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Cet article pose les bases d’une action « bien entreprise » dans un contexte professionnel.
Nous nous référons ici aux tâches orientées « projet », et non les simples tâches opérationnelles du quotidien, qui nous frappent tous…
De plus, nous nous intéresserons tout particulièrement ici au profil des middle managers, qui souvent, doivent structurer leur travail en fonction de facteurs extérieurs (Obligations imposées par une norme ISO:9001 par exemple).
Pour la rédaction de ce billet, je me suis largement inspiré du concept de qualité totale (Référentiel ISO 9000) et de la roue de Deming pour proposer une réflexion intéressante et très utile pour tout manager consciencieux!
Avant de se lancer dans le travail effréné de manager
Tout bon professionnel analyse un projet dans un contexte précis. Avant d’entamer une action, demandez-vous;
- Quel est le fait déclencheur
- Pourquoi cette action ? A quoi sert-elle ?
- Qui la propose?
- Qui décide ?
Préparer un plan d’action béton !
- Quel est le résultat escompté ?
- Quel est le délai de réalisation ? Cela vous permettra de déterminer le planning de réalisation
- Quel est son intérêt pour l’entreprise ? être capable de cerner tous les enjeux
- Qui pilote le projet ?
- A quelle hiérarchie le pilote doit-il rendre des comptes ?
- Quelles sont les collaborateurs concernés par le projet ?
- Le projet et le plan d’action ont ils été validés par la hiérarchie ?
Levez la tête avant de commencer à marcher!
- Quelle est précisément la situation actuelle (comportements actuels, compétences, attentes clients, attentes partenaires)
- Quelle est la situation finale souhaitée ? Vers quoi veut-on aboutir ?
- Quelle est le point de vue des personnes concernées ?
- Le projet est-il réalisable en l’état actuel des choses ?
- Quels sont les moyens existants à disposition ?
- Quels sont les risques ? Les quantifier et chiffrer précisément
Préparez votre travail pour gagner en efficacité
- Fixer des objectifs chiffrés réalistes
- Déterminer les indicateurs qui vont permettre de chiffrer les résultats.
- Décrire toutes les actions à entreprendre étape par étape.
- Déterminer qui fait quoi.
- Envisager toutes les variantes possibles.
- Déterminer les causes qui pourraient conduire à l’échec. Prévenir ces causes.
- Fixer la date de réalisation.
- Établir le programme de réalisation et le planning.
- Communiquer tous ses éléments à votre hiérarchie de contrôle.
Dans l’action faîtes preuve de rigueur et de lucidité
- Conduire l’action étape par étape comme prévu sur le planning de réalisation.
- À chaque étape valider le résultat par rapport au prévisionnel.
- Analyser les écarts et déterminer les causes.
- Identifier les difficultés et déterminer le degré d’importance pouvant conduire à un échec.
- Communiquer ces résultats intermédiaires à la hiérarchie de contrôle.
- Vérifier l’avancement par rapport au planning prévisionnel de réalisation et recaler le si besoin.
- En fin d’action FAITES UN BILAN FINAL prévisionnel-réalisé
Pensez à « débriefer », et capitaliser sur votre expérience
- Quel est le résultat atteint ?
- Quelle expérience peut-on en tirer pour l’avenir ? =>permet de capitaliser l’expérience acquise et sur des procédures internes
- Quelle est la contribution de chacun dans le projet ?
- Quelles erreurs ou quelles difficultés pourront être évitées à l’avenir ?
- Quels axes de progrès peuvent être définis pour une prochaine action?
