de meilleures idées que les vôtres et ils sauront très bien s’organiser seuls pour atteindre le résultat escompté en temps et en heure !

Avez-vous (vraiment) besoin de faire cette nouvelle réunion ?

Pour sauvegarder votre productivité – et limiter votre pression au travail- n’acceptez que des réunions qui ont un ordre du jour communiqué à l’avance.

Si vous organisez la réunion, réfléchissez d’abord à la véritable nécessité de se rencontrer.

Organiser ou non une réunion
Source : HBR, Do You Really Need to Hold That Meeting? (2015)

Si jamais il s’avère qu’une réunion serait bénéfique, invitez le moins de personnes possibles -seulement celles qui sont vraiment nécessaires- et ayez toujours pour objectif de terminer 10min avant (cela vous force à synthétiser au maximum). Assurez vous que chaque réunion se termine avec un plan d’action clair, qui sera suivi après la réunion.

18 / Les petits détails comptent

Fermez les onglets inutiles (ou utiliser des groupes d’onglets)

Je suis le premier à toujours avoir des dizaines d’onglets ouverts dans mon navigateur. Parfois, ils ne rentrent même plus dans la largeur de la fenêtre de l’écran ! Vous vous reconnaissez aussi ?

Avouons-le, cela n’est pas très productif :

  • en plus d’être peu pratique (sur quel onglet est ce site maintenant ?),
  • d’avoir une utilité douteuse (je ne me souviens plus si j’ai gardé ce site ; j’ouvre un onglet et refait une recherche),
  • les onglets dont on ne se sert pas sur le moment sont seulement des « distractions » supplémentaires.

Pour éviter ces désagréments, ne gardez qu’un ou deux onglets ouverts à la fois. Si vous ne pouvez vraiment pas vous en passer, alors utilisez la fonction « groupes d’onglet » de votre navigateur. pour alléger leur gestion.

Grouper les onglets

Sachez qu’il existe aussi des extensions dédiées à la gestion d’onglets, comme Workona, qui vous aideront à créer des espaces de travail différents, avec des onglets préchargés dans le navigateur

Aménagez votre espace de travail

Pour travailler efficacement et être productif, il faut être dans un environnement adéquat. Concrètement, il vous faut une « station de travail » digne de ce nom. Personne ne travaille correctement sur un bout de comptoir…

Vous pourrez décorer et personnaliser votre espace de travail avec des objets et des éléments qui vous inspirent et vous motivent.

Evitez aussi de déporter votre travail là où il n’a rien à y faire : on ne travaille jamais sur sur son canapé, en face de la TV, ou dans son lit. De manière générale, on ne mélange pas les espaces : on ne travaille pas dans les endroits que l’on associe à la détente, et vice-versa !

Ayez le bon équipement informatique

De nos jours, une entreprise entière peut tenir dans un ordinateur portable. Ces machines sont devenues indispensables au travail moderne. Du coup, comme un bon artisan, vous ferez attention à choisir avec minutie votre outil de travail.

Assurez-vous que votre ordinateur est rapide, et que vous pouvez réaliser vos tâches de manière fluide. Tout le monde déteste lorsqu’écrire un simple e-mail de 5 min en prend en réalité 20min car l’ordinateur a mis 4 minutes à démarrer, il a fallu 5 minutes pour lancer le navigateur , 1min pour que la messagerie se charge, etc. C’est du temps « bêtement » perdu.

Quand il s’agit de travailler sur ordinateur, la plupart d’entre nous sommes plus productifs quand on utilise une souris digne de ce nom. Si tel est votre cas, pensez à toujours en apporter une dans votre sac pour travailler efficacement avec votre ordinateur portable, n’importe où.

Avoir un deuxième moniteur va décupler la taille de votre bureau virtuel, ce qui vous permettra de rendre de nombreuses besognes informatiques plus rapide (copier / coller des informations, glisser / déposer, écrire et lire sans avoir à changer d’onglet ou de fenêtre, etc.)

Enfin, nos oridnateurs sont tous connectés. Et il n’y a rien de plus rageant qu’une connexion internet lente. Assurez vous que votre wifi est fiable et rapide. Si ce n’est pas le cas, considérez l’achat d’un routeur complémentaire pour améliorer la qualité du signal chez vous.

Prenez des notes, et rentrez vos idées dans votre to do list

Ne faites pas confiance à votre mémoire. Prenez le maximum de notes.

Avec les smartphones, il est simple de lancer un app’ quelconque de prise de note pour capturer ses idées, ou se souvenir de choses importantes dites en réunion… Il n’y a pas d’excuses !

Lorsque vous vient une nouvelle inspiration, prenez l’habitude de la noter quelque part, mais si c’est de manière embryonnaire. Vous pourrez revenir ensuite consulter vos notes, et enrichir votre to do / votre agenda avec d’autres initiatives qui vous rapprocheront de vos objectifs.

19 / Gérer son temps implique aussi de garder des moments pour entretenir sa forme physique

 Être productif implique aussi d’être en bonne santé

Cela va sans dire, mais productivité et bonne santé vont de pair.

Pour être au top de votre forme, faites de l’exercice. Nous n’allons pas tous à la salle de gymnastique, ou sommes inscrits dans un club de football, c’est une réalité. Dans ce cas, essayez au moins de prendre des escaliers, de rentrer en marchant lorsqu’il fait beau, etc.

Adoptez une bonne hygiène de vie

Ce que vous ingurgitez a aussi son importance. A l’heure du déjeuner notamment, évitez de manger trop lourd, ou trop gras. Cela pourrait entacher votre envie de travailler dans l’après-midi. En règle général, un repas équilibré, sans alcool, vous garantit d’être au zénith pour toute la journée.

Protégez votre sommeil pour sécuriser votre productivité

Enfin, dormez. Le sommeil est un moment réparateur important pour votre corps et une garantie d’être productif le lendemain. Connaissez-votre besoin de sommeil – certains se contentent de 6h, d’autres ont besoin de 10h – et tâchez de le respecter. Si cela vous convient mieux, n’hésitez pas à faire une micro-sieste de 15 ou 20 minutes par jour pour doper votre productivité !

20 / Bien gérer son temps passe aussi par les autres

Les autres influencent aussi notre gestion du temps

Cet article n’est pas le seul à vous donner des astuces pour être plus productif. Comme ici, de nombreux auteurs abordent la productivité sous l’angle individuel :

  •  Comment VOUS pouvez mieux gérer votre temps,
  • Qu’est ce que VOUS pouvez changer pour être plus productif,
  • Comment mieux VOUS organiser,
  • ….

Mais en réalité, être soi-même irréprochable dans la gestion de son temps n’est pas suffisant pour être productif. Oui, ce n’est pas suffisant, car vous n’êtes pas seul au monde. 

Pour être plus productif, il vous faudra bien sûr améliorer votre gestion du temps et mettre en pratique tous les conseils cités plus haut. Mais il vous faudra aussi influencer votre environnement et les autres pour réunir vraiment toutes les conditions de succès.

La culture de votre entreprise y joue aussi pour beaucoup

Dans certaines entreprises, la culture pousse les employés à travailler de manière malsaine et improductive. Dans le secteur des banques d’affaires par exemple, partir après minuit est une « norme ». On considérera que toute personne qui quitterait le bureau avant prend son après midi… Avec cette « norme » de travail, difficile de devenir plus productif étant donné la longueur des journées de travail.

Vous devez donc comprendre que vous aurez beau changer autant que vous voulez, si votre environnement de travail impose des contraintes fortes sur votre productivité (les locaux, vos collègues, un management imprévisible…), alors il y a de grandes chances que vos tentatives pour mieux gérer votre temps soient vouées à l’échec. 

Conclusion

Au final, toutes ces règles d’or pour mieux gérer votre temps sont simples à énoncer, mais parfois difficiles à mettre en place. La principale raison est qu’elles appellent à une profonde transformation de notre façon de travailler et de nos habitudes.

Au moment fatidique, s’il ne vous fallait retenir qu’une seule chose, cela serait peut-être les 6 lois récapitulés dans l’infographie suivante. Ces 6 vérités universelles posent les principes de base d’une excellente gestion du temps.


Gérer son temps : Livres recommandés

L’essentiel pour gérer son temps de Roberto

Eat That Frog! de Tracy

La semaine de 4 heures de Ferriss


FAQ : Gérer son temps

C’est une discipline de l’individu à organiser son temps personnel.

La gestion du temps personnel sert à

  • être plus efficace,
  • être plus satisfait dans sa vie professionnelle et personnelle,
  • être plus productif dans son travail,
  • mieux s’organiser …..
  • Economisez votre temps car c’est une ressource précieuse et épuisable.
  • Ne procrastinez pas.
  • Pensez à déléguer ce que vous ne pouvez faire vous même.
  • Restez concentré sur ce que vous faites.
  • Organisez vous pour être plus efficace.
  • Ne vous laissez pas distraire.
  • Fixez-vous de objectifs possibles à atteindre.
  • Calculez le temps que vous passez à certaines tâches.
  • Attention aux « réunionites!

Être performant ce n’est pas travailler plus mais travailler mieux. C’est pourquoi, bien gérer son temps est si important :

  • en sachant rester concentré,
  • en étant clair sur ses objectifs,
  • en déléguant si besoin,
  • en sachant gérer son énergie, prendre des pauses,
  • en n’étant pas esclave de sa boite mail,
  • etc.
  • savoir se concentrer en n’étant pas perturbé par l’environnement extérieur
  • utiliser des outils pour bien planifier à l’avance les tâches à réaliser
  • s’aider des méthodes reconnues pour la gestion du temps de travail
  • avoir un sens des priorités
  • ne pas procrastiner
  • être auto-discipliné

Plusieurs méthodes de gestion du temps peuvent être suivies pour parfaire son organisation :

  • La méthode « Eisenhower » apprend à reconnaître l’importance et l’urgence des tâches
  • la méthode « Pomodoro » découpe le temps de travail avec des pauses
  • la méthode « NERAC » est parfaite pour s’organiser avec une planification écrite
  • La méthode « Getting Things Done »déroule la façon d’avoir une parfaite organisation
  • La méthode Kaisen aide aux décisions par la mise en place de processus pour accomplir les tâches

Ne négligeons pas non plus des outils plus simples comme un agenda ou une To Do List.

Autres sources pour rédaction
50 Ways To Increase Your Productivity
Time Management: How
to Increase Your Productivity
10 Ways For Productive Procrastination

Comment gérer son temps et ses priorités (le guide ultime)


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