Comment créer une signature mail professionnelle ? [15 exemples originaux inclus]

calendar1 mars 2020

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categoryMarketing Digital

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time reading 15 min

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Sommaire de l’article

Comment créer une signature mail professionnelle ? [15 exemples originaux inclus]
Comment créer une signature mail professionnelle ? [15 exemples originaux inclus]
Comment créer une signature mail professionnelle ? [15 exemples originaux inclus]

Avec 22,7 millions de français qui se connectent chaque jour à au moins un compte mail, on peut dire que l’email est encore un canal de communication largement utilisé.

C’est certainement le principal mode de communication dans le monde professionnel. Saviez vous toutefois que dans un email, il n’y a pas que le corps du courriel qui transmet un message, mais que votre signature mail pouvait aussi en dire long sur vous et votre entreprise ?

  • Dans cet article, je vais vous livrer les bonnes pratiques pour créer des signatures mail professionnelles.
    • sur le contenu,
    • la mise en forme,
    • le design,
    • et l’exploitation marketing de votre signature mail
  • Vous y retrouverez de nombreux exemples pour vous inspirer et créer votre signature mail, à votre tour.
  • Nous verrons également un outil (Email Impact) qui vous permet de créer et administrer les signatures mail de toute votre entreprise en toute simplicité.

Pourquoi votre signature mail professionnelle est si importante ?

Plus que la fin de votre mail, votre signature est une extension de votre communication marketing

Bien qu’elle ait une utilité fonctionnelle forte, votre signature de mail peut aussi être un atout marketing.

Que ce soit avec vos clients, prospects, partenaires ou prestataires, l’e-mail est un canal de communication à part entière, et vos signatures se doivent de véhiculer de manière fidèle l’image de l’entreprise.

Et si vos signatures mail devenaient un générateur de trafic à part entière ?

En plus d’être une formidable opportunité pour valoriser votre expertise et affirmer votre crédibilité, la signature de mail peut aussi être un véritable générateur de trafic sur votre site.

En effet, l’envoi d’email one-to-one via outlook, thunderbird, … participe aussi à la génération de trafic, et encore plus si vous bénéficiez d’une signature attrayante, qui incite au clic.

Vous pouvez dès aujourd’hui suivre le trafic que vous rapporte votre communication one-to-one par mail en ajouter un _UTM dans votre lien. Ainsi vous pourrez comptabiliser dans Google Analytics exactement le trafic généré directement par vos emails. 

Changez le lien de votre signature mail vers votre site web avec une URL qui ressemble à : www.site.fr?utm_source=Email&utm_medium=One-To-One&utm_campaign=NomCollaborateur

En ajoutant des balises _UTM dans les URLs que vous ajoutez sur vos call to action, vous pouvez suivre directement le trafic généré par vos emails one-to-one dans Google Analytics

Faites de vos employés les premiers ambassadeurs de votre entreprise

On parle souvent de « clients ambassadeurs », mais saviez vous qu’aux Etats-Unis, on s’intéresse de plus en plus au concept de Employee Advocacy ?

Cette technique de communication consiste à encourager les collaborateurs à relayer et promouvoir des contenus de l’entreprise, et cela fonctionne !

  • Le contenu partagé par les employés génère 8 fois plus d’engagement que lorsque la marque le partage
  • La portée des messages des employées est boostée de 561% vs le partage via un seul canal appartenant à la marque
  • Les leads développés grâce aux employés se convertissent 7 fois plus
Employee advocacy
Les employés ambassadeurs représente une forme de communication efficace pour l’entreprise.

Bien entendu, vous ne pouvez pas forcer les gens à devenir des ambassadeurs de votre société : cette stratégie de communication repose sur le volontariat, la mobilisation et l’engagement des collaborateurs.

Ceci dit, chaque jour, les employés envoient et répondent à des dizaines d’emails professionnels.

Faites le calcul vous même; combien d’e-mails professionnels sont envoyés chaque année par les collaborateurs de votre entreprises ?

Imaginez-vous alors le public ultra ciblé que vous pourriez toucher si vous améliorez vos signatures mails et les transformez en véritable armes marketing ? Et dans le cas de la signature mail, il est peu probable que vous rencontriez de grandes réticences à ce que les employés fassent la promotion de la société via leurs messages professionnels !

Les signatures mail : un outil de communication encore peu exploité

La signature mail est encore très peu exploitée (ou mal exploitée), notamment par les PME et pourtant elle revêt un fort potentiel en terme d’image, de communication ou sur le plan marketing.

Statistique professionnels avec signature mail
On trouve sur certains blogs américains cette ancienne statistique qui révélait que la moitié des professionnels seulement ont une signature mail digne de ce nom.

Il n’est pas rare qu’au sein d’une même entreprise, on retrouve des signatures mails très différentes entre Paul et Jacques… Mais accepteriez-vous que vos employés utilisent votre logo en choisissant les couleurs qu’ils préfèrent ? Jamais de la vie me répondrez-vous… Et bien il en va de même avec votre signature mail.

En matière d’image d’entreprise, il est important que tout le monde se mette au diapason et utilise la même signature mail.

Quel contenu inclure dans votre signature mail ?

Les informations de base qui doivent figurer dans votre signature de mail

Quelque soit la signature mail que vous envisagez de créer, assurez vous que ces éléments sont toujours présents :

  • Votre prénom complet
  • Votre nom
  • Votre poste ou fonction
  • Le nom de votre entreprise (avec un lien vers votre site)

Pour les détenteurs d’un doctorat, il peut être judicieux le cas échéant d’ajouter le préfixe « Dr. » avant son nom et prénom.

Comme on peut s’y attendre, le nom de la personne et la raison sociale de l’entreprise sont les principaux éléments ajoutés à une signature mail. L’adresse postale en revanche est présente dans moins de 1/3 des signatures mail.

Les autres informations comme vos coordonnées (notamment numéro de téléphone avec indicatif international) ou vos réseaux sociaux peuvent éventuellement être ajoutés, mais restent optionnels.

N’ajoutez pas de citations dans vos signatures mail. Même si elle peut avoir un sens important pour vous, pensez que votre destinataire n’adhère pas forcément à votre adage et/ou qu’il ne comprendra pas la référence par rapport au corps de votre courriel. Cependant, si votre entreprise a un slogan ou une devise, alors vous pouvez l’inclure.

Enfin, le bon sens veut que vous n’ajoutiez pas votre adresse mail dans votre signature. Cette recommandation est très controversée (certains vous soutiendront qu’il vous faut ajouter votre adresse mail) mais après tout, le destinataire la connait déjà forcément puisque vous être en train de lui écrire !

Meme clever guy

Afficher le portrait de vos collaborateur est judicieux si vous misez sur l’Employee Advocacy

Comme discuté plus haut, toutes les communications email envoyées par votre équipe sont autant d’opportunités de rendre vos employés « ambasseurs » de votre entreprise.

Ajouter la photo de vos collaborateurs dans leur signature de mail peut renforcer ce phénomène et humaniser votre image de marque. Cela fait notamment sens pour les personnes directement en contact avec vos prospects et clients.

Cela peut aussi être une excellente stratégie pour les freelances, ou les entrepreneurs solo qui « humanisent » ainsi au maximum leurs messages, et créent immédiatement la proximité avec votre destinataire.

Dans ce modèle de signature mail, le portrait de l’employé est non seulement ajouté, mais on peut voir que le dernier article de blog publié par l’entreprise est aussi mis en avant.

Ajouter une clause légale de non responsabilité

La clause de non-responsabilité est un bloc de texte juridique que vous ajouterez avec une police de petite taille à chaque nouvel e-mail que vous envoyez en dehors de votre organisation.

Si vous souhaitez en savoir plus sur les clauses de non-responsabilité et trouver des modèles, il vous suffit de faire une simple recherche sur Internet.

Bien que cela soit un sujet « barbant », les informations que vous insérez dans le texte de la clause de non-responsabilité peuvent sauver votre entreprise en cas de poursuites judiciaires (notamment quand on travaille avec des partenaires internationaux).

Il est très courant dans les pays anglo-saxons d’ajouter sous sa signature mail une clause de non responsabilité en plus petit caractères.

Oser ajouter « Envoyé depuis mon iPhone »

Aussi farfelu que cela puisse paraitre, des chercheurs de Stanford ont découvert que cette simple mention « bateau » de l’iPhone peut en réalité améliorer votre image.

Les chercheurs ont découvert que lorsque les e-mails utilisent une grammaire, une orthographe et une ponctuation correctes, l’expéditeur est perçu comme très crédible, qu’il écrive depuis son téléphone ou son ordinateur. Jusque cela, tout est logique.

Cependant, les participants à l’étude étaient plus indulgents envers les erreurs (orthographe et coquilles en tout genre), comme le montre le graphique ci-dessous:

Etude stanford signature mail envoye depuis iphone

En sachant cela, vous pouvez jouer avec la traditionnelle mention « Envoyé depuis mon iPhone » et en faire une signature mail plus originale (si cela s’y prête dans votre cas) comme par exemple :

  • Brièveté et erreurs grâce à mon cher iPhone.
  • iPhone. iCoquilles. Désolé.
  • [Nom] a envoyé le message. L’iPhone a envoyé les fautes de frappe.
  • Envoyé depuis un appareil mobile, toutes les erreurs ont été ajoutées.

Se souvenir que les signatures mail les plus courtes sont les plus efficaces

Comme nous l’avons vu, vous pouvez inclure de nombreuses choses dans vos signatures mail. Toutefois, « les plus courtes sont les meilleures » dit l’adage.

En règle générale, faites en sorte que votre signature mail ne dépasse pas les 3 ou 4 lignes, de manière à ce qu’elle puisse se lire en moins de 5 secondes.

Ne succombez pas à la tentation d’ajouter encore et encore des informations. Essayez d’être plutôt concis, clair, allez à l’essentiel.

Cette signature mail minimaliste est élégante, efficace, et communique une vraie identité visuelle malgré sa simplicité

La mise en forme de votre signature mail

Utiliser des espaces et des séparateurs pour aérer votre signature mail

Ajouter dans sa signature mail les informations « basiques » peut déjà faire un grand volume de texte.

Pour rendre votre signature mail lisible et agréable, ajoutez des espaces et utiliser des séparateurs « | ».

Cela vous permettra de condenser un maximum d’information, sans pour autant créer une signature de mail qui ne serait qu’un bloc de texte illisible.

Malgré les nombreuses informations que contient cette signature mail, l’utilisation des séparateurs et l’espace négatif donne une impression général d’élégance, et un très bon confort de lecture.

Jamais plus de 2 polices différentes dans une signature mail

Si vous souhaitez que votre signature mail garde une certaine cohérence visuelle et renvoie une image élégante, alors ne jouez pas trop avec les polices.

Choisissez en une, voir deux maximum, et tenez-vous y !

Dans cette signature mail, une seule et même police a été utilisé et le résultat frappe par sa cohérence visuelle

Eviter les visuels & polices fantaisies pour que votre signature mail s’affiche partout

Bien qu’il est tout à fait envisageable d’ajouter toutes sortes d’images, il est important que vous ne dépassiez pas certaines limites.

En effet, tous les systèmes de messagerie ne proposent pas le même affichage, ce qui peut nuire à l’apparence de votre signature.

Ainsi, n’ajoutez pas de GIF, ou de polices/typographies exotiques qui pourraient ne pas être supportés, et donc bloqués par certains clients emails.

Même avec des polices « passe partout », vous pouvez créer des signatures e-mail professionnelles. L’exemple ci-dessus utilise une police Arial, taille 10 pt et reste élégante.

Miser sur une signature de mail « harmonieuse » et équilibrée

Pour que votre signature de mail apparaissent comme « professionnelle », elle doit présenter un certain équilibre.

Si les images sont trop prédominantes, ou certains textes trop gros, vous prenez le risque d’obtenir une signature mail désalignée et chaotique.

De la même manière, vous devez vous assurer que vos informations sont bien hiérarchisées. Pour ce faire, vous pouvez jouer mettre du gras et/ou utiliser des tailles de police différentes.

Dans ce modèle de signature mail, on observe un bon équilibre entre les images et le texte, tout en laissant l’espace nécessaire à une bonne lecture. Les séparateurs et la taille des polices permet aussi de voir immédiatement les informations les plus importantes.

Le design de votre signature mail

Adaptez vos signatures mail à la charte graphique de votre société

Il est important que votre signature mail respecte la charte graphique de votre marque pour une meilleure identification de la part du destinataire (couleur, typographie, logo, etc.).

Cela rend non seulement vos e-mails plus attractifs, mais il est également plus facile pour le destinataire de vous identifier rapidement et d’identifier votre entreprise. C’est un élément très important, en particulier lors de l’échange d’e-mails professionnels.

Même des signatures mails « minimalistes » sans image ni logo peuvent représenter déjà la marque. A vous de voir le design qui vous semblera le plus pertinent par rapport à votre identité visuelle, et aussi le plus efficace pour séduire vos destinataires.

Cet exemple de signature mail de Eskimoz reprend tous les codes de l’identité visuelle de l’agence: la police, les couleurs, la manière de présenter l’équipe, et même les labels « de qualité » gagnés par l’entreprise.

Respectez certaines tailles d’image si vous en ajoutez

Pour éviter que vos mails ne puissent pas être lus sur mobile, ou que leur chargement prenne une éternité, il est important de ne pas inclure d’image trop grande dans sa signature de mail.

De manière générale, les dimensions des images dans une signature mail sont dans l’intervalle de dimensions suivantes:

  • entre 320px et 600px de largeur
  • entre 90px et 150px de hauteur.
Ne faites pas l’erreur d’ajouter des images trop grandes dans votre signature e-mail au risque de perdre toute harmonie dans votre design.

Ne pas utiliser une seule image en bloc en guise de signature mail

Certains professionnels optent pour l’ajout d’une seule et même image en guise de signature de leur prose. Cela leur rend la conception plus facile, puisqu’il leur suffit de faire l’agencement visuel qu’ils veulent sur une présentation powerpoint par exemple, et rien ne bougera du coup pour le destinataire.

Ce n’est cependant pas une bonne pratique : en plus de mettre en péril la compatibilité avec les appareils mobiles (la signature apparaît en tout petit par exemple), on perd tout le bénéfice de rendre les éléments et les informations cliquables (site, réseaux sociaux, etc).

Et que se passe-t-il si le service de messagerie bloque complètement les images ? Votre signature mail disparaît, purement et simplement.

Il vaut mieux privilégier donc des signatures mail créées au format HTML qui garantit un affichage optimal sur tous les systèmes de messagerie.

Votre signature email doit être créée en HTML, et non avec une seule et même image qui peut présenter de nombreux inconvénients

S’assurer que sa signature mail reste bien lisible sur mobile

Environ la moitié des emails aujourd’hui sont ouverts sur mobile, et non sur un ordinateur de bureau. Les smartphones ayant aussi été largement adoptés chez les professionnels, on constate aussi un très fort pourcentage d’emails professionnels ouverts et lus sur ces appareils.

Vous devez donc faire en sorte que votre signature mail soit « responsive ».

  • Vous devez ainsi adapter les images,
  • ne pas avoir de polices minuscules,
  • et aussi ne pas faire l’erreur fatale d’avoir des éléments cliquables trop près les uns des autres (où sinon les « gros doigts » de vos destinataires n’arriveront jamais à interagir avec).
Avec plus de 50% des emails ouverts sur mobile, il est important que votre signature mail soit « responsive » afin de s’afficher correctement quelque soit la taille de l’écran.

Exploiter sa signature mail comme un levier marketing

Ajoutez des icônes pour diriger les clics sur votre signature mail

Les gens sont accoutumés à reconnaître certains signes / logos, et il est souvent plus efficace de montrer des pictogrammes précis plutôt que de tout rédiger au format texte.

De plus, cela allégera le design global de votre signature mail qui, autrement, peut perdre en lisibilité avec trop de textes. A condition bien sûr de rester sélectif, et de n’inclure les icônes réellement nécessaires (par exemple, ajoutez uniquement les icônes des réseaux sociaux sur lesquels vous êtes réellement actif).

Sans en faire des tonnes, cette signature mail est élégante et profite des icones, clairement identifiable, pour inciter le destinataire à rejoindre la personne sur principaux réseaux sociaux sur lesquels cette personne est active.

Animer ses signatures mails au gré de ses ambitions marketing

Nous l’avons vu plus haut, la signature mail est un véhicule de communication pour votre entreprise. Prise au pied de la lettre, cette phrase signifie que vous pouvez aussi la modifier en fonction des éléments que vous voulez promouvoir:

  • Cela peut être le dernier article que vous avez publié sur votre site,
  • une incitation à télécharger votre meilleur livre blanc,
  • ou le nouveau produit que vous venez de lancer cette année,
  • ou encore le prochain salon professionnel sur lequel vous serez présent,
  • etc.
Dans cet exemple, la signature mail du musicien met en avant sa dernière scène, ce qui lui permet aussi d’asseoir sa crédibilité.

Il est aussi possible d’imaginer des signatures mails qui mettent en avant des choses différentes par rapport au destinataire et à l’étape dans laquelle il se trouve dans son cycle d’achat (si il s’agit d’un prospect / client) :

  • Vous répondez à un lead ? Parlez lui de votre livre blanc…
  • Vous relancez un prospect a qui vous avez envoyé un devis ? Incitez le à se rendre sur votre comparatif de solution…
  • Vous écrivez à un fournisseur ? Rappelez vos engagements qualité…
  • Etc…

Faites vivre votre signature mail comme la page d’accueil de votre site, ou votre brochure que vous mettez à jour chaque année.

Ajoutez une bannière marketing dans votre signature mail

Les bannières sont une excellente occasion de communiquer des informations supplémentaires sur les produits de votre entreprise, les réalisations, les annonces importantes, etc. Elles peuvent attirer l’attention des destinataires.

L’ajout de bannières marketing qui peuvent être dynamiques et planifiables, différentes en fonction des collaborateurs ou des services de l’entreprise pour être plus ciblées par rapport au destinataire.

Les bannières sont cliquables et ultra-ciblées, qu’elles contribuent à générer du trafic ciblé vers un site qui peut être identifié et remonté via des tags sur un outil comme Google Analytics.

Dans ce modèle de signature, on remarque que l’ajout d’une bannière marketing incite clairement le destinataire à visiter le magasin en ligne de la marque, ce qui in fine augmente le trafic sur la boutique.

Attention toutefois : une bannière peut également gâcher la conception de votre signature mail si elle ne correspond pas à l’identité visuelle de l’entreprise, si elle est trop grande, trop petite ou de mauvaise qualité.

Ajouter un call to action directement dans votre signature mail

Dans certains cas, il est intéressant pour l’expéditeur d’ajouter un appel à l’action, et de le présenter tel quel, sous la forme d’un bouton :

  • Prendre un RDV
  • Télécharger notre brochure
  • Voir nos réalisations

Si vous utilisez une telle technique dans votre signature mail, n’ajoutez qu’un seul et unique appel à l’action.

Cette signature mail combine plusieurs techniques, en utilisant les bannières marketing comme un call to action fort, qui incite les destinataire à appeler l’établissement pour s’inscrire.

Un outil pour créer et gérer les signatures mail de toute votre entreprise

Changer « manuellement » les signatures mail de chaque employé est la meilleure manière de se planter

Il existe de nombreux outils pour vous aider à créer une signature mail facilement, en HTML, aussi cet article ne les listera pas tous…

Toutefois, peu d’entre eux offrent la possibilité de gérer les signatures mails pour toute une équipe. Résultat : à chaque fois que vous souhaitez faire un changement dans vos signatures mail, vous devez en faire la demande à chaque employé, relancer les retardataires, aider ceux qui n’y arrivent pas, etc…

L’infographie suivante vous montre comment changer manuellement les signatures mail de vos collaborateurs peut devenir un échec retentissant.

Gestion centralisée: en finir avec la corvée de demander à toute l’équipe de changer sa signature mail

Parce que vos signatures mail deviennent « outil de communication », il vous faut marquer une cohérence entre tous les employés, et avoir des signatures identiques entre tous les collaborateurs, en terme de design et de structuration technique.

Or, sans solution centrale, cela peut être un cauchemar, surtout si vous devez mettre à jour régulièrement les signatures.

Vos signatures mail et les éventuelles bannières que vous y incluez peuvent être pilotées centralement depuis un back office tenu par le service communication ou marketing de l’entreprise. Après l’installation automatisée, les employés ne se préoccupent plus de rien.

Une des solutions qui vous permet de bénéficier de cette gestion centralisée est Email Impact, accessible à partir de seulement 67.50€/mois pour 50 salariés !

Une intégration technique facile, avec la plupart des services de messagerie

Sur le plan technique, la solution s’intègre parfaitement à Outlook & Office 365, Gmail & G Suite mais aussi en mode hybride.

Aucune prise de tête avec ce type d’outil, tout a été pensé pour vous faciliter la vie et mettre en place des signatures mail pro, même si vous n’avez aucune connaissance HTML particulière.

Avec les outils de gestion centralisés de signature mail, des modèles de signatures sont directement intégrés dans l’outil pour vous aider à créer facilement le pied de mail qui conviendra le mieux à votre société.

Conclusion

De fait, votre signature mail est la dernière impression que vous laisserez à votre destinataire.

C’est pourquoi il est judicieux de bien la travailler, surtout si le corps de votre message est éloquent !

Vous l’aurez compris, il existe de nombreuses possibilités et bons conseils qui vous permettent de créer une signature mail professionnelle, mais aussi originale.

Il n’est pas conseillé de mettre en place toutes les bonnes pratiques de cet article en même temps, mais de sélectionner celles qui sont les plus pertinentes pour vous. Au final, l’image suivante récapitule pour vous les principaux « do » and « don’t » de la signature mail.

signature mail do and dont

Il n’est pas nécessaire de réinventer la roue en ce qui concerne la conception de signature électronique. Vous pouvez regarder celles des autres et vous inspirer de ce qui vous plait pour créer vos propres signatures mails professionnelles.

Dans tous les cas, j’espère que cette lecture vous aura donné envie de revisiter votre vieille signature mail actuelle ! 😉

Autres sources pour rédaction :
Employee Advocacy : Comment faire de vos employés vos meilleurs ambassadeurs ?
Les chiffres 2019 de l’e-mail

FAQ Signature mail

Pourquoi avoir une signature mail professionnelle?

lL’Email est le principal mode de communication dans le monde professionnel. Cependant il n’y a pas que le corps du courriel qui transmet un message, mais aussi votre signature mail qui peut en dire long sur vous et votre entreprise. Elle peut être un atout marketing car elle revêt un fort potentiel en terme d’image, de communication et génère du trafic.  

Comment présenter sa signature mail ?

Elle doit être lisible et agréable et avoir une cohérence visuelle. Pour que votre signature de mail apparaissent comme « professionnelle », elle doit être harmonieuse et équilibrée avec des informations bien hierarchisées. Elle doit respecter la charte graphique de votre marque pour une meilleure identification de la part du destinataire (couleur, typographie, logo, etc.). Attention à la taille des images et pensez toujours que votre signature mail sera souvent lue sur mobile!

Quel doit être le contenu de la signature mail ?

Doivent être toujours présents : votre prénom, votre nom, votre poste ou fonction, le nom de l’entreprise avec un lien vers son site. Inutile de mettre votre adresse mail. On peut rajouter des photos de collaborateurs pour humaniser votre image. N’oubliez pas d’indiquer éventuellement une clause légale de non responsabilité. Souvenez-vous que les signatures mail les plus courtes sont les plus efficaces.

Quel est l’importance la signature mail en marketing ?

On peut inclure des icônes à la place de texte pour alléger l’ensemble (réseaux sociaux par exemple). La signature mail peut être modifiée selon la communication que l’on veut transmettre : un nouveau produit, des bannières marketing dynamiques et plannifiables. Dans certains cas, il peut être interessant d’ajouter un Call to Action dans sa signature mail.

Existe -t-il des outils de création de signature mail ?

Il existe de nombreux outils pour vous aider à créer une signature mail facilement, en HTML. Cependant il faut avoir des signatures identiques entre tous les collaborateurs, en terme de design et de structuration technique. Les signatures mail peuvent être pilotées avec des solutions de gestion centralisée afin que l’installation des signatures soit automatisée pour tous les employés.

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