10 astuces pour mieux gérer son temps et être plus productif


 
Kézako?
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10 astuces pour mieux gérer son temps et être plus productif

10 astuces pour mieux gérer son temps et être plus productif

Certains pensent que bien travailler revient à travailler beaucoup, pendant de longues heures. Je ne suis pas d’accord. Personnellement, j’ai arrêté les journées de 12h. Je pars à 18h pétante. Le meilleur dans tout ça? J’ai les mêmes résultats -voir meilleurs- que lorsque je travaillais 2h de plus chaque jour…
 
Passer beaucoup de temps au bureau n’est pas sain. Ce qui compte, ce ne sont pas vos efforts, mais les résultats qu’ils provoquent. On peut être très vite déçu quand on travaille beaucoup: déçu de ne pas être récompensé pour nos efforts, et/ou de ne pas être reconnu par sa hiérarchie. Car aussi productif que vous vous efforcez d’être, si vous restez souvent tard au bureau, il est fort probable que vous ne soyez pas « proportionnellement » reconnu par votre hiérarchie en retour.
 
De plus, votre équilibre vie pro. / vie perso.  se détériore à chaque minute que vous passez de plus vissé sur votre chaise.  Or, le temps est la ressource la plus précieuse que vous ayez. Pour rester productif et motivé, vous devez savoir accorder une place dans votre agenda à tout ce qui compte pour vous, et ce n’est pas « que » le travail. Le temps est un levier de bien être tel que certains managers récompensent les meilleurs non pas avec des bonus, mais avec du temps !
 
Dans cet article, vous découvrirez 10 astuces qui vous aideront à :

  • mieux gérer votre temps,
  • augmenter votre productivité,
  • pour finalement être plus satisfait dans votre vie professionnelle

1 – Gérez le temps exactement comme de l’argent

« Le temps c’est de l’argent » dit l’adage. Mais avouons le, on a souvent tendance à mal utiliser son temps. Pourquoi? Car on ne considère vraiment pas cette « richesse » à sa juste valeur.

Mais qu’en serait-il si chaque minute travaillée vous coûtait 1€?

Dans certaines entreprises, les dirigeant serrent la vis sur les achats et ont pour obsession de réduire les coûts : les déplacements sont limités, le matériel informatique est vieillot, les locaux austères et on encourage les employés à faire plus avec ce qu’ils ont… Mais de l’autre côté, personne ne dit rien quand:

  • 5 directeurs,
  • qui gagnent chacun 55€/h,
  • vont faire 2 réunions de 4h chaque semaine pour discuter de la stratégie.
  • Coût Annuel d’une telle pratique pour l’entreprise = 103 400€

Quelle est la valeur qui ressort de ces réunions? Si elle est directement supérieure à 103 400€ par an, alors oui, le temps est bien utilisé. Sinon, cela revient simplement à « gaspiller », comme un manager qui validerait l’achat de 1000 chaises de bureau dans une entreprise de 80 salariés (environ 100 000 euros aussi)…
 
Le temps est une de vos richesses. Investissez le comme si c’était votre argent. En entreprise, le temps devrait être considéré comme une ressource précieuse et épuisable. De la même manière qu’une société tient une comptabilité, le temps devrait être géré de manière tout aussi rigoureuse.

2 – Pensez en terme de résultat, pas de temps passé

Comme chacun sait: la productivité, ce n’est pas travailler plus, c’est travailler mieux.

La productivité se définit comme la richesse générée par un individu en 1h de travail.

En d’autres termes, le jeu ne consiste pas à rester plus tard que ses collègues, mais à produire un maximum de résultats dans un temps le plus court possible. Passez 1h au café et 40 minutes devant Google Analytics ne génèrent pas de valeur en soi. C’est ce qui en découle qui compte.

  • 1h au café… oui mais avec un client pour susciter son intérêt dans un nouveau produit, cela est productif.
  • 40 minutes devant Google Analytics… oui mais pour livrer au développeur la liste des améliorations à implémenter cette semaine, cela est productif.

 
Quand vous engagez votre temps de travail dans un tâche, ne pensez pas directement au temps que cela devrait vous prendre, mais au résultat que vous souhaitez atteindre. A vous d’investir votre temps intelligemment pour maximiser votre impact. Parfois, certaines tâches complexes peuvent demander plusieurs heures, voire plusieurs jours, mais la richesse additionnelle générée pour l’entreprise est très faible. Oubliez les, ou déléguez les, pour vous focaliser sur ce qui aura plus d’impact pour votre entreprise.

3 –  Restez concentré sur ce qui compte, dîtes « non »

Dans la lignée du conseil précédent, efforcez vous de rester focalisé sur ce qui a de la valeur dans les yeux des gens pour qui vous travaillez. Rappelez vous Pareto: 20% de votre travail génère 80% des résultats. Ce sont ces activités là qui comptent, et qui sont prioritaires sur tout le reste.
 
C’est pourquoi, pour devenir plus productif, il vous faudra savoir dire « non ». Et cela est bien plus difficile que de dire « oui » à tout…

  • Les gens qui ne refusent rien -ou peu de choses- se retrouvent souvent dans des situations difficiles.
  • De plus, à vouloir contenter tout le monde, ils déçoivent de nombreuses personnes et renvoient une image qui ne leur est pas favorable.

 
Après tout, les journées font 24h pour tout le monde, et vous n’avez que deux bras… On ne peut pas tout faire, et il vous faudra prendre des décisions affirmées, sans brusquer vos collègues.

  1. Ecoutez bien leur demande, et faites préciser si nécessaire (ne refuser rien sans avoir bien écouté et compris avant)
  2. Refusez simplement, et énoncez en quoi cela est mieux pour eux comme pour vous.
  3. Ne cherchez pas à vous justifier -vous pourriez dériver trop vite- et restez ferme sur votre décision.
  4. Proposez enfin des alternatives de solutions si possible; rien de pire que les collègues qui vous laissent « le bec dans l’eau ».

4 – Ayez une méthodologie et des outils pour rester organisé et vous mettre en action

Pour être productif, il faut d’abord savoir comment agir efficacement dans votre travail. C’est fondamental.

C’est comme pour devenir pilote de course automobile, il faut savoir conduire une voiture…

Il existe plusieurs techniques de gestion du temps. Le but de cet article n’est pas de toutes les énumérer; vous les retrouverez facilement sur la toile. L’idée plutôt est d’insister sur la nécessité d’en avoir une « favorite », celle vous vous sentez d’utiliser facilement au quotidien.

  • Cela peut être la matrice d’Eisenhower (urgent / important),
  • ou des diagrammes de Gantt (calendrier de projet),
  • ou des To Do List qui découpent une tâche en plusieurs sous-tâches…
  • Qu’importe.

 
Ce qui compte, c’est que vous trouviez une routine d’exécution qui vous convienne, et que vous pourrez tenir dans la durée. Car le plus important pour être productif est de savoir « se mettre en route », et d’éviter à tout prix la procrastination. Si malgré tout vous êtes un procrastineur notoire,  sachez qu’il existe aussi des astuces spécialement conçues pour rendre votre procrastination productive !

5 – Ne pas confondre management participatif et réunionite

Le management participatif est une technique managériale puissante. Elle s’emploie lorsque les collaborateurs sont capables de mener à bien une tâche, mais qu’ils sentent une certaine insécurité ou manquent d’expérience. Le manager agit alors comme un « coach » pour les aider à accomplir leur mission et prendre les bonnes décisions par eux même.
 
Dans certaines entreprises, le concept de management participatif a été mal approprié, et il existe un amalgame entre cette technique de management et le concept de « vote ». En effet, certains managers croient qu’ils doivent toujours avoir l’avis de leurs équipes pour prendre une décision. Par conséquent, les équipes se retrouvent inondées de réunions en tout genre, et n’ont même plus le temps de « faire » vraiment leur travail et de réaliser les tâches qui leurs incombent.
 
Une culture d’entreprise trop participative est un vrai problème pour la productivité:

  • les gens passent leur temps sur des sujets internes, qui ne concernent que le microcosme dans lequel ils travaillent
  • trop d’employés participent à des décisions qui ne les concernent pas ou peu
  • les agendas sont bourrés, mais le temps de travail effectif se réduit, produisant alors un haut niveau de stress et de pression.

 
Pour sauvegarder votre productivité – et limiter votre pression au travail- n’acceptez que des réunions qui ont un ordre du jour communiqué à l’avance. Si vous organisez la réunion, invitez le moins de personnes possibles -seules celles qui sont vraiment nécessaires- et ayez toujours pour objectif de terminer 10min avant (cela vous force à synthétiser au maximum). Assurez vous que chaque réunion se termine avec un plan d’action clair, qui sera suivi après la réunion.

6 – Fuyez les interruptions, éliminez les distractions

A l’école déjà, votre instituteur vous reprenait sans cesse pour vos bavardages… Mais il y avait une bonne raison à cela ! Les interruptions et les distractions sont les pires ennemis de votre productivité.
 
Les messageries instantanées, les managers qui interrompent les gens à leur bureau, ou les employés qui posent spontanément des questions à leurs collègues sont néfastes à votre productivité. Il ne s’agit pas ici de s’isoler dans une pièce austère toute blanche. Il s’agit simplement de savoir rester concentré.
 
Nous avons tous des urgences. C’est sûr, parfois une tâche surgit, et son impact est tel qu’elle se doit d’être en haut de votre « To Do List ». Mais tant que faire se peut, éviter tous les « parasites » d’une bonne concentration. Si des évènements surgissent, ou quelqu’un vous interrompt, essayez d’évaluer le niveau de priorité à accorder. Si ce n’est pas urgent et important, demandez à voir cela plus tard et restez focalisé sur votre tâche en cours.

7 – Interrogez les autres sur votre productivité

Devenir efficace ne se fait pas seul, sur une île déserte. Votre productivité se nourrit du feedback des autres. Demandez conseil et une analyse bienveillante de votre productivité par les gens qui travaillent avec vous.
 
Pour que cela puisse vraiment vous être utile, expliquez en premier lieu ce que vous cherchez à atteindre, ce que vous aimeriez faire en plus et les points de blocage que vous rencontrez. Avec ces informations, votre interlocuteur cernera mieux votre contexte et vos objectifs, et pourra alors vous faire un retour plus constructif.
 
C’est aussi une occasion rêvée pour connaître les « astuces » de vos collègues pour être productif. Qui sait, un membre de votre équipe a peut être une bonne pratique que vous vous sentirez d’essayer facilement?

8 – Se chronométrer dans son travail

L’adage dit bien qu’on ne gère que ce que l’on mesure. Même si l’inverse est faux -mesurer n’est pas gérer- se chronométrer dans son travail est recommandé pour progresser plus rapidement.
 
Maintenir une feuille de temps est une technique perçue comme très contraignante par beaucoup d’employés. Après avoir passé 5 ans en agence, je peux vous assurer que cela n’est pas une tâche facile. Heureusement, il existe aujourd’hui des solutions simples comme Toggl qui vous permet de lancer le chronomètre d’un clic, depuis votre ordinateur ou votre mobile. Rien de plus simple.
 
L’objectif n’est pas de tracer chaque minute de sa journée, mais d’avoir des données pour avoir une vue objective de la situation, et ainsi déterminer comment l’améliorer.

  • Dans quel type de tâches investissez vous votre temps de travail?
  • Où devriez vous investir plus de temps pour avoir plus de résultats?
  • Comment passer moins de temps sur les tâches moins rémunératrices?

9 – Fixez vous un objectif simple et mesurable pour évaluer facilement vos progrès

Ce qui rend une personne heureuse au travail, c’est avant tout le sentiment de progresser et d’avancer. Encore faut-il être au clair sur ce que l’on souhaite atteindre. Dans vos efforts pour devenir plus productif, veillez à vous fixer un objectif simple, mais mesurable.

  • je pars à 18h30 au moins 4 jours sur 5
  • je veux atteindre mes objectifs sans jamais sacrifier mes classes de Yoga
  • je veux passer deux fois plus de temps avec mes équipes / mes clients
  • etc.

 
Avoir un objectif en tête vous permet de facilement voir si vous progressez, et dans le cas contraire, vous pourrez aussi plus facilement identifier ce qui vous empêche de l’atteindre.

10 – La gestion du temps passe aussi par les autres

Cet article n’est pas le seul à vous donner des astuces pour être plus productif. Comme ici, de nombreux auteurs abordent la productivité sous l’angle individuel:

  •  Comment VOUS pouvez mieux gérer votre temps,
  • Qu’est ce que VOUS pouvez changer pour être plus productif,
  • Comment mieux VOUS organiser,
  • ….

 
Mais en réalité, être soi même irréprochable dans la gestion de son temps n’est pas suffisant pour être productif. Oui, ce n’est pas suffisant, car vous n’êtes pas seul au monde. Dans certaines entreprises, la culture pousse les employés à travailler de manière malsaine et improductive. Dans le secteur des banques d’affaires par exemple, partir après minuit est une « norme ». On considérera que toute personne qui quitterait le bureau avant prend son après midi… Avec cette « norme » de travail, difficile de devenir plus productif étant donné la longueur des journées de travail.
 
Vous devez donc comprendre que vous aurez beau changer autant que vous voulez, si votre environnement de travail impose des contraintes fortes sur votre productivité (les locaux, vos collègues, un management imprévisible…), alors il y a de grandes chances que vos tentatives pour mieux gérer votre temps soient vouées à l’échec. Pour être plus productif, il vous faudra bien sûr améliorer votre gestion du temps et mettre en pratique tous les conseils cités plus haut. Mais il vous faudra aussi influencer votre environnement et les autres pour réunir vraiment toutes les conditions de succès.
 
Autres sources pour rédaction
50 Ways To Increase Your Productivity
Time Management: How to Increase Your Productivity
10 Ways For Productive Procrastination

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