Comment optimiser son tableau de bord avec la data visualisation ?

Mardi, 9h18.

J’arrive au bureau, l’esprit embrumé. Le temps est humide et j’ai philosophé tard la veille avec des amis. Je pousse la porte de l’édifice, attrape mon premier café du jour.

9h32, je rentre dans une salle pour une réunion commerciale. Une présentation est déjà projetée sur l’écran. Elle a été préparée de manière sommaire: elle fait défiler des séries de captures d’écran, tantôt de tableaux Excel, tantôt de morceaux de dashboards divers et variés… C’était la première fois je pense que je voyais un tableau de 50 lignes et 15 colonnes sur une seule slide!

La discussion qui s’en suivie fut peu fructueuse:

• une revue « imbitable » de séries de chiffres,
• qui ne donnent aucun nouvel insight,
• et surtout, aucune décision concrète ne sort de la réunion.

A 10h38, en sortant de la salle pour me diriger vers la machine qui me servira le deuxième café du jour, je me dis que les analystes sont sadiques:

• plutôt que de fournir une lecture claire de la situation financière d’un business,
• ils entravent votre cheminement intellectuel et votre capacité à prendre des décisions,
• en vous noyant sous des chiffres inutiles et des visualisations qui vous fracturent l’oeil droit…

Ces horreurs, tous les managers les vivent au quotidien.

Et je suis de ceux qui pensent qu’il faut que cela cesse.

Nous avons déjà tous passé des heures à analyser des données à partir de tableaux Excel interminables et complexes. Alors j’ai décidé d’écrire ce billet pour que, enfin, les tableaux de bord soient digestes et optimisés.

Comment faire un bon tableau de bord ?

Votre tableau de bord doit coller à vos besoins décisionnels

Le but d’un Tableau de bord en entreprise est d’aider les managers à prendre des décisions, dans le meilleur intérêt de la société, au travers d’une visualisation synthétique et pertinente de données clés.

Il n’y a pas d’exemple de tableau de bord parfait qui s’adapte à tous les métiers. Le bon tableau de bord repose d’abord sur une bonne analyse de ses besoins décisionnels & opérationnels.

• Interrogez-vous sur la nature de votre entreprise,
• le marché sur lequel elle évolue
• et spécialement sur le besoin de l’utilisateur final.

Définir ses KPIs stratégiques, ainsi que les drivers et les données externes qui agissent directement dessus

Associez ensuite vos priorités business avec les données que vous avez à disposition. Focalisez-vous sur vos objectifs business, ne cherchez pas à vous « noyer » sous des millions d’indicateurs…

Quelles sont les données qui répondent à une problématique métier précise ?

Le choix de ses indicateurs clés est une étape cruciale dans l’élaboration d’un tableau de bord. Idéalement, chaque KPI doit mesurer un volet précis de la stratégie, tout en racontant une histoire sur l’activité de l’entreprise. Un indicateur doit toujours générer une action potentielle, et resté aligné avec un objectif clair. L’idée est d’aller à l’essentiel et de sélectionner les indicateurs qui ont le plus d’enjeux pour votre business.

Une fois vos KPIs définis, descendez au niveau d’analyse inférieur; trouvez les drivers qui agissent directement sur vos indicateurs clés. N’oubliez pas que vous pouvez enrichir vos outils décisionnels avec des données tierces. De nombreuses statistiques sont disponibles publiquement sur l’INSEE ou d’autres bases.

Appliquer la data visualisation pour son tableau de bord d’entreprise

La visualisation pour faciliter et accélérer la prise de décision

“Une image vaut mille mots.”

Les montagnes de données collectées par les entreprises restent complexes à analyser, expliquer et partager sous leur forme brute… Le meilleur remède? L’image…

Votre première mission est donc d’obtenir une « vision » globale de votre activité, au sens propre du terme. Une bonne Data visualisation permet aux décideurs

• de se focaliser sur ce qui compte,
• de mieux se projeter
• et ainsi de prendre des décisions rapides.

Il ne s’agit pas de faire de l’art ou de pinailler sur la forme… Mais bel et bien de faciliter la prise de décision. Esthétique, fonctionnelle, simple : la data visualisation est un outil puissant de démocratisation de l’accès à la donnée. Un tableau de bord visuellement bien travaillé rend la donnée actionnable, et révèle immédiatement les anomalies.

La data visualisation s’appuie sur la science

Comme je vous le disais plus haut, le cerveau humain est programmé pour traiter visuellement les informations.  Gestalt a élaboré sa théorie sur le sujet. Ses travaux l’amène à édicter plusieurs lois sur les principes de la forme.

L’une d’entre elle démontre que l’être humain a tendance à organiser des éléments visuels dans des groupes. Cela lui permet de distinguer plus facilement les formes, en s’appuyant sur des jeux de couleurs et d’autres procédés visuels. Par exemple, sur l’image ci-dessous, l’œil humain va « naturellement » rassembler les points noirs dans un groupe et les points blancs dans un autre.

C’est pourquoi votre dashboard devrait prendre en compte:

• les couleurs qui facilitent la lecture (ex: vert en croissance / rouge en décroissance)
• les espaces négatifs (le « blanc » entre vos graphiques) pour comprendre visuellement les métriques qui doivent s’analyser « ensembles »
• choisir judicieusement les motifs, métriques et couleurs en fonction de la hiérarchie de vos données (ex: taille des polices ou la présentation des données de benchmarks)
• etc.

La data visualisation permet également d’améliorer sa communication interne

Avoir un tableau de bord bien élaboré visuellement aide à la compréhension. C’est aussi un outil de communication puissant, notamment en interne auprès de ses équipes ou de sa direction. Car les données peuvent raconter une histoire. Regardez par exemple le graphique suivant sur l’évolution du vote démocrate aux Etats-Unis par taille de comtés depuis 2004:

Lors d’une présentation en entreprise, le but n’est pas simplement de dire ses résultats, mais surtout de bien communiquer vos idées. Un effort pédagogique doit être réalisé sur le contexte, afin de permettre à une audience de comprendre les données.

Une des règles clé pour une data visualisation qui fonctionne: un graphique = un message.  Chaque graphique doit avoir un message clair et précis afin de faciliter la compréhension d’informations complexes. Pour cela, demandez-vous systématiquement:

• Quel messages voulez-vous faire passer?
• Que cherchez-vous à montrer?
• Combien de dimensions sont à représenter?
• Quel est le degré de complexité souhaité pour la restitution?

Pour bien réussir l’exercice, vous devez finalement scénariser les données, faciliter la lecture rapide et rester concentré sur l’essentiel pour passer votre message.

L’exemple du « sacro-saint » tableau de bord financier

L’indispensable, mais que vous ne trouverez jamais tout cuit dans un paquet de lessive…

Pourquoi évoquer le tableau de bord financier? Car c’est celui que l’on retrouve systématiquement dans tous les département de entreprises. Tôt ou tard, les décideurs ont besoin de traduire l’activité en flux monétaires; de dépenses, de valeurs, de productivité, de satisfaction client…

Le reporting financier est indispensable, même dans une auto-entreprise, car il permet aux dirigeants de « gouverner » leurs entreprises et piloter leur activité. Toutefois, l’universalité du tableau de bord financier ne signifie pas que n’importe quel amas de chiffres conviendra à toutes les entreprises…

Malheureusement (ou heureusement), il n’y a pas de tableau de bord type en finance. Chaque département, métier, industrie a ses propres codes, et souhaite scruter les indicateurs qui comptent pour leur métier, leur travail au quotidien.

Data visualisation : restez focalisés sur la compréhension facile et la prise de décision

Les nouvelles technologies en data viz permettent de générer des graphiques et des tableaux de bords interactifs aux designs captivants. Au-delà d’impressionner les foules, ces outils rendent la prise de décision très pédagogique. Certains outils vous permettent même d’annoter directement vos graphiques et de les partager en deux clics avec les autres décideurs.

Soignez la hiérarchisation des données

Votre tableau de bord financier n’est pas une fin en soi. Considérez-le comme une étape dans un processus de décision. Quand il s’agit de Tableau de bord financier , le besoin premier est donc que les utilisateurs du dashboard comprennent rapidement la situation économique du business.

• Restez concentrés seulement sur les indicateurs qui comptent
• Hiérarchisez vos indicateurs par importance
• Comparez la donnée dans le temps (vs N-1), ou à un Benchmark de concurrents

Vous l’aurez compris, construire un bon tableau de bord financier ne revient pas à essayer de condenser le maximum d’informations techniques dans un support le plus court possible, mais bien plutôt à rendre ces informations intelligibles pour le plus grand nombre.