#Infographie du Mercredi: Bonnes pratiques pour une réunion réussie


 

Nous avons tous connu cela… La « réunionite« .

La réunionite est définie comme « la manie de faire des réunions », qui sont souvent peu productives et dont la nécessité réelle est discutable. Bref, ce sont des réunions qui vous font littéralement perdre des minutes de votre vie !

La France est connue pour ses réunionites. Un sondage réalisé par OpinionWay en 2017 révélait que les gaulois passaient en moyenne 4,5h par semaine en réunion (9h pour les cadres), et que seulement la moitié de ces réunions étaient réellement considérées comme productives.

En plus de l’ennui qu’elles provoquent, les réunions peu productives sont très coûteuses pour les entreprises. Aux Etats-Unis, les réunions improductives représentent un « gâchis » financier d’environ 37 milliards de dollars par an. Si à votre tour vous avez envie de vous faire une idée sur le coût de votre prochain meeting, vous pouvez utiliser ce calculateur créé par Harvard.

Pour éviter que vos meetings ne soient qu’une pure perte de temps, l’infographie de ce Mercredi vous donne des conseils pour réussir votre prochaine présentation, et en faire une réunion efficace et utile. Nous partirons ici du principe que l’ordre du jour de la réunion est votre présentation, et que vous êtes celui qui va la délivrer à l’audience de la réunion.

A retenir:

  • Avant la réunion: faites votre travail correctement en préparant votre intervention, et en vérifiant le matériel. Pensez aussi à réserver un lieu calme car il n’y a rien de pire qu’une « réunionite » sur un bout de comptoir.
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  • Pendant la réunion: soyez respectueux et arrivez à l’heure. Pensez à inclure les personnes qui assistent à distance au meeting, par vidéo conférence. Si cela est judicieux, débutez par un tour de table tout en vous assurant que ce dernier soit concis, et n’entame pas de manière déraisonnable votre temps de discussion.
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  • A la fin de la réunion: assurez-vous de fermer la rencontre avec des « pour action » concrets, que vous aurez couché noir sur blanc (pour ensuite les envoyer en guise de compte rendu aux participants). Soyez courtois, et remerciez tout le monde pour leur temps et leur attention.
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  • Évitez le multitasking: quoi qu’en dise les gens, le cerveau humain n’est pas fait pour le multi-tasking. Aussi, en réunion, évitez de faire d’autres tâches en même temps, de vous laisser distraire par vos mails ou votre téléphone… Si vous avez une urgence à traiter, demandez juste poliment de vous absenter. Donnez aussi cette « règle de savoir vivre » à tous les participants.
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  • Soyez « carrés »: faites en sorte que vos réunions finissent à l’heure. Il n’y a rien de pire que les réunions qui s’éternisent. Tout d’abord, plus elles sont longues et moins elles sont efficaces, et c’est aussi un manque de respect vis à vis de vos participants (une réunion qui s’éternise, c’est assumer que personne n’a rien de plus urgent ou important à faire, ce qui est faux dans 99% des cas). Enfin, ne quittez jamais un meeting sans avoir pris de décision / défini un plan d’action concret.

Infographie offerte par Wrike – outil de gestion de projet basé sur le Web

Code de conduite pour réussir sa réunion

Autres sources pour rédaction:
Les salariés français victimes de « réunionite aiguë »
What Unproductive Meetings Are Costing You (Infographic)

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