L’infographie d’aujourd’hui publiée par Wrike nous rappelle l’importance d’avoir un bon plan de projet qui facilitera la vie de n’importe quel chef de projet. Comme dit le dicton : « Mieux vaut prévenir que guérir ». Faire un plan de projet bien construit évite la dérive, le dépassement des budgets et les objectifs manqués afin de réduire les effets du stress et de la frustration en général.
Les éléments essentiels pour construire ce plan sont comparés ici à un projet de menu pour un restaurant et nous démontrent qu’il faut une collaboration optimale de toute l’équipe et la satisfaction des parties prenantes du projet.
A retenir:
- Bien planifier son projet
- D’abord définir ce qu’on attend de ce projet et quelles sont les exigences pour le mener à bien . Par exemple, pour ce menu, 3 plats pour avoir un repas complet avec entrée, viande et dessert. Il ne faudra pas dépasser un budget x€, s’en tenir à la demande de quantité et de qualité mais aussi tenir compte des délais imposés.
- Enoncer alors la portée du projet pour en connaître les moyens, le coût….ici il faudra déterminer les ingrédients à choisir, leur poids, leur prix, et le coût de l’équipe pour la réalisation de ce menu. Bien lister toutes les ressources à qui on doit faire appel : équipes, matériels, budget prévu….
- Une fois les produits listés, on déterminera le délai exact de la livraison du projet : on obtiendra ainsi un calendrier détaillé des tâches à effectuer pour produire chaque produit livrable et on pourra utiliser un diagramme de Gantt pour visualiser dans le temps ces diverses tâches.
- Penser à évaluer les risques avec un plan d’action prévisionnel. Dans notre exemple, une rupture de stock d’un produit, un temps de livraison d’un ingrédients plus long…..risquent de mettre en danger la bonne réalisation du projet
- Passer à l’action
- Qui dans les équipes, aura les capacités de mener à bien ce projet pour en atteindre les objectifs? Pour cela il faudra définir les rôles et responsabilités des personnes/équipes choisies. Une bonne communication entre les équipes sera indispensable. Pour le menu pris en exemple, des personnes/équipes différentes feront chacune un plat, mais resteront en contact avec les autres pour s’assurer de la présentation, des goûts, des délais….
- Le chef de projet doit définir les processus à utiliser pour assurer que les exigences du projet répondent aux attentes de qualité. Le contrôle de la qualité est un élément important qui sera déterminant pour la satisfaction du client.
- Enfin, il faudra rester en communication avec toutes les parties prenantes du projet pour en discuter, recevoir des approbations ou des critiques, des mises à jour. Un logiciel de gestion de projet tel que celui proposé par Wrike va faciliter une collaboration étroite entre toutes les équipes que ce soit marketing, création, gestion des projets, développement des produits.
Infographie offerte par Wrike – collaborer en ligne
