Réunion de travail : 5 astuces pour les rendre plus productives et plus amusantes

calendar8 janvier 2022

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categoryManagement

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Reunion travail 550

Avant le COVID, une étude IFOP révélait que les cadres passaient plus de temps dans des réunions de travail qu’en vacances…

Depuis la crise du coronavirus et l’avènement du télétravail, les réunions de travail virtuelles, en vidéo-conférences, se sont imposées. Elles représentent plus de la moitié des meetings (57% selon l’IFOP).

Et si vous travaillez en entreprise, il y a une forte probabilité que, vous aussi, passiez un temps significatif dans des réunions de travail diverses et variées…

Oui mais voilà :

  • selon un sondage OpinionWay, seule une réunion sur quatre serait vraiment utile.
  • Par conséquent, près de 2/3 des sondés déclarent ne pas être complètement investis dans les échanges et vaquer à d’autres occupations.

Alors comment redonner du peps à vos réunions de travail ? Comment les rendre moins ennuyeuses et plus productives ? Voici 5 astuces dans cet article.

1 – Utilisez un tableau interactif pour animer vos réunions de manière plus captivante

tableau interactif reunion de travail

Ce n’est pas pour rien que le tableau interactif se démocratise dans l’enseignement… Car il suscite la curiosité des élèves et rend les cours plus stimulants (et donc l’audience est plus attentive). Dès lors, pourquoi ne pas en profiter pour vos réunions professionnelles, et remplacer votre traditionnel tableau blanc ?

Avec un tableau interactif, oubliez vos vieux marqueurs effaçables… Il deviendra simple d’annoter n’importe quel document numérique, de projeter des éléments multimédias sur une large surface, et sur laquelle chacun peut intervenir. Cela peut être un excellent substitut d’un vidéoprojecteur.

C’est aussi un outil idéal pour du travail collaboratif, en réunion. Les possibilités de déplacement d’objets, de permutation, de regroupements, améliorent la clarté des explications et la structuration des idées.

Le plus qui n’est pas négligeable : vous pouvez enregistrer et partager tout ce qui a été inscrit en temps réel, ce qui fera office de compte-rendu de réunion pour tous les participants.

2 – Faites une cagnotte qui s’alimente quand les réunions de travail dépassent le temps prévu

cagnotte qui s'alimente quand les réunions de travail dépassent le temps prévu

Selon Harvard Business Review, les cadres passent en moyenne 23h par semaine en réunion, et 1/3 de ce temps passé en meeting est improductif.

Les réunions qui s’éternisent, et dépassent la durée initialement prévue, sont donc des pertes sèches pour l’entreprise qui paye ses employés à tenir une discussion qui ne mène nulle part… Arriver à respecter le temps imparti à chaque rencontre est donc un enjeu humain et financier important.

Comment vous assurer, de manière amusante, que toutes les réunions termineront à l’heure prévue ?

Inspirez-vous de Jen O’Neal, la CEO de tripping.com (classée dans les « Forty Under 40″ de Forbes ») : elle utilise un chronomètre dans chaque réunion qui décompte 30min. Si jamais la réunion dépasse, celui qui a demandé à ce que la réunion soit rallongée doit mettre 5$ dans une cagnotte qui servira à payer des bières aux employés !

3 – Ayez un signe amusant quand les discussions tournent en rond

meme reunion de travail

Le pire dans les réunions, c’est lorsque les discussions tournent en rond… Les participants reviennent encore et encore sur les mêmes sujets, les mêmes arguments, les mêmes prises de position… Le temps passe, aucune décision n’est prise, et les projets n’avancent pas.

Comment arriver à débloquer ces réunions stériles de manière légère ? Faites comme chez Brivo (société spécialiste du Cloud) où les participants aux réunions ont tous… des raquettes de ping pong !

Pourquoi ? Car il y a une règle acceptée au sein de l’entreprise, qui permet à n’importe quel participant de brandir sa raquette de ping-pong pour signaler que les discussions se répètent, et que le groupe n’avance plus.

4 – Proposer de faire vos meetings en marchant / en faisant de l’exercice

marcher pendant une réunion de travail

Avouez-le, vous vous êtes déjà dit que vous deviez vous bouger plus, faire du sport, faire vos 10 000 pas… Mais voilà, vous êtes bloqué en réunion, assis et tout mou… Pourquoi ne pas alors mixer les deux activités ?

Chez Google, certains managers proposent de faire des réunions qui regroupent peu de personnes tout en se baladant. C’est une excellente manière d’aérer l’esprit des participants à la réunion et de les rendre plus créatifs.

A vous de trouver le format « actif » qui vous convient le mieux :

  • Est-ce faire le meeting debout ?
  • Où en train de pousser de la fonte dans une salle de gym ?
  • En marchant sur des tapis roulants ?
  • Ou tout simplement en faisant le tour du quartier et profiter d’une balade ?

5 – En vidéo conférences, trouvez des « jeux » pour organiser les prises de paroles

Depuis la crise du coronavirus, de plus en plus de réunions se tiennent en vidéo conférence. Et cela va durer, avec le nombre croissant d’entreprises qui adoptent un mode de travail hybride (au bureau et en télétravail).

Toutefois, ne vous-est-il jamais arrivé que tous les participants d’une réunion Zoom parlent en même temps ? Ou alors de savoir comment faire un « tour de table » virtuel sans oublier personne ? Où vous assurer de récolter le feedback de tous les participants sans avoir le silence gênant qui s’installe quand personne ne veut réactiver son micro ?

Dans ces situations là, vous pouvez imaginer des manières plus amusantes pour distribuer la parole, qui amèneront les participants à sourire et rester attentifs :

  • « Le dernier à couper sa caméra est celui qui présente les chiffres de la semaine… »
  • « Merci Jean pour ton intervention. Quelle est ta couleur préférée ? Bleu ? Sandrine, à toi de parler du coup étant donné que tu portes un pull bleu… »
  • « Tour à tour, nous allons donner notre avis sur la question, puis chacun passera la parole à la personne qui est à sa droite dans la VC… »
  • etc.

La vidéo suivante vous donnera 3 jeux concrets pour démarrer vos réunions de manière plus fun, et plus engageante.

Cela n’a pas l’air de grand chose, mais croyez-moi, ces petites interactions font la différence dans une réunion virtuelle, où les tentations de distractions sont grandes et les personnes parfois peu attentives.

Conclusion

Les réunions de travail sont nombreuses et fastidieuses dans bon nombre d’entreprises… Pourquoi ne pas chercher à les rendre plus productives et plus amusantes à la fois ?

Grâce aux outils et méthodes décrites dans ces 5 astuces, vos réunions de travail seront plus engageantes, plus productives, plus inclusives et ce, qu’elles se déroulent au bureau ou en vidéo conférence !

FAQ Réunion de travail

De manière générale, une réunion de travail a pour but de regrouper certains membres de l’équipe, en vue de prendre une décision. Dans d’autres circonstances, les réunions de travail servent également à diffuser l’information ou répondre à une question qui intéresse tous les participants.

  1. Choisir un animateur de la réunion
  2. Définir quand, où et comment se tiendra la réunion, ainsi qu’un ordre du jour.
  3. Commencer à l’heure dite
  4. Rappeler l’ordre du jour
  5. Assurer un échange équilibré entre tous les participants
  6. Conclure la réunion avec une synthèse et les étapes de suivi qui en découlent.

Un réunion de travail se déroule généralement de la manière suivante :

  • Tour de table (présentation des participants si nécessaire)
  • Rappel des objectifs de la réunion
  • Enoncer l’ordre du jour
  • Discussion
  • Synthèse et étapes de suivi

L’ordre du jour d’une réunion de travail est une liste des sujets qui devront être traités (c’est à dire discutés / décidés en séance).

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