13 conseils pour réussir son externalisation avec des freelances et des assistants virtuels

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• Quels collaborateurs pour l’externalisation ?
• Externaliser avec un freelance
• Externaliser avec un assistant virtuel
• QUOI externaliser à un assistant virtuel ?
• 1 / N’externalisez jamais une activité clé
• 2 / Choisissez bien les tâches à déléguer à un assistant virtuel
• 3 / N’externalisez que des tâches chronophages, qui valent la peine d’être réalisées : éliminez et automatisez d’abord
• COMMENT trouver un assistant virtuel à qui confier des missions ?
• 4 / Pour externaliser, commencez simple et petit : allez sur Fiverr
• 5 / Formalisez noir sur blanc comment exécuter la tâche avant d’engager un assistant virtuel
• 6 / Soyez clair sur les priorités : quelles tâches doivent impérativement être réalisées en premier?
• 7 / Suivez le portefeuille de tâches déléguées
• 8 / N’attendez pas toujours que le travail soit terminé pour y jeter un coup d’œil
• À QUI faire confiance pour être son assistant virtuel ?
• 9 / Posez des questions avant d’engager un prestataire externalisé
• 10 / Précisez dans l’annonce que l’on doit vous répondre en français si vous cherchez un assistant francophone
• 11 / N’acceptez pas que votre assistant virtuel délègue lui même la tâche à un autre
• COMBIEN d’assistants virtuels avoir et pour quel montant?
• 12 / Engagez des assistants virtuels différents pour n’en garder que quelques uns sur le long terme
• 13 / Ce qui compte, c’est le coût à la tâche accomplie, et non le taux horaire
• Conclusion
• FAQ
• Qu’est-ce que l’externalisation ?
• Qu’est-ce que l’externalisation avec un assistant virtuel ou un freelance ?
• Comment trouver un bon assistant virtuel pour l’externalisation ?

Dans mes projets entrepreneuriaux, je me retrouve souvent « bloqué »…

Bloqué, car les journées font 24h, et je dois les répartir entre un travail de salarié, une famille de deux enfants, un foyer à faire tourner, des cours à préparer et de multiples projets à faire avancer (ma « to do list » contient toujours entre 100 et 300 tâches !).

Mais je suis un travailleur acharné, j’ai donc pris le taureau par les cornes :

• Pour continuer d’avancer, j’ai d’abord travaillé sur ma productivité.
• Puis, j’ai automatisé un maximum de tâches, avec plus ou moins de succès parfois, je le confesse.

Et malgré ma capacité à en faire toujours plus, je voyais bien que la montagne qui me restait à gravir pour faire avancer mes projets restait aussi haute que l’Everest lui-même. Alors je me suis tourné vers l’externalisation.

Je me suis dit que certaines tâches pouvaient tout à fait être déléguées. J’ai cherché des prestataires et des assistants virtuels. Dans mes tribulations, j’ai fait de nombreuses erreurs et j’ai pu me rendre compte ô combien il était difficile de trouver de bons collaborateurs externalisés.

J’ai réfléchi aux leçons que j’avais apprises au cours de mes expériences d’externalisation et je vous ai concocté 13 conseils que j’aurais aimé que l’on me donne au départ.

Mais auparavant qu’entend-on par collaborateurs externalisés ? On parle le plus souvent de Freelances ou assistants virtuels, il y a-t-il une différence ?

Quels collaborateurs pour l’externalisation ?

Externaliser avec un freelance

Free-lance est un mot anglais qui est maintenant dans le dictionnaire français en tant qu’adjectif invariable (un travail free-lance, des missions free-lance) ou nom commun représentant un métier effectué par une personne : un(e) free-lance.

Le nombre de freelances a triplé ces 10 dernières années à la faveur surtout du régime de la micro-entreprise. Vous pourrez retrouver de nombreux freelances qui proposent leurs services sur des plateformes de mise en relation comme Fiverr.

Un free-lance est donc un travailleur indépendant qui travaille à son compte au service de ses clients avec un statut juridique qu’il choisit. C’est un entrepreneur :

• Qui travaille seul, sans salarié ;
• Qui exerce une activité de service (le plus souvent dans des métiers du conseil, du numérique, de la communication, mais pas seulement) ;
• Qui travaille en B2B ;
• Qui dispose d’un portefeuille client (
• ne travaille pas pour un seul client) ;
• Qui ne dispose pas d’un local commercial.

Externaliser avec un assistant virtuel

Un(e) assistant(e) virtuel(le) est un(e) entrepreneur(e) indépendant(e) qui travaille à distance pour fournir des services le plus souvent à des petites entreprises ou des particuliers.

Cette activité augmente fortement avec le développement croissant d’entreprises et d’activités à domicile. D’ailleurs la demande pour les services d’assistants virtuels en ligne est très forte actuellement.

Ne pas confondre avec l’assistant virtuel intelligent ! C’est un logiciel qui exécute des tâches en ligne en fonction des commandes ou de questions , ce que font par exemple les chatbot.

Le métier d’assistant virtuel ressemble beaucoup à celui d’un assistant, à la différence qu’il s’effectue à distance du commanditaire. L’assistant peut travailler depuis chez lui ou dans des espaces de coworking. Il doit bien maîtriser l’outil informatique et avoir des compétences correspondantes aux demandes de ses clients en termes de communications orales et écrites.

On constate que les deux termes  » free-lance  » et « assistant virtuel  » se confondent dans leurs métiers en proposant les mêmes compétences et qualités. Ce sont des e-assistants. Ainsi on peut entendre parler d’assistant virtuel freelance.

Donc oui, on peut externaliser avec un(e) assistant(e) virtuel(le) ou un free-lance !

QUOI externaliser à un assistant virtuel ?

1 / N’externalisez jamais une activité clé

J’ai essayé de faire appel à l’aide de rédacteurs externalisés pour m’aider à produire des ouvrages plus conséquents. Et dans 99% des cas, cela a été un échec cuisant : j’ai perdu des milliers d’euros et des dizaines d’heures de travail. Pourquoi ?

Tout simplement parce que j’ai souhaité externaliser « ma rédaction« . Car non, je ne cherchais pas un texte banal sur un sujet banal, mais une retranscription de mon expérience et de mes connaissances… Et cela, aucun assistant virtuel ne pouvait l’avoir.

Pour moi c’était la rédaction. Pour vous c’est peut-être autre chose :

• Répondre aux clients ?
• Vendre ?
• Négocier avec les fournisseurs ?
• Sélectionner les sujets de votre newsletter ?
• Optimiser vos campagnes publicitaires ?
• …

Quelque soit la tâche, prenez le temps de bien identifier les activités qui font vraiment l’authenticité de votre business, et qui rendent heureux vos clients, vos partenaires, votre communauté.

Dans la plupart des cas, externaliser ces tâches ne sera pas une bonne idée.

Si vous externalisez une activité « stratégique » pour vous, vous prenez trois risques :

1. Au mieux, cela ne sera pas rentable, car vous devrez au final travailler autant de temps (sinon plus) que si vous aviez décidé d’exécuter cette tâche par vous même.
2. Probablement, vous n’apprendrez rien et ne développerez pas ce savoir-faire crucial pour votre réussite à moyen / long terme.
3. Au pire, vous éliminez petit à petit ce qui faisait toute votre différence par rapport à vos concurrents et les clients se feront progressivement de plus en plus rares.

2 / Choisissez bien les tâches à déléguer à un assistant virtuel

Pour des entrepreneurs Internet comme moi, quand on pense « externalisation », on pense forcément à la comptabilité, la création graphique, le SEO, la rédaction de contenu gratuit, la technique (développement web par exemple)…

Toutefois, il faut garder à l’esprit que faire appel à des freelances externes ou des assistants virtuels ne doit se faire que pour certains types de tâches :

• les tâches répétitives et chronophages, que vous ne pouvez pas complètement automatiser,
• les tâches « support » qui ne peuvent pas être éliminées mais qui ne rapportent pas directement d’argent ou qui n’ont pas d’impact sur la satisfaction client,
• les tâches que vous ne faites pas bien, ou pour lesquelles vous avez une faible productivité,
• les tâches que vous trouvez pénibles, et qui vous poussent à procrastiner.

C’est pourquoi je ne délègue pas  » tout et n’importe quoi « , et m’attache scrupuleusement à confier à des assistants les tâches qui rentrent dans au moins une des catégories évoquées ci-dessus.

Toutefois, j’ai aussi mis beaucoup de temps à me mettre à l’externalisation et mes projets en ont souffert d’une manière ou d’une autre. C’est pourquoi je me force à regarder régulièrement ma liste de tâches et à me poser les questions suivantes :

• Quelles tâches y sont inscrites depuis le plus longtemps ? Au lieu de procrastiner, est-ce que cela vaut le coup que je l’externalise ?
• Quelles sont les tâches qui me causent le plus de frustration et d’ennui ?
• A chaque fois que je démarre une nouvelle tâche, je m’interroge si un assistant peut s’en charger.

Avec cette simple  » hygiène intellectuelle « , je m’autorise à lâcher les manettes et à confier mes tâches à un autre, sans pour autant en abuser.

3 / N’externalisez que des tâches chronophages, qui valent la peine d’être réalisées : éliminez et automatisez d’abord

Quand on a goûté une fois au bonheur que procure une externalisation réussie grâce à un assistant virtuel en or, on a vite fait de tomber dans une autre logique : celle de tout externaliser.

Mais en fait, externaliser ne signifie en aucun cas « toujours se dégager des tâches pourries », qui in fine ne se soldent que par une perte de temps et d’argent.

C’est le cas par exemple des tâches qui ne sont pas assez chronophages. Cela n’a aucun sens de prendre 15 minutes à déléguer une tâche qui vous prendrait 10 minutes à exécuter par vous même.

Par exemple, je croyais à un moment que certains aspects de mon processus de rédaction pouvaient être délégués, comme la mise en forme, le retaillage d’image, la tenue d’un calendrier éditorial… Mais la réalité est qu’il était bien plus rapide pour moi de faire ces tâches comme je l’entendais plutôt que de rédiger un email pour briefer un assistant virtuel, et ensuite d’attendre que le travail soit achevé.

L’autre piège à éviter est de confier à un assistant virtuel que vous payez une tâche qui n’a finalement aucune valeur pour votre business. En effet, une tâche ne doit être accomplie que si elle est importante et précisément définie. Avant de déléguer, vous devez d’abord vous demander si la tâche en question peut être éliminée.

Enfin, ne déléguez jamais une tâche qui peut être automatisée. Il vaut mieux que vous investissiez un peu plus de temps ou d’argent pour automatiser l’exécution d’une tâche une bonne fois pour toute, plutôt que payer ne serait-ce que 30min d’un assistant virtuel qui aura besoin de réaliser la tâche encore et encore.

COMMENT trouver un assistant virtuel à qui confier des missions ?

4 / Pour externaliser, commencez simple et petit : allez sur Fiverr

Quand on externalise une partie de sa « To Do » pour la première fois, on est toujours un peu réticent à sauter le pas. Honnêtement, j’ai procrastiné au moins 2 ans avant d’accepter d’externaliser à d’autres ce qui était devenu pour moi une « routine ».

J’ai pris autant de temps car je pensais toujours à devoir trouver  » une perle rare « , et je m’inquiétais de ce qui pouvait arriver si la tâche n’était pas bien réalisée. Je regardais des sites, des profils, je m’informais… mais s’en passer le pas. Je peux vous avouer avec le recul que je réfléchissais bien trop !

Car en effet, la solution est simple et sous les yeux de tous. Car externaliser ne signifie pas mettre en place en 15 jours une armée d’assistants virtuels aux quatre coins du globe, qui assureront seuls 90% des activités de votre business… Loin de là.

Pour débuter, au contraire, choisissez une seule tâche simple, qui répond aux critères évoqués au-dessus, et pour laquelle vous savez exactement quel type de professionnel dont vous avez besoin. Et pour recruter votre premier freelance/assistant virtuel, pas besoin de poster une offre à Pôle Emploi : il vous suffit juste de vous connecter sur un site célèbre qui regroupe des milliers de compétences diverses et variées, à savoir Fiverr.

Sur Fiverr, quelque soit la compétence que vous recherchez (traduire un document, remplir des données dans une feuille de calcul, créer une landing page, réaliser un logo…) vous pourrez trouver instantanément des freelances compétentes et prêts à travailler. C’est pourquoi je recommande aux débutants en externalisation de commencer par là ; Fiverr est « la » plateforme d’intermédiation phare des freelances et autres assistants virtuels !

Le fait également que Fiverr organise ses vendeurs par niveaux (le niveau 2 signifie que le freelance a déjà réalisé plus de 50 commandes par exemple) et la transparence sur les avis de leur clients, vous permettent vraiment de choisir le professionnel qui est le plus à même de réussir la mission que vous lui confiez.

5 / Formalisez noir sur blanc comment exécuter la tâche avant d’engager un assistant virtuel

J’ai au moins mis 1 an et demi à comprendre l’importance de bien préparer en amont les tâches à déléguer.

Au début, je considérais que le but de l’externalisation était (surtout) de gagner du temps, et que je ne cherchais pas à micro manager qui que ce soit… En conséquence, je réalisais des briefs qui donnaient les grands axes, et décrivaient en quelques lignes le livrable attendu, puis je déléguais la tâche telle quelle… Grosse erreur.

À plusieurs reprises, je me suis retrouvé après coup avec plus de problèmes que de solutions. Le temps passé, soit en aller/retour, soit à refaire le travail, effaçait complètement les bénéfices de l’externalisation.

Les premières fois, on pense ne pas avoir trouvé le bon assistant virtuel. Puis on comprend au fil des collaborations ratées que le souci vient plutôt de soi.

J’ai donc commencé à faire les choses différemment :

• J’ai pris le temps de détailler par écrit chaque étape nécessaire pour accomplir la tâche comme je le souhaitais.
• Je me suis chronométré pour pouvoir informer ensuite mon assistant virtuel sur le temps qu’il lui faudrait pour réaliser la mission, et en déduire une deadline raisonnable.
• J’ai rassemblé des ressources additionnelles sur  » la bonne manière  » d’exécuter la tâche en question, et j’ai demandé à mon assistant de les consulter avant de se mettre à l’ouvrage.
• J’ai fourni des exemples de livrables concrets, pour que mon assistant puisse concrètement voir et comprendre quel résultat j’en attendais.
• …

Depuis, je construis et conserve des « modèles » de tâches, qui formalisent les processus précis que j’emploie pour réaliser telle ou telle opération. Un peu comme un grand livre de recette de mon savoir faire. Et lorsque je délègue une mission à un assistant, je lui partage la page du livre dont il a besoin pour réaliser la tâche sans erreur, avec le niveau de qualité attendu, dès le premier coup.

6 / Soyez clair sur les priorités : quelles tâches doivent impérativement être réalisées en premier?

Quand vous travaillez avec un assistant virtuel en qui vous avez confiance, vous aurez logiquement tendance à déléguer plus d’une tâche. Les missions s’entassent et se succèdent et il est logique que, sans indication de votre part, votre assistant virtuel s’organise au mieux pour exécuter les tâches aussi rapidement qu’il le peut.

Oui mais voilà ; parmi toutes les tâches que vous déléguez, certaines sont plus essentielles que d’autres, certaines sont plus urgentes que d’autres.

Assurez-vous d’explicitement indiquer à votre collaborateur quelle tâche doit être exécutée et finalisée en premier, pour éviter de vous retrouver par la suite avec une multitude de  » petites actions  » menées à bien, mais qui n’ont contribué en rien à faire avancer votre business.

7 / Suivez le portefeuille de tâches déléguées

Ce n’est pas parce que vous « faites faire », que vous devez complètement sortir ces tâches de votre esprit. En bon gestionnaire, vous assurerez un suivi des tâches que vous déléguez, et garderez un œil sur les deadlines.

L’objectif n’est pas tant de « mettre la pression » à son assistant virtuel mais plutôt de savoir quand proposer son aide. Si vous observez qu’une tâche avance lentement, vous pouvez prendre contact et demander si tout est clair pour votre collaborateur virtuel.

• Peut-être avez-vous mal formalisé votre demande ?
• Ou bien y’a-t-il une dépendance à cette tâche que vous n’aviez pas identifiée au départ ?
• Est-ce que le processus est bloqué à un endroit et vous pourriez aider à faire avancer les choses ?

Une simple feuille de calcul peut suffire pour suivre l’ensemble de son portefeuille de tâches. Pour ma part, j’utilise Trello qui me permet d’avoir un  » action center  » commun à tous.

• A chaque nouvelle tâche déléguée, je prends soin de remplir les informations nécessaires au freelance (objectif, méthodologie, charge de travail, deadline…).
• J’attache également dedans tous les fichiers nécessaires à l’accomplissement de la mission .
• Une fois prête, j’assigne la carte Trello à la bonne personne et voilà la tâche déléguée !

Pour les missions les plus importantes, je rédige également un e-mail en parallèle et propose proactivement d’en parler de vive voix si nécessaire.

8 / N’attendez pas toujours que le travail soit terminé pour y jeter un coup d’œil

J’ai travaillé avec des assistants qui me rendaient la vie facile au premier abord. Ils se contentaient d’un brief synthétique, donnaient l’impression de tout comprendre, et ne me dérangeaient jamais jusqu’à qu’ils terminent la tâche… Seulement voilà, ma tranquillité s’arrêtait au moment de la livraison du travail demandé 🙁

Après avoir passé des heures dessus sans me demander de clarifications, l’assistant me livrait un travail « à côté de la plaque ». La faute ne lui appartient pas vraiment ; après tout, quand on donne des consignes sommaires, on ne peut pas s’attendre à un résultat époustouflant.

C’est pourquoi, sur les tâches les plus importantes ou les plus longues, je prends régulièrement des nouvelles auprès de mes assistants virtuels pour savoir si tout se déroule comme prévu.

Je leur demande aussi de travailler sur des documents collaboratifs auxquels je peux accéder à n’importe quel moment. Cela me donne l’opportunité de revoir le travail en cours de route, et parfois d’ajouter quelques commentaires dès le début pour rectifier le tir avant que l’assistant ne passe des heures à finaliser la tâche. En détectant ainsi les erreurs de qualité plus tôt, cela permet à tout le monde d’être plus efficace.

À QUI faire confiance pour être son assistant virtuel ?

9 / Posez des questions avant d’engager un prestataire externalisé

Je me suis rendu compte que les freelances et autres assistants virtuels avec qui cela n’avait pas marché présentaient la caractéristique d’avoir été la première personne à s’être proposée pour la mission.

Je ne dis pas qu’il vous faut toujours refuser les premiers freelances qui se proposent à vous, mais qu’il faut plutôt de prendre le temps de poser les bonnes questions avant d’engager un prestataire externalisé.

Car en effet, il arrive parfois que certains freelances, notamment sur les places de marché Internet, se « jettent » sur les nouvelles missions qui sont publiées, et répondent avec une réponse type, sans avoir réellement lu les instructions.

Je vous invite donc, dès la rédaction de votre mission et dans les premiers contacts que vous aurez avec un freelance de poser les questions suivantes :

Si vous vous appliquez à poser systématiquement ces questions, vous écarterez les touristes et éviterez bien des surprises par la suite. De plus, à l’heure de porter définitivement votre choix sur un freelance, il sera intéressant que vous compariez les réponses des différents candidats.

10 / Précisez dans l’annonce que l’on doit vous répondre en français si vous cherchez un assistant francophone

J’ai déjà publié sur des places de marché des offres de mission pour des tâches de relecture et de rédaction (en langue Française). J’ai été surpris du nombre de réponses de professionnels non francophones ; alors qu’on parlait de travailler sur des textes écrits dans la langue de Molière, comment se fait-il que je reçoive tant de réponses faites en anglais ?

Bien entendu, ils me disaient tous qu’ils pourraient satisfaire ma demande… Mais de mon côté, comment m’assurer de leur niveau de français ?

De cette expérience, j’en ai tiré deux leçons :

1. Si vous voulez vraiment un assistant virtuel francophone, exigez noir sur blanc qu’on vous réponde en français. Cela écartera naturellement les opportunistes.
2. Si vous avez besoin d’un certain niveau de français (pour de la rédaction, des réponses aux clients, etc…) , exigez une mise à l’épreuve avant de valider un freelance (écrire un texte d’une page, avoir un entretien via visioconférence, etc…)

11 / N’acceptez pas que votre assistant virtuel délègue lui même la tâche à un autre

Cela en fera peut-être sourire certain, mais j’ai déjà eu le cas où des assistants virtuels avaient eux même délégué mes missions à un autre assistant virtuel… Et ce qui m’a été livré au final était une catastrophe.

Bien évidemment, l’assistant ne m’avait jamais averti que le travail serait confié à un autre. Tout cela s’est passé  » sournoisement « , sans que je puisse vraiment m’en rendre compte ou l’anticiper.

J’avais déjà confié quelques premières missions à un assistant qui m’avait donné entière satisfaction. Croyant avoir trouvé une perle rare, j’ai élargie le nombre de tâches déléguées. Vous imaginez ensuite ma surprise quand j’ai découvert un travail  » baclé « , qui ne correspondait en rien aux standards de qualité auquel le freelance m’avait habitué.

Pour éviter cet écueil, je vous invite à bien formellement interdire à vos assistants, dès le début de votre collaboration, de sous-traiter du travail à des indépendants sans votre permission écrite. Cela vous permettra d’économiser de mauvaises surprises sur la qualité du travail, mais protège également la confidentialité de vos informations.

COMBIEN d’assistants virtuels avoir et pour quel montant?

12 / Engagez des assistants virtuels différents pour n’en garder que quelques uns sur le long terme

Quand on engage un assistant virtuel ou un freelance, on ne se marie pas pour la vie.

Au départ vous imaginez que tout va se dérouler sans encombre… mais ce n’est pas souvent le cas ! Il y aura de nombreux aller-retours, surtout si c’est une première collaboration. Et vous connaitrez alors inévitablement le goût amer de la « fausse bonne idée » : chouette, quelqu’un d’autre va faire ça pour moi pour pas cher…et finalement vous passez plus de temps à expliquer, corriger, refaire plutôt qu’à le faire vous même.

En réalité, il est impossible de prédire si vous travaillerez efficacement avec un assistant donné sans essayer.

C’est pourquoi, vous ne devez pas hésiter à prendre plusieurs prestataires dans un premier temps. Confiez-leur un petit travail en « conditions réelles » et ne gardez que celui qui aura le mieux performé.

Travailler aussi avec plusieurs assistants vous permet de disposer « d’une solution de secours » en cas d’arrêt brutal de votre collaboration, ou d’un congé maladie prolongé… Deux précautions valent mieux qu’une.

13 / Ce qui compte, c’est le coût à la tâche accomplie, et non le taux horaire

Forcément, quand on cherche un freelance ou un assistant virtuel, on regarde attentivement le coût horaire qui nous sera facturé.

• Si vous souhaitez un professionnel français, vous devrez compter entre 22€ et 50€ de l’heure.
• Si vous choisissez l’option d’externaliser à l’étranger, les prix peuvent varier de 4€ à 15€ de l’heure.

Mais attention, ne vous laissez pas forcément appâter par les sirènes des prix bas, croyez-moi !

Car le seul indicateur qui compte vraiment, c’est le coût à la tâche accomplie, et non le coût horaire.

Si vous externalisez des tâches dans des pays exotiques, voire avec des assistants virtuels qui parlent une autre langue, les allers-retours peuvent être multipliés par 4, rien qu’à cause de la barrière de la langue.

De plus, le temps que vous passez à expliquer, corriger et revoir le travail de vos freelances doit être ajouté au calcul du coût total de la tâche en question.

Conclusion

Ces 13 conseils cristallisent les apprentissages que j’ai retirés de ma propre expérience de l’externalisation. Loin d’être « la liberté » qui nous est vendue sur papier, employer des freelances et autres assistants virtuels s’accompagne toujours de son lot de problèmes.

Malgré tout, je prévois aujourd’hui de faire encore plus appel à l’externalisation qu’avant. Car j’ai bien saisi que tout seul, on ne va jamais bien loin.

• Et même si votre business est tout petit, vous avez toujours besoin d’aide provenant de personnes qui vous vident votre « To Do » et soulagent votre esprit.
• Vous avez besoin de compétences que vous ne maîtrisez pas (ou mal) pour continuer à faire avancer vos projets.

Ne pas externaliser, c’est souvent procrastiner. Et en avançant à la vitesse d’une tortue, même si vous êtes parti à point, votre manque de vélocité peut vous coûter cher, en argent, en temps, en tracas et en réussite.

Aussi, pour conclure cet article, voici 7 conseils pour bien travailler avec un assistant virtuel externalisé.

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