Qu’est-ce que la GPEC ? Comment la mettre en place ?

calendar3 novembre 2020

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categoryManagement

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Plus que jamais pour les industriels et les entreprises de toutes tailles, les équipes RH ont du pain sur la planche et doivent faire face à de nombreux challenges. En 2017, je vous citais le cas de AT&T, ce géant américain qui a été confronté à un énorme défi RH. Pourquoi ? Car il estimait, avec juste raison, qu’en l’espace de trois ans leur production serait dépendante des nouvelles technologies et qu’aucun de leurs salariés n’y était ni préparé ni formé.

L ‘entreprise a alors commencé par une analyse de GPEC pour cerner et identifier toutes les compétences qui leur manquaient. C’est cette approche qui leur a permis de relever ce gros challenge RH et de réussir leur transformation.

Mais qu’est-ce donc que la GPEC ? Et comment la mettre en place ?

Qu’est-ce que la GPEC ? Définition et rôles

Définition GPEC (Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences)

La gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences (GPEC)  est une gestion anticipative et préventive des ressources humaines, en fonction des contraintes de l’environnement et des choix stratégiques de l’entreprise. (Wikipedia)

La programmation pour la cohésion sociale issue de la la loi Borloo du 18/01/2005, rend obligatoire une négociation triennale sur les modalités d’information et de consultation des institutions représentatives du personnel mais aussi sur la stratégie de l’entreprise et sur les effets prévisibles sur l’emploi et les salaires. Cette négociation est recommandée pour toutes les entreprises et par contre obligatoire tous les 3 ans pour celles qui appartiennent à un groupe de plus de 300 salariés ou à une organisation à dimension communautaire de plus de 150 salariés.

Cette loi de cohésion sociale fait de la GPEC l’objet du dialogue social. Ce plan de gestion prévisionnel des emplois et des compétences est un vrai levier managérial (d’où l’intérêt d’un accompagnement externe,comme détaillé ici). Les RH sont au centre des décisions stratégiques avec des enjeux forts :

  • Prévoir l’impact des évolutions technologiques, démographiques et économiques sur les métiers et les compétences requises,
  • avoir un dialogue social sur une gestion préventive des compétences et mobilités nécessaires,
  • mieux gérer le capital humain pour anticiper l’avenir en développant la gestion de tous les âges,
  • se servir des différents outils de la construction des parcours, de la mobilité et de la formation,
  • rester attractif pour les salariés d’aujourd’hui et de demain.

Les rôles de la GPEC : répondre aux enjeux de l’entreprise et aux aspirations des salariés

Sauver l’emploi et développer les compétences.

1/ Répondre aux enjeux de l’entreprise

Avec la GPEC tout sera mis en oeuvre pour que l’attractivité de l’entreprise soit maintenue. Elle aura détecté et résolu en amont l’évolution des métiers, des emplois et des compétences.

En intégrant les technologies de pointe de l’information et de la communication, elle pourra conquérir de nouveaux marchés.

L’entreprise, en adaptant les compétences, les formations, les reconversions maintiendra l’emploi, l’évolution des carrières, et le recrutement.

Et enfin, elle assumera sa responsabilité sociale en impliquant tous les responsables opérationnels et les représentants du personnel pour le dialogue social.

2/ Répondre aux aspirations des salariés

La GPEC permet une gestion des talents par un encadrement de proximité soit collectif, soit individuel en permettant au salarié d’être acteur de son parcours, avec une trajectoire et un projet professionnel.

Grâce à l’anticipation, les effets prévisibles sur l’emploi et les salaires donnent aux salariés une sécurisation sur son employabilité. En effet, la GPEC peut déboucher pour le salariés sur des formations concrètes, ainsi que la maîtrise de nouveaux processus métier et d’outils (ex: démarches Qualivilles qui vise à améliorer la qualité d’accueil des collectivités et les conditions de travail des agents, pour en savoir plus, cliquez sur ce lien).

Les salariés prennent une part active aux mutations industrielles et technologiques ainsi qu’aux évolutions des métiers de l’entreprise.

Le management qui ressort de la gestion RH (syndicats, formation, mobilité, recrutement) avec des rendez-vous annuels ou à la demande, permet de mettre les salariés en confiance, notamment aux différents âges de la vie professionnelle.

Comment mettre en place la GPEC ?

La gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences est une démarche à mettre en place en plusieurs étapes. Cette démarche doit être placée sous le signe d’une approche participative qui favorisera l’adhésion des personnels impactés en les rassurant et en les valorisant. Ces étapes peuvent nécessiter selon les entreprises concernées un accompagnement.

On peut dire que la GPEC est un cycle permanent car le contexte de marché et les compétences nécessaires à l’entreprise évoluent en permanence.

Le Cycle de la GPEC

Étape 1 : Définir les objectifs de l’entreprise

Il faut d’abord identifier clairement les objectifs stratégiques de l’entreprise. Pour cela, les RH doivent interroger la direction de l’organisation afin de connaître ses attentes en termes de performance et de maintien de la compétitivité. Il faut donc définir les enjeux de l’entreprise au préalable pour donner à la GPEC des orientations et des objectifs clairs et pertinents.

Étape 2 : Diagnostiquer la situation actuelle

Les RH connaissent maintenant les objectifs souhaités, il faut alors faire un état des lieux des ressources en place. Où en est-on actuellement en terme d’effectifs, de métiers, de talents, de compétences et d’emplois ?

Il va falloir mettre en place :

  • l’évaluation des compétences de chaque collaborateur,
  • le point sur chaque poste avec les missions qui y sont rattachées,
  • l’identification d’une gestion anticipative et préventive des ressources humaines, en fonction des contraintes de l’environnement et des choix stratégiques de l’entreprise quant aux services, emplois et nombre de collaborateurs qui les occupent.

C’est le bon moment pour diffuser l’information et faire réagir les différents acteurs. Il faut préparer les managers à cette démarche et les y associer. C’est aussi l’occasion de reconnaître les compétences des salariés et de les valoriser !

Étape 3 : Établir un plan d’action

On établit un plan d’action à partir des besoins futurs identifiés, des compétences présentes dans l’entreprise et des objectifs de la GPEC. Pour cela tous les outils RH devront être utilisés.

C’est la phase où l’on conduit des entretiens d’évaluation et professionnels. C’est un moment important pour échanger, motiver, cibler des talents…

Le plan d’action aborde la future organisation du travail, la mobilité, la formation, le recrutement de nouveaux collaborateurs…Le rôle des équipes RH est encore une fois prépondérant.

Étape 4 : Déployer le plan d’action

On est d’accord sur le plan d’action, il faut maintenant en lancer la planification. La démarche GPEC sera de définir tous les axes de cette mise en oeuvre en coordination avec les managers, les salariés et les différents prestataires. En voici un exemple :

Exemple de plan d'action GPEC
Exemple de mise en place d’un plan d’action lié à la GPEC (Source)

Il faut bien faire attention aux bénéfices gagnés par les salariés, soutenus par les représentants du personnel attentifs à ce point crucial. Là encore, la communication est la clé de la réussite de la GPEC.

Étape 5 : Évaluer les résultats de la GPEC

Il faut suivre le projet et en évaluer ses résultats au fur et à mesure et à la fin, pour savoir si le plan d’action a porté ses fruits, s’il faut le modifier ou le perfectionner . On voit donc que le GPEC n’est pas figé, et peut évoluer.

Tous les enseignements qu’on pourra tirer de ce plan d’action permettra à l’entreprise et à ses collaborateurs de rebondir, de s’améliorer ou de s’ouvrir à d’autres perspectives.

Conclusion

La Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des Compétences mise en place depuis une bonne quinzaine d’années est une opportunité pour toute entreprise et ses salariés.

Côté entreprise, elle permet d’améliorer son attractivité en évoluant pour anticiper les compétences de demain. Côté salariés, elle leur permet de suivre l’évolution de leur entreprise et d’y participer tout renforçant leur employabilité.

La mise en place triennalle obligatoire repose en grande partie sur les équipes RH et leurs outils de gestion qui permettent de dérouler et d’accompagner cette démarche de GPEC adaptée à la stratégie de l’entreprise et à ses contraintes environnementales.

Pour terminer, je vous livre en vidéo un extrait de cours professionnel pour vous permettre de reprendre le cycle de la GPEC.

FAQ : GPEC

GPEC c’est quoi ?

GPEC est la Gestion Prévisionnelle de l’Emploi et des compétences. Elle a été mise en place par la loi Borloo en janvier 2005 pour les entreprises de plus de 300 salariés ainsi que les sociétés communautaires de plus de 150 salariés. La GPEC est obligatoire tous les 3 ans.

A quoi sert la GPEC ?

La GPEC est une gestion anticipative et préventive des ressources humaines, en fonction des contraintes de l’environnement et des choix stratégiques de l’entreprise

Elle permet de prévoir et d’anticiper l’évolution de l’entreprise et son adaptation aux mutations à venir de façon à préserver le travail des salariés et d’adapter leurs compétences à cette évolution.

Comment mettre en place une GPEC ?

Il y a 5 étapes pour mettre en place une gestion prévisionnelle de l’emploi et des compétences, GPEC :

  • Cerner et définir les objectifs de l’entreprise pour son avenir.
  • Diagnostiquer la situation actuelle de l’entreprise : salariés, compétences….
  • Établir un plan d’action pour ajuster les postes et missions des salariés, la formation, le recrutement….
  • Faire un planning détaillé du déploiement du plan d’action auquel tous les collaborateurs adhèrent.
  • Utiliser des méthodes d’évaluation des résultats du plan pour les ajuster, les modifier ou en tirer des enseignements pour les plans suivants.

Autres sources pour rédaction :

Les étapes de la GPEC

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