Tout sur le reporting : Qu’est-ce que c’est ? Quels outils? Comment le réussir ?

calendar28 mars 2021

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categoryManagement

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time reading 19 min

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Sommaire de l’article

En entreprise, tous les postes sont concernés par le reporting, tout le monde doit rendre des comptes.

  • Les opérationnels rendent compte à des managers intermédiaires,
  • qui eux mêmes font des rapport à une direction,
  • qui à son tour « gouverne » l’entreprise avec les investisseurs qui amènent le capital.

Dans cet article, nous verrons successivement :

  1. Ce qu’est le reporting : sa définition, les différents types de reporting et ce qui est souvent demandé par les managers.
  2. Les types d’outils de reporting : du tableur Excel, à l’outil surpuissant et interactif.
  3. Réussir son reporting sur la forme : on parlera data visualization et astuces concrètes pour des tableaux de bords impactants.
  4. Réussir son reporting sur le fond : des conseils actionnables pour que votre reporting aide vraiment à prendre de bonnes décisions.

Qu’est-ce que le reporting ?

La définition de reporting : « collecter et présenter des données pour rendre compte et aider à la décision »

Définition du reporting

Selon le site définitions-marketing, la définition du reporting est la suivante: « Dans le domaine du management, le reporting est généralement l’activité qui consiste à rendre compte périodiquement de ses performances à l’égard de sa direction. Dans le cadre du marketing, le reporting peut également être le fait pour un cadre marketing de rendre compte de ses performances ou actions. »

En quoi consiste le reporting ?

Fondamentalement, le reporting consiste à collecter des données à partir de différentes sources et les présenter de manière compréhensible afin qu’elles soient prêtes à être analysées.

Dans une certaine mesure, le reporting consiste aussi à présenter des données et des informations, de sorte qu’il inclut également une analyse, c’est-à-dire que l’audience finale puisse à la fois voir et comprendre les données, et surtout prendre des décisions d’action en conséquence.

Les différents types de reporting : stratégique, tactique, opérationnel, analytique

La littérature identifie 4 principaux types de reporting :

types de reporting
Les 4 types de reporting

Reporting stratégique

Il s’agit ici de tableaux de bord axés sur le suivi des stratégies à long terme de l’entreprise, qui analysent et comparent un large éventail d’informations critiques, basées sur les tendances.

Reporting tactique

C’est un reporting riche en informations, adaptés aux cadres intermédiaires, qui les aident à formuler des stratégies de croissance basées sur les tendances, ainsi que les forces et les faiblesses des équipes.

Reporting opérationnel

Il s’agit là d’un reporting qui permet de surveiller, mesurer et gérer des processus ou des opérations avec une échelle de temps plus courte.

Reporting analytique

Ces tableaux de bord particuliers contiennent de nombreuses sources de données qui permettent aux analystes d’explorer et d’extraire des informations pour aider l’entreprise à découvrir de nouveaux gisements de valeur.

Sur quoi les managers demandent-ils le plus de reporting?

En règle général, le reporting demandé en entreprise concerne un des domaines du célèbre tableau de bord prospectif de Norton & Kaplan :

  • Finances
  • Clients
  • Opérations internes
  • Croissance & développement
Norton Kaplan
Tableau de bord prospectif de Norton & Kaplan

Reporting financier

Bien évidemment, le reporting financier est indispensable pour correctement diriger une entreprise. Du simple compte de résultat & bilan prévisionnel, au reporting d’analyses financières, la direction a besoin de garder un œil sur les chiffres clés de l’entreprise : la rentabilité & le coût des capitaux, les ventes, les marges, les charges d’opération, les profits, les investissements et leurs effets, etc.

Reporting commercial

Une entreprise ne vit que si elle a des clients : c’est pourquoi le reporting commercial est important. Cela peut se rapporter à des métriques concernant vos produits (% de chaque catégorie dans le CA), la relation que vous entretenez avec vos clients (indice de satisfaction, taux de churn) ou même l’image de votre marque (notoriété, trafic de marque sur le site).

Reporting fonctionnel

Pour faire un bénéfice, une firme doit bien gérer ses opérations et a donc besoin de les mesurer. Cela peut être l’analyse de la distribution (revenus par revendeurs), des charges de services clients (temps moyen de traitement d’une plainte), du portefeuille de produits (croissance par référence) ou bien des problématiques de ressources humaines (turnover du personnel).

Outils de reporting : quels sont les outils à disposition pour réaliser un tableau de bord ?

Le tableur (Excel ou Google Spreadsheet) reste l’outil n°1

Que celui qui n’a jamais utilisé une feuille de calcul me jette la première pierre…

Les feuilles de calcul, sur Microsoft Excel ou Google Spreadsheet, sont souvent considérées comme l’outil numéro un pour le reporting, car elles sont couramment utilisées, par tout le monde et il est simple de les créer.

Prenez une TPE ; certainement qu’une feuille de calcul est déjà assez « puissante » pour réaliser les calcul et les analyses souhaitées pour le reporting.

Vu leur large adoption, il est tout à fait normal que la première idée que vous ayez pour construire votre reporting soit d’utiliser une feuille de calcul. Néanmoins, il faut que vous soyez conscient aussi que cet outil possède de nombreuses limites.

exemple reporting sur google spreadsheet
Exemple de reporting sur Google spreadsheet

Pourquoi tenir son reporting sur un tableur n’est pas l’idéal ?

Cependant, à mesure que votre entreprise se développe et que votre base client grossit, il sera difficile de maintenir votre reporting sur un simple fichier Excel… Les principales limites sont les suivantes :

  • les feuilles de calcul sont sujettes aux erreurs humaines : Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, la quantité de données que vous devrez manipuler aussi. Or, tout ou partie de la saisie et la manipulation de données dans Excel est un processus manuel, extrêmement sensibles aux erreurs humaines. Une simple cellule avec une mauvaise formule et votre reporting sera entièrement erroné…
  • les feuilles de calcul sont difficiles à maintenir : Même si l’emplacement de source de données est connu, il n’en reste pas moins qu’identifier des erreurs dans une formule Excel est un travail pénible et chronophage.
  • les feuilles de calcul ne sont pas agiles : Les feuilles de calcul sont conçues pour évaluer des données sur deux dimensions (lignes x colonnes). Pour obtenir un aperçu plus détaillé, d’autres dimensions doivent être créées manuellement.
  • les feuilles de calcul ne sont pas si intuitives que cela pour le commun des mortels : La majorité des utilisateurs de tableurs ont du mal à créer des formules complexes. Leur connaissance se limite à des fonctions simples comme «somme», «moyenne» et «filtrer»… Pour des formules avancées, les utilisateurs lambdas doivent se tourner vers des collègues ayant une formation avancée sur Excel.
  • les feuilles de calcul présentent des risques pour la sécurité de vos données : vos données dans une feuille de calcul peuvent facilement être copiées / collées, voire envoyées à vos concurrents… Même si vous ajouter un mot de passe à votre tableur, ce dernier peut facilement être forcé avec des outils tiers.

Google Data Studio, un outil gratuit pour votre reporting

Le must have pour votre reporting marketing

Idéal notamment pour le reporting marketing, un des outils simple, puissant et gratuit qui existe est Google Data Studio.

Parce qu’il est simple de connecter des sources de données que la plupart des business utilisent (Google Analytics, Google Ads, Facebook Ads…) et aussi d’importer ses propres feuilles de calcul, constuire un dashboard marketing sur Google Data Studio est simple, et ne demande aucune connaissance informatique particulière.

Simple à utiliser, Google Data Studio possède aussi de nombreux exemples de reporting

Cet outil permet de créer en quelques clics des rapports automatisés collaboratifs et de visualiser vos KPIs. La vidéo suivante vous propose une présentation (en anglais) de Google Data Studio, en seulement 100 secondes :

Vous trouverez sur Internet de multiples exemples de tableau de bord réalisés sur Google Data Studio. Il existe aussi des connecteurs pour accéder et contribuer à une bilbliothèque de tableaux de bord enrichie par la communauté.

Les nouveaux outils de reporting: l’exemple de Toucan Toco

Rendre le reporting plus fun

La data visualisation a pour but de rendre lisibles les données afin d’en dégager une ou des informations clés sur son activité. Seulement, voilà, les outils pour réaliser cette nouvelle vision des choses sont souvent difficiles à appréhender.

Bien que le reporting soit nécessaire à toutes les entreprises, il n’y a rien de plus détestable que de passer 5h par semaine à rentrer des données dans une feuille Excel. Sans compter que le rendu obtenu reste ennuyeux, pénible à pondre et à consulter… Alors que comme nous l’avons vu dans le paragraphe précédent, le reporting doit être visuel, véhiculer des messages, faire prendre des décisions… Bref, être « fun »!

Or la montée en puissance des outils de tableau de bord innovants et interactifs a rendu le reporting plus efficace, rapide, simple et accessible à tous dans l’entreprise.

Une autre expérience du reporting

Avec ce besoin bien identifié, plusieurs startup ont vu le jour. Et par exemple, Toucan Toco a décidé de créer un Outil de reporting “dont le but est de permettre la démocratisation de l’accès à la connaissance aux métiers opérationnels“.

Selon un article de Decideo, Toucan Toco permet de « créer des applications de reporting en fonction des besoins des opérationnels et décisionnaires des grands groupes, sans avoir à écrire une seule ligne de code. Cette autonomie est garantie par une interface intuitive, qui ne requiert aucune compétence de développeurs. »

Et vous allez voir sur cette vidéo, le résultat fait son effet !

Le tableau de bord de votre entreprise doit être convivial et constituer une aide de base dans le processus de prise de décision.

Reporting & Data Visualization : réussir la forme de son reporting

Storytelling + Data visualisation = le bon reporting

Un bon reporting se structure d’abord avec une « histoire ».

Les questions à se poser pour que son reporting « raconte une histoire »

Rappelez-vous, un bon reporting ne fait pas que « rendre compte », il doit avant tout aider à la décision. Aussi, avant de vous lancer, posez-vous les questions suivantes pour définir les grandes lignes de votre histoire.

  • Quel message voulez vous faire passer ?
  • que cherchez vous à prouver avec les données ?
  • combien de dimensions à représenter ?
  • quel degré de complexité attendu ?

La manière dont vous montrez vos chiffres sur votre reporting compte énormément

Une fois que vous aurez les réponses à ces différents points, vous devez vous pencher sur la visualisation des données, c’est à dire une manière de « retranscrire » vos chiffres, votre reporting. Généralement, les gens utilisent un tableur Excel; ce n’est pas l’idéal car pas assez visuel. Il est donc plus pénible pour les managers d’extraire des insights qui vont vraiment permettre de prendre des décisions éclairées.

En reporting, une bonne visualisation vaut mille mots. Le cerveau humain est programmé pour traiter visuellement les informations. Selon une étude menée par le cabinet IDG Research, 77% des utilisateurs citent la visualisation de la data comme un moyen d’optimisation du processus de prise de décision.

TOUCANTOCO_Product_1Waterfall
L’éditeur Toucan Toco permet de créer des visualisations dynamiques de vos données en quelques clics, qui aident réellement à la prise de décision

Il y’a graphiques et graphiques… Comment bien les choisir pour un reporting plus impactant?

Il existe différents types de graphiques que vous pouvez insérer dans votre reporting. Comment choisir le bon ?

choisir le bon graphique de reporting

Prendre en compte la nature des données et ce que vous voulez transmettre avant de penser au look & feel

Convertir une série de données en graphique dans un tableur Excel n’en fait pas une « idée » à proprement parler… Les graphiques que vous ajoutez à votre reporting sont des outils extrêmement puissants qui doivent être réfléchis avec soin.

Tout d’abord, il est important de comprendre le type d’informations que vous souhaitez transmettre, puis de choisir une visualisation de données adaptée. Il existe 4 catégories d’intention d’analyse, qui appelle chacune des types de graphiques différents.

  • soit vous voulez montrer des relations entre des variables (relationship),
  • soit vous souhaitez ventiler la donnée selon une dimension (distribution)
  • soit vous voulez comparer des données (comparison)
  • soit voulez segmenter / décortiquer un ensemble de données (composition)
4 types de graphiques pour du reporting
En fonction de ce que vous souhaitez communiquer ou montrer, il existe un type de graphique adapté à vos objectifs. Placer vos objectifs dans l’une des 4 catégories principales ci-dessus vous aidera à prendre une décision éclairée sur le type de graphique adapté.

Discutons à présent des différentes types de graphiques que vous pouvez considérer pour votre reporting.

Graphiques en courbe

graphique en courbe pour reporting

Les graphiques en courbe sont parfaits lorsqu’il s’agit d’afficher des évolutions en fonction du temps. Ils sont compacts, clairs et précis. Le format des graphiques en courbes est courant et familier pour la plupart des gens, ce qui les rend simples à comprendre en un coup d’œil.

Histogrammes

Histogrammes pour reporting

Choisissez des histogrammes si vous souhaitez comparer rapidement des éléments de la même catégorie, par exemple, des pages vues par pays. Encore une fois, ces graphiques sont faciles à comprendre, clairs et directs. Vous pouvez également les utiliser pour afficher des données segmentées de manière simple.

Graphiques à secteurs (camemberts)

graphiques à secteurs pour reporting

Les graphiques à secteurs (camemberts) sont souvent de mauvais choix de visualisation. Ils sont peu précis, car ils ne représentent la taille « absolue » des valeurs. Certes, ils sont simple à comprendre, mais il sont très limités dans le pouvoir d’explication. Même en terme d’UX design, lorsque les tranches sont trop petites, elles sont à peine visibles pour l’utilisateur, ce qui les rend impossibles à lire et à comprendre.

Sparkline

graphique sparkline pour reporting

Les graphiques sparkline n’ont généralement pas d’échelle, ce qui signifie qu’ils manquent de lisibilité, et de précision. En revanche, ils sont utiles lorsque vous avez beaucoup de métriques et que vous souhaitez afficher uniquement les tendances. Ils sont rapidement scannables et très compacts.

Nuage de points

Nuage de points pour reporting

Il n’est pas non plus facile de déchiffrer les nuages de points. Bien qu’ils soient très puissants pour des analyses plus exploratoires, ils manquent de précision et de clarté pour du reporting. De plus, la relation entre les deux variables ne changent pas très fréquemment.

De la même manière, la plupart des experts s’accordent sur le fait que les graphiques à bulles ne conviennent pas aux tableaux de bord. Ils nécessitent trop d’efforts mentaux de la part de leurs utilisateurs, même lorsqu’il s’agit de lire des informations simples.

Bonnes pratiques design pour votre reporting

Organisez et structurez votre reporting

Si votre tableau de bord est bien organisé, les utilisateurs trouveront facilement les informations dont ils ont besoin. Une mauvaise mise en page oblige les utilisateurs à réfléchir davantage pour interpréter les données.

  • Déjà, affichez en premier les informations clés en haut de l’écran, dans le coin supérieur gauche.
  • Commencez par une vue d’ensemble. La tendance majeure devrait être visible en un coup d’œil.
  • Après ce premier aperçu révélateur, vous pouvez continuer avec des graphiques plus détaillés si nécessaire. N’oubliez pas de regrouper les graphiques par thème avec les métriques comparables placées les unes à côté des autres. De cette manière, l’interprétation s’en trouvera grandement facilitée.
regroupement de graphiques par thème pour reporting
La mise en page de ce reporting social media est claire et priorise correctement les données. De plus, l’alignement des métriques « similaires » rend l’analyse plus simple, plus immédiate

Pas plus de 3 couleurs cohérentes pour votre reporting

En matière de couleur, vous pouvez choisir de rester fidèle à l’identité de votre entreprise (mêmes couleurs, logo, polices) ou opter pour une palette de couleurs totalement différente. L’important est de rester cohérent et de ne pas utiliser trop de couleurs différentes (deux ou trois maximum).

Une erreur courante consiste à utiliser trop fréquemment des couleurs très saturées. Les couleurs intenses peuvent instantanément attirer l’attention des utilisateurs sur une certaine donnée, mais si un tableau de bord ne contient que des couleurs très saturées, les utilisateurs peuvent se sentir dépassés et perdus – ils ne sauront pas quoi regarder en premier.

Dans cet esprit, vous devez utiliser le même code couleur pour tous les éléments du reporting qui doivent être analysés ensemble. Cela minimisera l’effort mental requis du point de vue des utilisateurs, ce qui rendra votre reporting bien plus compréhensible.

même code couleur pour reporting
Entre les couleurs mal choisies et les reliefs 3D, ce dashboard provoque immédiatement la fracture de votre œil droit…

Passez du temps à peaufiner les libellés utilisés dans votre reporting

Soyez judicieux dans le choix des libellés de vos statistiques et les légendes de vos graphiques.

  • Faites attention à la police, à la taille et à la couleur. Ils ne doivent pas masquer vos graphiques et statistiques, mais également être suffisamment grands pour être lisibles.
  • Oubliez les fioritures, comme les images, les pictogrammes, etc. En règle générale, la simplicité et la clarté primeront toujours sur le design.
  • Il est essentiel aussi que vos libellés et votre mise en forme soient cohérents, au risque sinon de se retrouver avec un reporting qui prête à confusion, qui sera plus difficile à interpréter, et qui peut induire de mauvaises décisions.

Arrondissez les chiffres

Si vous décidez de réaliser un tableau de bord pour votre reporting, ce n’est pas pour reproduire l’expérience d’un fichier Excel ! Arrondissez systématiquement les chiffres de votre reporting : vous ne voulez pas que votre public soit inondé de décimales…

Certes, vous voulez rester précis mais, parfois, trop de détails donnent une mauvaise impression. Si vous voulez présenter vos revenus, vous n’avez pas besoin de le faire en allant en centimes ! 850K semble plus simple et plus efficace visuellement que 850 010,25€.

simplifier la lecture avec des chiffres arrondis
En plus de simplifier la lecture de votre tableau de bord, arrondir les nombres ne change rien aux décisions qui seront prises sur la base de votre reporting.

Le cas échéant, proposez un tableau à télécharger avec les données sources

Pour votre reporting, vous devez aussi penser au cas d’usage où les utilisateurs vont vouloir exporter vos données pour les manipuler.

C’est pourquoi vous pouvez prévoir sur votre reporting un petit espace (ex: en bas de page) où l’utilisateur va pouvoir télécharger l’ensemble des données brutes, et ainsi les retraiter dans Excel pour faire des tableaux croisés dynamiques par exemple.

Reporting & Data : réussir le fond de son reporting

Avant de construire un tableau de bord, pensez à votre audience : qui va consulter votre reporting ?

Les informations ne sont précieuses que lorsqu’elles sont directement exploitables par ceux qui les consultent

Chaque reporting doit être conçu pour un groupe d’utilisateurs particulier dans le but spécifique de les aider dans leur processus décisionnel.

Gardez en tête que la finalité d’un tableau de bord reste d’aider ceux qui le consultent à prendre des décisions. C’est pourquoi, lorsque vous conceptualisez votre reporting, vous devez vraiment vous mettre à la place des utilisateurs :

  • Quelles données recherchent-il ?
  • Quelles informations les aideraient à mieux comprendre la situation actuelle ?

Souvent, il est préférable de créer un reporting différent pour chaque par type de décideur

Dans de nombreux cas, un seul dashboard ne suffira pas pour satisfaire les différents types d’audience qui accèderont à votre reporting. Pensez alors à décliner votre tableau de bord en plusieurs versions, en fonction du job de vos utilisateurs.

Considérez votre public comme un groupe d’individus ayant des besoins différents : le directeur des ventes n’a pas besoin de voir les mêmes données qu’un directeur marketing, qu’un directeur des ressources humaines ou qu’un directeur financier.

Enfin, il est essentiel de demander des feedbacks précis aux gens qui consultent votre reporting :

  • Est-ce clair pour eux ?
  • Ont-ils obtenu des réponses claires et rapides aux questions qu’ils se posaient avant de lire votre reporting ?

En posant les bonnes questions, vous serez en mesure d’améliorer la mise en page, les fonctionnalités, le look and feel, la convivialité et l’équilibre des KPIs… et ainsi de rendre votre reporting indispensable !

Donnez du sens à votre reporting, et véhiculez des messages simples

Contextualisez vos chiffres en ajoutant des benchmarks, des comparaisons avec des périodes précédentes

Votre reporting contient des chiffres et des graphiques dans tous les sens… Mais comment savoir vos chiffres sont « bons » ou « mauvais » si vous n’avez pas un seuil de référence ?

Sans benchmark, ou objectif précis, comment savoir si un taux de clics de 6% sur votre campagne e-mailing induit des actions correctrices, ou au contraire, doit être considéré comme une bonne pratique ?

Pour donner le contexte nécessaire à votre reporting, utilisez des comparaisons par rapport à une benchmark, une période précédente ou un objectif fixé par le management…

benchmark reporting Google Analytics
Dans Google Analytics, le reporting « Benchmarking » montre pour chaque source de trafic du site si vous recevez plus ou moins de visiteur de chaque canal d’acquisition que la moyenne de vos concurrents

Un autre point important est d‘ajouter la possibilité pour l’utilisateur de comparer vos chiffres avec une période précédente. L’ajout d’un taux d’évolution et d’un indicateur de tendance ajoutera beaucoup de valeur à vos métriques. Vous ne pouvez pas vous attendre à ce que tout le monde se souvienne des résultats des ventes de l’année dernière ou du taux de rétention du dernier trimestre…

Privilégiez toujours la clarté et la simplicité, dans toutes les situations

Votre reporting doit leur présenter les données d’une manière claire et accessible.

Une règle d’or est qu’un utilisateur ne devrait pas avoir besoin de faire d’autres calculs par lui-même pour connaître l’information qu’il souhaite.

Il ne sert à rien de trop complexifier vos graphiques si cela n’apporte pas de valeur ajoutée, car cela ne fera qu’alourdir le travail d’analyse des personnes qui regarderont votre reporting.

Pour être clair, un tableau de bord doit aussi être « aéré » et équilibré. Ecartez les informations non essentielles.

Une astuce est de toujours doubler les marges entourant les principaux éléments de votre tableau de bord pour vous assurer que chaque élément est encadré avec une zone équilibrée d’espace négatif, ce qui facilite la lecture des informations.

De la même manière, soyez clairs et précis dans la manière dont vous libellez vos statistiques et vos graphiques. Par exemple, il est inconcevable d’ajouter à son reporting un graphique sans des titres d’axes.

Enfin, pensez au contexte & à l’appareil des utilisateurs, car cela peut avoir des conséquences directes sur la manière dont les informations sont affichées. Le tableau de bord sera-t-il visualisé en déplacement, tranquillement au bureau ou bien sera-t-il affiché sous forme de présentation devant un large public?

exemple de tableau de bord reporting
Voici par exemple un tableau de bord clair et actionnable pour un directeur commercial.

Votre reporting doit seulement rendre compte de KPIs dont la relation de « cause à effet » à été prouvée

De l’enfer du reporting…

Sous prétexte d’être « data driven« , certains managers abusent du reporting… En plus de gaspiller le temps d’employés qui pourraient plutôt inventer de nouveaux produits ou communiquer avec des clients, cette boulimie d’indicateurs s’avère être inefficace :

  • soit parce que le reporting demandé n’inspire aucune décision / action,
  • soit parce que les métriques « nice to have » qui sont demandées n’ont en réalité pas d’impact sur vos performances.

Le reporting doit pouvoir expliquer comment agir sur la situation

La satisfaction de la clientèle ou la capacité des employés, a-t-elle une incidence sur les revenus, les bénéfices ou le cours des actions ? On le pense évidemment… Mais peu de dirigeants en ont vraiment la preuve.  Pourquoi une mesure non financière est-elle meilleure qu’une autre ? Les mesures non financières sont excellentes, mais elles sont en fait inutiles si on ne comprend pas leurs interconnexions avec la performance finale.

Au cours des prochaines années, je suis convaincu qu’un plus grand nombre d’entreprises voudront des «rapports de cause à effet» plutôt que des reporting avec des milliers d’indicateurs.

C’est comme ça que de grandes entreprises arrivent à surveiller des KPIs qui expliquent vraiment la performance économique de la société.

  • Hilton Hotels, par exemple, a déterminé qu’une augmentation de 5% de la fidélisation de la clientèle – une mesure clé de la performance de l’entreprise – se traduisait par une augmentation de 1,1% des revenus l’année suivante.
  • Harrah’s, le géant du jeu de hasard, a pu calculer les relations entre le service client, la fidélité des clients, la part de marché et le cours des actions.

Pour trouver les interconnexions entre les indicateurs (KPIs), menez des analyses de corrélation et des expérimentations

Il ne suffit plus de demander un reporting sur n’importe quelle métrique; vous devez aussi comprendre quelles sont les liens entre les variables que vous analysez. Pour trouver les indicateurs qui comptent, deux méthodes complémentaires existent :

  • analyse statistique des données à disposition
  • et expérimentation contrôlée pour valider les variables sélectionnées et éliminer les autres sources de variation.

Du point de vue de l’analyse statistique, il vous suffit de réaliser de simples analyses de corrélation (utilisez une matrice de corrélation comme le montre l’exemple suivant). Vous identifierez alors quelles variables ont tendances à évoluer de la même manière.

matrice de correlation
Dans cette matrice de corrélation par exemple, on évalue par exemple si la météo a un impact sur le chiffre d’affaires (et donc si cela pourrait être un indicateur à suivre)

Enfin pour confirmer vos hypothèses, faites des tests. C’est une excellente manière, après avoir déniché quelques corrélations intéressantes, de prouver qu’une variable a bien l’effet attendu sur le KPI qui vous importe. Sur le web, un simple test A/B est bien représentatif de ce type d’expérimentation; vous divisez vos visiteurs en deux groupes (contrôle et test) et ne changez qu’une seule chose pour en mesurer la performance de manière isolée, et ainsi prouver que l’élément étudié a un impact sur la performance finale.

Test AB

Conclusion

Quand on parle de reporting, il faut bien distinguer 3 activités :

  • Le reporting collecte & traite les données,
  • La mise en forme d’un tableau de bord,
  • et l’analyse qui transforme les données en informations, puis en décision.

Votre reporting doit exister pour satisfaire les besoins décisionnels d’un groupe d’utilisateurs bien identifiés. Le but de votre reporting doit être 100% tourné vers la prise de meilleures décisions : l’information n’a de valeur que lorsqu’elle est directement exploitable.

Dans le quotidien des entreprises, et notamment pour les métiers opérationnels, le reporting est nécessaire. Il permet de diriger l’entreprise, et aide à prendre les bonnes décisions. Mais il peut devenir une véritable corvée si les managers ne réfléchissent pas à la pertinence des indicateurs qu’ils demandent, et s’ils ne s’équipent pas des bons outils.

Il existe heureusement des outils qui simplifient la tâche et qui ne demandent pas 10 ans d’expérience sur Excel.

gilbert reporting

Reporting : Livres recommandés

A Handbook for Data Driven Design de Kirk

Storytelling with Data de Knaflic

Fundamentals of Data Visualization de O Wilke

FAQ Reporting

Le reporting est un terme anglais, qui consiste à rendre compte de certaines données vérifiées et vérifiables (par exemple à la direction d’une entreprise) via la présentation de rapports sur les activités et les résultats d’une organisation, d’une business unit, d’une équipe ou d’un collaborateur. Le reporting d’activité peut prendre différentes forme : tableau de données, graphiques, tableau de bord, rapport écrit…

Faire un bon reporting « sur la forme » :

  • Assurez-vous que votre reporting « raconte une histoire » (data visualization).
  • Choisissez le bon type de graphiques, pour le bon type de données.
  • Gardez une organisation structurée de votre reporting.
  • Restez sobre, n’utilisez pas plus de 3 couleurs, qui doivent rester cohérentes entre elles.

Faire un bon reporting « sur le fond »:

  • Construire un reporting en gardant en tête l’audience qui va le consulter
  • Donnez du sens à votre reporting : ajoutez des benchmarks, des comparaisons avec la période précédente.
  • Choisissez des KPIs dont la relation de « cause à effet » sur votre performance économique à été prouvée.

Dans le domaine du management, le reporting est généralement l’activité qui consiste à rendre compte périodiquement de ses performances à l’égard de sa direction. C’est donc les subordonnés qui réalisent un reporting pour leur hiérarchie.

Afin de diriger une entreprise, il est essentiel que le management puisse obtenir de ses équipes un reporting qui rend compte, de manière factuelle, de l’activité et des résultats de l’organisation. C’est aussi un outil de management qui permet d’éviter les conflits entre les équipes puisqu’il établit « qu’est-ce qui a été réalisé », « par qui », et « quels sont les résultats précis obtenus ».

Le tableau de bord est un outil de gestion très utilisé dans les entreprises. Le tableau de bord présente synthétiquement les activités et les résultats de l’organisation avec des indicateurs de performances (KPI) qui permettent au management de contrôler la réalisation des objectifs fixés et de prendre des décisions appropriées.

Un tableau de reporting, ou tableau de bord, est un outil de pilotage d’une entreprise constitué de plusieurs KPIs (indicateurs de performance). Il met en avant les forces et faiblesses de l’entreprise, sert à anticiper les tendances et aide les dirigeants à prendre de meilleures décision.

Pour réaliser un tableau de bord, vous devrez :

  1. Déterminer le but du tableau de bord et à qui il se destine précisément
  2. Choisir ce que vous souhaitez mesurer et avec quels indicateurs clés (KPI)
  3. Organiser la hiérarchie des données à présenter
  4. Définir la fréquence de mise à jour
  5. Sélectionner le support sur lequel le tableau de bord sera créé
  6. Identifier les sources de données qui alimenteront le tableau de bord
  7. Réaliser le tableau de bord à proprement dit
  8. Clarifier la manière dont le tableau de bord sera livré aux destinataires

Cet article liste 3 types d’outils pour votre reporting :

  • la « traditionnelle » feuille de calcul (Excel ou Google Spreadsheet)
  • Google Data Studio
  • Des outils de reporting dédiés, comme Toucan Toco

Pour analyser un reporting, commencer par apprécier les tendances générales, et la performance sur les métriques les plus importantes. Réfléchissez ensuite aux actions correctrices que vous pouvez mettre en place pour améliorer les indicateurs de performance en berne, et tirer encore plus parti des activités qui fonctionnent le mieux dans votre entreprise.

Le reporting est l’action de collecter, traiter et rendre compte de données. Le tableau de bord est le support sur lequel le reporting est consulté.

Le reporting est «le processus d’organisation des données en résumés informatifs afin de surveiller les performances des différents domaines d’une entreprise». Les analytics en revanche sont «le processus d’exploration des données et des rapports afin d’en extraire des informations significatives, qui peuvent être utilisées pour mieux comprendre et améliorer les performances de l’entreprise.»

Choisir les bons KPIs sur son tableau de bord dépend de la nature même du reporting (stratégique, tactique ou opérationnelle) et de l’activité de l’entreprise. Toutefois, pour bien choisir ses indicateurs de performance, il est important que votre reporting rende compte de KPIs dont la relation de « cause à effet » à été prouvée. Pour ce faire, menez des analyses de corrélation et des expérimentations avant de choisir les KPIs à inclure sur votre tableau de bord.

Un tableau de bord ne doit avoir qu’un seul objectif : permettre au décideur qui le consulte de prendre de meilleures décisions.

Autres sources pour rédaction:
[Startup Tour] Toucan Toco veut devenir le leader de la Dataviz en France
Cause and Effect Reporting

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Cathy D.

Bonjour et merci d'avoir partagé avec nous cet article.L'analyse des données devient de plus en plus difficile. C'est dommage qu'il n'y ait pas d'outils automatiques qui puissent faire toute l'analyse. Très souvent nous sommes obligés de faire la même analyse des données et des statistiques manuellement. Cela peut être une solution pour de petites entreprises, mais en ce qui concerne les grands comptes cela devient assez compliqué. Je trouve qu'au moment donné il faudra faire un développement des logiciels sur mesure pour avoir la possibilité de gagner du temps et en même temps avoir un reporting complet. J'ai trouvé la société qui est capable de faire ce type de développement et j'attends un retour de leur part au niveau financier pour comprendre si notre société peut en tirer un grand avantage.

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5 thoughts on “Tout sur le reporting : Qu’est-ce que c’est ? Quels outils? Comment le réussir ?

  1. Mickael dit :

    Article très intéressant mais sponsorisé par ECOSYS il semble.

    Point d’attention sur ToucanToco et son effet waouh… le Data Story Telling (argument principal de la société), cela se vend bien en terme de marketing surtout quand on attaque le client par le haut de la hiérarchie. Mais dans les faits, y’a une petite armée derrière pour mettre en forme les données (Oui généralemement les données sont statiques mais animent des waterfalls a effet waouh). En gros, pour ceux qui vont à la mine, et bien cela ne changera rien pour vous.

    Le reste est vrai…

  2. Matthieu dit :

    @Mickael : Merci pour votre commentaire. Désolé mais je ne connais pas la société Ecosys et je n’ai pas de partenariat avec eux. En effet, les graphiques ne sont font pas seuls, il leur faut des données « propres » et donc souvent retravaillées. A ma connaissance, il n’existe aucun outil de data viz qui puisse fonctionner sans retraitement de la donnée en amont; avez-vous des exemples en tête?

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