5 raisons de faire appel à une société d’archivage électronique

Vous vous souvenez « avant », dans toutes les entreprises, mêmes petites, il y avait une pièce près du secrétariat remplie d’étagères chargées de dossiers pour stocker les archives. Oui, il fallait une pièce entière! Il fallait gérer le classement de ces centaines de documents, ce qui occupait une personne à temps plein (ou presque) pour les grosses entreprises.

Aujourd’hui, les entreprises se voient complètements submergées par des volumes de données en constante croissance.

L’évolution technique pose donc, d’une nouvelle manière, le problème de l’archivage.

On connaît les inconvénients de l’instabilité de certains supports. Combien de photocopies effectuées il y a une quarantaine d’années sont-elles devenues illisibles ? L’avènement du numérique a eu un impact significatif sur la gestion des documents d’entreprise. Si auparavant les sociétés procédaient uniquement à l’archivage physique de ces derniers, désormais elles doivent envisager un archivage électronique.

L’archivage électronique est incontournable pour sauvegarder les données importantes d’une entreprise.

En effet, il est difficile de prévoir les sinistres comme l’incendie, le vol, les dégâts des eaux ou autres défaillances électriques auxquels les dossiers sont exposés en permanence. Grâce à l’archivage électronique, la sécurisation des données devient moins difficile et plus fiable. Cependant il est essentiel de savoir comment archiver de façon optimale et de suivre certaines règles, notamment en respectant les principes du Records Management c’est à dire organiser et gérer de manière efficace et systématique tous les documents ou données dont on peut avoir besoin pour justifier de son activité, sous n’importe quel format.

Nous allons voir pourquoi il est alors préférable de faire appel à un spécialiste en la matière pour au moins 5 raisons.

1/ La prise en considération des contraintes liées à l’archivage électronique

L’archivage électronique ne se limite pas aux solutions de stockage. L’archivage est en effet distinct de la gestion électronique des documents, quoique les deux soient, dans une certaine mesure, complémentaires.

Archiver c’est :

• Respecter vos obligations en conservant vos documents pendant toute la durée d’archivage légale,
• Protéger vos droits, en étant capable de produire des documents à valeur probatoire,
• Maîtriser vos risques et préserver la pérennité de votre activité.

Les archives remplissent une triple fonction. Elles sont à la fois :

• vecteur de communication
• moyen de preuve
• outil de mémoire

Un bon système d’archivage électronique doit pouvoir tenir compte des contraintes techniques et légales existantes.

Faire appel à un professionnel vous garantit que toutes ces contraintes seront prises en compte dans la solution d’archivage électronique qui vous sera proposée et sera en conformité avec la réglementation.

2/ Le choix d’une solution d’archivage électronique en adéquation à vos besoins

L’archivage électronique, qui avait en premier lieu pour vocation de réduire le volume papier et l’organisation de celui-ci, est aujourd’hui une véritable stratégie à ne pas négliger pour l’entreprise dès lors que les documents électroniques prennent la même valeur que le papier comme l’indique l’article 1316-1 du code civil :

« L’écrit sous forme électronique est admis en preuve au même titre que l’écrit sur support papier, sous réserve que puisse être dûment identifiée la personne dont il émane et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité. »

Si, dans tous les cas, l’archivage électronique a la même finalité qui est

• d’assurer la protection,
• l’intégrité
• la valeur probatoire des documents,

la solution retenue pour une entreprise ne saurait être la même en tous points pour une autre entreprise.

Il faut en effet tenir compte des spécificités de la structure, du secteur d’activité et des documents concernés selon qu’ils soient nativement numériques ou pas. Un audit préalable doit alors être fait afin que votre système puisse être celui qui va répondre à vos besoins.

3/ Le gain de temps avec un spécialiste de l’archivage électronique

Bien plus qu’une simple contrainte légale, l’archivage de documents répond à des enjeux essentiels et peut apporter une réelle valeur ajoutée à votre organisation.

• Un archivage de documents efficace vous permet de produire certains documents indispensables lors d’un contrôle administratif, d’un audit ou devant un tribunal, ou de redémarrer votre activité dans de bonnes conditions après un sinistre.
• Un accès facile et rapide à vos dossiers clients vous permet d’assurer un traitement optimal de leurs demandes.

Toute entreprise doit conserver un certain nombre de documents :

• le service des ressources humaines pour les bulletins de paie,
• le bureau de comptabilité pour les factures,
• ou les dossiers administratifs des clients pour les contrats,

L’archivage pertinent est ainsi au centre des préoccupations.

Comme mentionné plus haut, la mise en œuvre d’un système d’archivage doit de plus tenir compte de toutes les contraintes, techniques et réglementaires. Choisir de le faire soi-même est non seulement risqué, mais aussi chronophage. Or avec un spécialiste qui a l’expérience et l’expertise nécessaires vous allez bénéficier d’un gain de temps non négligeable. Vous pourrez ainsi vous consacrer à d’autres tâches importantes dans la gestion de votre entreprise.

4/ L’optimisation du système d’archivage électronique

On comprends que l’archivage de documents requiert une bonne organisation pour tirer un maximum de profits des informations. Il est donc primordial d’en faciliter l’accès, en un minimum de temps.

Les entreprises veulent être en mesure de traiter, et de stocker ces vastes flux pour un meilleur accompagnement dans leur organisation au quotidien.

C’est aussi l’occasion d’aider à la prise de décisions grâce à l’analyse instantanée des données.

On assiste donc à une mutation de l’archivage des sociétés qui numérisent toutes les informations et adoptent des outils informatiques spécialisés en dématérialisation, sur le conseil d’experts en archivage électronique. L’archivage électronique permet une accessibilité facile et rapide de tous les documents, surtout si cet archivage est conduit par un professionnel aguerri. Il vous permettra de mettre en œuvre un système d’archivage de vos documents numériques en profitant pleinement de tous les atouts de la formule. Une interface vous permettra alors de pouvoir accéder à l’ensemble de vos documents et d’en contrôler tous les mouvements.

5/ Stockage et destruction des documents

L’archivage électronique obéit aux mêmes règles que l’archivage « à l’ancienne » en ce qui concerne le délai de conservation des documents. Le terme de leur conservation arrivé, il faut les détruire. Les supprimer ne suffit pas.

La destruction des documents numériques est autant contrôlée et encadrée que s’il s’agissait de documents physiques.

Avec un spécialiste, la destruction de vos documents sera faite dans le respect des normes, sans risque de destruction accidentelle définitive, toujours en vous garantissant une totale confidentialité.

Conclusion

Une prise de conscience générale est actuellement au cœur du phénomène Big Data. En effet on comprend à présent l’intérêt d’une bonne analyse de ces données, et les opportunités stratégiques qui peuvent en découler, en révélant ainsi tout leur potentiel.

Relever le défi du travail électronique, ce n’est pas seulement envoyer des E-mail ou mettre en place de systèmes de commerce électronique sur le Web. Tous ces systèmes créent des documents électroniques, qui, pour la plupart devront être classés et gérés de la même façon (ou mieux) que les documents papier. Les entreprises qui ne mettent pas en place de bonnes pratiques dans ce domaine, ne tireront pas pleinement profit de leurs systèmes électroniques.

Ainsi, en faisant appel à un spécialiste du stockage numérique vous pourrez bénéficier d’une solution sûre en tous points et hautement stratégique pour la vie et le fonctionnement de votre entreprise.