Comment bien déléguer ? Suivez ces 7 règles de management

calendar28 septembre 2020

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categoryManagement

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Comment Deleguer 550

Si il existe un pouvoir commun à tous les managers du monde, c’est bien celui de déléguer.

Le manager délègue quotidiennement. Mais il ne délègue pas forcément bien!

Et pourtant… Tous les enseignements en management seront d’accord sur ce point: déléguer, c’est important pour le manager comme pour le salarié.

Alors si vous aussi êtes touché par le syndrome de « je n’ai plus le temps car je veux tout faire moi même », voila 7 principes pour déléguer efficacement et avec brio !

Mais avant cela, attardons nous sur la définition du verbe « déléguer » , sur son importance, sur les obstacles que vous pourriez rencontrer sur le chemin et sur les signes qui prouvent que vous devriez déléguer bien plus.

Ce que vous devez savoir avant de déléguer

Déléguer : une définition pratique

Si vous regardez la définition officielle du verbe « déléguer », vous trouverez les propos suivants :

Déléguer : Confier un pouvoir à quelqu’un, le lui transmettre

Source Larousse

Loin d’être inexacte, je dirais que cette définition n’englobe pas tous les enjeux qui existent dans le processus de délégation, surtout dans le contexte moderne des entreprises.

A la base, un manager qui délègue signifie qu’il dit à son collaborateur « j’aimerais que vous fassiez ceci ». Toutefois, il garde le pouvoir, le contrôle et la responsabilité.

Mais de plus en plus, délégation tend à rimer avec « autonomisation ». C’est à dire que le manager, en déléguant, peut aussi conférer du pouvoir et des responsabilités à une personne ou une équipe, remplaçant ainsi le contrôle du manager.

définition autonomisation

Ainsi, la définition pratique que je donnerais aujourd’hui à la délégation est la suivante:

Déléguer : Lorsqu’une personne attribue une tâche ou un projet à une autre qui s’engage à réaliser cette tâche ou ce projet. En délégant, on transfère non seulement un travail à une autre personne, mais aussi la responsabilité de réaliser ce travail et de respecter certaines exigences.

Pourquoi il est important de savoir comment déléguer ?

Combien de managers se sentent submergés par la quantité de problèmes à gérer et de tâches à accomplir ?

Pourtant, le rôle d’un manager consiste à obtenir des résultats grâce à ses collaborateurs et ses ressources, et cela implique forcément de déléguer.

meme manager overbooke

Savoir comment déléguer fait parti des compétences essentielles que l’on retrouve chez les leaders les plus performants. C’est un savoir faire extrêmement bénéfique pour le manager, son entreprise et aussi le salarié qui se voit valorisé.

  • Cela permet au manager de se libérer du temps, qui peut ensuite être investi sur des missions qui requièrent les compétences & l’autorité particulière du manager.
  • En déléguant des tâches à un collaborateur qualifié, le manager va aussi renforcer la relation de confiance qu’il a avec le salarié.
  • C’est aussi une excellente manière de « tester » les compétences d’un membre de l’équipe avant de lui donner des responsabilités élargies ou une promotion.
  • Du côté du collaborateur, c’est une excellente opportunité d’accepter des responsabilités, collaborer avec de nouvelles personnes, sortir de sa zone de confort et en sortir grandi.

Les obstacles à la délégation

Malgré tous ces avantages, encore beaucoup trop de managers négligent la délégation. En effet, il n’est pas rare de rencontrer des professionnels qui ont littéralement perdu la foi dans la délégation, et qui s’inventent ensuite toutes les excuses possibles pour ne plus déléguer:

  • « Cela est plus long d’expliquer que de le faire »
  • « Ça ne sera pas bien fait »
  • « Les employés sont inefficaces et ne veulent pas assumer de responsabilités »
  • « Je préfère que cela soit fait à ma façon »
  • « On s’attend à ce que cela moi qui s’occupe de cela »
  • etc...

En déléguant des tâches, ils pensent perdre du contrôle et du pouvoir, alors que c’est l’inverse qui se produit ! De plus, il est de la responsabilité du manager de s’assurer qu’à long terme, il partage bien une part de son pouvoir et transmet son savoir.

Pour lever ces freins à la délégation, il est possible :

  • de commencer par déléguer de petites tâches, pour instaurer la confiance petit à petit
  • de formaliser noir sur blanc les préférences et exigences du manager à l’heure de déléguer une tâche
  • de communiquer à l’équipe que certaines tâches déléguées offrent la possibilité d’accomplir de nouvelles missions intéressantes et de les entrainer à « décider par eux même ».

Ces signes qui prouvent que vous devriez déléguer beaucoup plus

En tant que managers, certains signes doivent vous inviter à réfléchir sur votre capacité à déléguer:

  • votre boite mail est toujours pleine
  • vous êtes un habitué des heures supplémentaires
  • vos missions sont souvent terminées en retard, voire restent inachevées
  • vos N-1 laissent entendre qu’ils n’ont pas l’autorité suffisante pour mener à bien leurs activités
  • vos N-1 ne semblent pas prêts à accomplir les tâches que vous leur confiez ou à en assumer les responsabilités.
  • vous retravaillez régulièrement les travaux de vos collaborateurs ou intervenez fréquemment dans des projets attribués aux autres
  • le moral de votre équipe est bas et le turnover de plus en plus élevé

A présent, démarrons les 7 règles de management pour savoir bien déléguer

Se préparer à déléguer

1 – Bien déléguer commence par adopter une attitude correcte

Si vous avez suffisamment confiance en vous, en l’utilité de votre poste, vous ne vous sentirez pas menacé pas le fait que « quelqu’un d’autre » exécute à votre place.

Aussi, la confiance est le socle d’une bonne relation entre un manager et son collaborateur. Alors :

  • faîtes confiance à la personne à qui vous déléguez
  • et soyez prêt à assumer les risques éventuels d’échecs, comme un manager responsable.

Lorsque vous vous préparez à déléguer, définissez en premier lieu les tâches à confier. Réfléchissez ensuite aux compétences et aux qualités requises pour mener à bien ces missions, et attribuez-les aux collaborateurs les plus qualifiés.

tâches à déléguer
Exemple d’un tableau de tâches considérées pour être déléguées

Apprenez aussi à faire confiance aux membres de l’équipe les moins compétents. Il vous suffira juste de vous assurer que les missions que vous déléguez sont assez structurées pour que votre collaborateur puisse les remplir avec succès.

2 – Ne vous trompez pas en définissant « Quoi » déléguer a « Qui »

Managers, soyez-en convaincus, il faut déléguer :

  • le plus de tâches possibles,
  • jusqu’à l’échelon le plus bas.

Dès que cela est possible, vous devrez déléguer un projet dans sa totalité pour renforcer l’engagement et la motivation de vos N-1. Bien sûr, évitez de déléguer systématiquement des tâches fastidieuses ou difficiles. Vous devez également confier des missions qui suscitent l’intérêt et peuvent être agréables pour vos collaborateurs.

Bien évidemment, vous devez déléguer des tâches à des personnes dont le jugement et les compétences sont fiables. Interrogez-vous : « lequel de mes collaborateurs est idéal pour ce travail ? »

matrice de délégation
Matrice d’aide à la décision pour évaluer les collaborateurs à qui déléguer une mission. Les deux dimensions de la matrice sont la capacité de la personne à accomplir la tâche et sa volonté à le faire.

A l’heure de confier une tâche, prenez en compte chez votre collaborateur :

  • Sa capacité à exécuter la tâche
  • Sa charge de travail actuelle
  • Son intérêt personnel et professionnel dans la réalisation de la tâche

Incitez réellement vos collaborateurs à vous parler de leurs intérêts professionnels et du temps qu’ils peuvent consacrer à de nouveaux projets. Vous pourrez aussi évoquer des opportunités professionnelles spécifiques en déléguant des projets qui jouissent d’une forte visibilité au sein de l’entreprise.

Comment déléguer des missions à ses collaborateurs

3 – Suivez ces étapes pour déléguer de manière « cadrée » et assigner une mission à un collaborateur

  1. Fixez systématiquement des objectifs SMART lorsque vous déléguez.
  2. Communiquez ensuite à la personne l’enjeu de la tâche en question, et comment cela s’insère dans la stratégie globale.
  3. Expliquez les possibles obstacles qui pourront être rencontrés.
  4. Identifiez les collègues qui seront, le cas échéant, concernés et décrivez leur rôle.
  5. Orientez vous sur l’obtention d’un résultat, et non sur l’exécution d’une méthode (sinon ça s’appelle de la formation)
  6. Spécifiez les ressources et l’aide que vous fournirez à la personne pour réussir sa mission.
  7. Enoncez clairement la responsabilité qui incombe à la personne à qui vous déléguez la tâche.
  8. Établissez avec votre collaborateur les indicateurs d’efficacité & autres critères d’évaluation qui vous permettront de juger si le travail est « bon », « moyen », ou « mauvais ».
  9. Avertissez sur les conséquences d’un travail « bon », « moyen » et « mauvais ».

Expliquez clairement ce que vous attendez, pour quand et comment seront mesurés les résultats. Si vous ne précisez pas vos attentes, le processus de délégation sera certainement une expérience décevante pour tout le monde.

4 – Conférez à votre collaborateur le niveau adapté d’autorité et faîtes en part au reste de l’équipe

Déterminez clairement quelles sont les responsabilités et les « pouvoirs » du collaborateur à qui vous déléguez la tâche. Puis, annoncez au reste de l’équipe l’autorité confiée à votre collaborateur.

L’objectif est de faire naître un sentiment de responsabilité commune pour les objectifs de l’équipe et de l’entreprise.

Evitez d’ailleurs de diluer un projet en délégant ses tâches à différentes personnes car vous prenez le risque qu’à la fin, personne ne se sente réellement « responsable » de la mission (sauf si la charge de travail de la mission est si importante que la confier à une seule et même personne serait trop écrasant). Même si votre collaborateur décide de déléguer certains aspect de la mission, il n’en sera pas moins responsable.

too many cooks in the kitchen comic
« We have too many cooks in the kitchen. »

5 – Fournissez le niveau de soutien et d’accompagnement adéquat

Soyez clair sur les moyens dont dispose votre collaborateur pour mener sa mission à bien. Faites lui en part en précisant quel degré d’aide le manager est prêt à apporter. Vous pouvez aussi demander directement à votre collaborateur quelle aide il attend de votre part pendant la mission.

Si besoin est, n’hésitez pas à former votre collaborateur pour lui conférer une plus grande autonomie dans l’exécution de la tâche déléguée.

Tout l’enjeu est de prouver aussi que la délégation est une expérience enrichissante pour l’équipe; donner l’opportunité à vos collaborateurs de monter en compétences peu aider à redorer le blason de la délégation.

Supervisez les missions que vous déléguez

6 – Contrôlez le processus de délégation

Il faut rester au courant de l’avancement du processus de délégation. Demandez un « reporting » régulier, même oral et/ou informel. Tenez un « carnet de bord », dans lequel vous assurerez le suivi des projets et des tâches déléguées.

Conservez une communication ouverte et objective, basée sur les faits & les résultats, avec votre collaborateur. En effet, vous devriez toujours privilégier le dialogue en précisant par exemple « si jamais vous avez un souci ou ne savez pas comment le gérer, n’hésitez pas à venir m’en parler ».

Observez les progrès de vos collaborateurs et donnez leur régulièrement du feedback pour les aider à mieux accomplir leurs missions, sans être envahissant ni « donneur de leçons ». Si vous voyez des signes annonciateurs de problèmes, ou que vous voyez que votre collaborateur « décroche », prenez les devant et proposez du coaching, ou des ressources supplémentaires si nécessaire.

importance feedback manager
Ce graphique montre l’importance pour un manager de savoir donner du feedback, sans devenir envahissant ou donneur de leçons

Attention : ne solutionnez pas les problèmes en lien et place des personnes à qui vous déléguez des missions ! C’est infantilisant et envoie un très mauvais signe à votre équipe. Il est important que cela soit votre collaborateur qui puisse s’en sortir par lui même (et je vous rappelle qu’il a d’ailleurs toute votre confiance et votre soutien, comme nous l’avons vu dans le paragraphe #1).

7 – Evaluez la performance du processus de délégation

Faites un debriefing avec votre subordonné. Commencez par saluer ses réalisations et félicitez-le pour les tâches qu’il a correctement remplies. Vous vous assurerez également que vos équipes / votre supérieur / vos clients soient également informés du travail de qualité qui a été fournie par la personne.

Comparez les résultats avec les objectifs. Analysez l’écart, et interrogez votre collaborateur sur les éventuelles variances. Soutenez-le malgré ses éventuelles erreurs.

Évaluez ensuite les comportements de votre collaborateur :

  • S’est-il comporté en accord avec le niveau de responsabilité et d’autorité accordés?
  • Pourrez vous lui confier plus de responsabilités la prochaine fois?
  • A-t-il été décevant? Pourquoi?

Demandez aussi à votre collaborateur comment il a vécu cette délégation.

Terminez le processus en apportant une critique constructive, en appuyant votre discours sur les faits et les résultats du travail, qu’ils soient favorables ou défavorables.

Le cas échéant, vous pouvez également proposer un coaching continu ou une formation extra pour continuer de développer les compétences de votre collaborateur, en fonction des enseignements retiré de cette expérience de délégation.

Conclusion : comment bien déléguer ?

L’art de déléguer fait partie intégrante du bagage d’un leader performant.

Pour déléguer efficacement, vous devez faire preuve de confiance, de clarté et de justice. Déléguer ne signifie pas « se débarrasser des tâches fastidieuses » et vous devez fournir les ressources et l’aide qui permettront vraiment au collaborateur de réussir sa mission.

Suivez la méthode bien établie dans cet article pour assigner des tâches de manière optimale à vos collaborateurs, lors d’un entretien individuel. Puis supervisez le processus, avec une attitude de « coach » plutôt que de « chef ». Pensez à tirer les leçons de vos expériences de délégation, et voyez-y l’opportunité de développer les membres de votre équipe.

Enfin, j’ajoute pour clore l’article cet heuristique qui vous explique comment prendre la décision de déléguer une tâche ou de la réaliser vous même.

comment choisir de déléguer une tâche

FAQ Déléguer

Comment Déléguer ?

Déléguer une tâche se fait la plupart du temps en entretien individuel. Le manager doit suivre la méthode suivante :

  1. Fixer un objectifs SMART
  2. Communiquer ensuite à la personne l’enjeu de la tâche
  3. Expliquer les possibles obstacles qui pourront être rencontrés.
  4. Identifier les collègues qui seront concernés
  5. Insister sur l’obtention d’un résultat, et non sur l’exécution d’une méthode
  6. Spécifier les ressources et l’aide mis à disposition
  7. Enoncer clairement la responsabilité qui incombe à la personne
  8. Établir les indicateurs d’efficacités & autres critères d’évaluation
  9. Avertir sur les conséquences d’un travail « bon », « moyen » et « mauvais ».

Quand déléguer ?

En tant que managers, certains signes doivent vous inviter à réfléchir sur votre capacité à déléguer :

  • votre boite mail est toujours pleine
  • vous êtes un habitué des heures supplémentaires
  • vos missions sont souvent terminées en retard, voire restent inachevées
  • vos N-1 laissent entendre qu’ils n’ont pas l’autorité suffisante pour mener à bien leurs activités
  • vos N-1 ne semblent pas prêts à accomplir les tâches que vous leur confiez ou à en assumer les responsabilités.
  • vous retravaillez régulièrement les travaux de vos collaborateurs ou intervenez fréquemment dans des projets attribués aux autres
  • le moral de votre équipe est bas et le turnover de plus en plus élevé

Quelles sont les tâches qu’on peut déléguer ?

Il est conseillé aux managers de déléguer le plus de tâches possibles, jusqu’à l’échelon le plus bas. Déléguez des tâches pour lesquelles vous avez des collaborateurs fiables, compétents et intéressés à conduire la mission en question.

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13 thoughts on “Comment bien déléguer ? Suivez ces 7 règles de management

  1. Ping : 15 bonnes pratiques pour un management moderne | Blog Business / WebMarketing / Management
  2. l dit :

    Merci pour cet article.
    Je suis tout à fait d’accord sur vos règles. La posture est importante. La manière de déléguer est un point d’attention. Le quoi et le qui sont cruciaux car souvent négligés : il y a beaucoup d’implicite qui aboutit généralement à une catastrophe car le collaborateur ne peut satisfaire le « contrat » du délégant s’il ne sait pas ce qui est précisément attendu de lui.
    Autre écueil commun, déléguer, ce n’est pas l’absence de contrôle. La confiance n’exclut pas le contrôle. La délégation n’exclut pas le contrôle non plus.

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