Facture impayée : le kit complet pour relancer et se faire payer [script, recours, outils]

calendar5 avril 2020

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categoryEntrepreneuriat

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time reading 10 min

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Règlement de factures

La trésorerie est la « bouteille d’oxygène » d’une entreprise.

Tous les managers dignes de ce nom le savent. Et pour rentrer du cash, quoi de plus immédiat que s’attaquer au recouvrement desfactures impayées ?

Les factures en souffrance, toutes les entreprises en ont, ou en ont eu un jour. C’est pourquoi dans cet article, je vous propose de repasser ensemble:

  1. Un rappel sur le processus complet du traitement de vos factures,
  2. Le script téléphonique de recouvrement pour se faire payer ses factures impayées,
  3. Les recours qui sont à votre disposition si la situation se complique,
  4. et les outils qui peuvent vous décharger dans cette pénible tâche.

1 / Le processus complet de vos factures : de l’établissement au recouvrement

1.1 / La facturation est obligatoire

La gestion de la facturation est très importante pour une entreprise dans le cadre de ses échanges avec ses clients. La facture permet notamment de justifier la transaction financière liée à la vente ou la prestation délivrée, utile en comptabilité et en fiscalité.

Les factures peuvent être établies en format papier ou en format électronique. Dans tous les cas, la facturation est obligatoire :

  • pour tout achat de produits ou toute prestation de services réalisés pour des besoins professionnels,
  • pour les ventes à distance,
  • pour les livraisons aux enchères publiques de biens d’occasion, d’œuvres d’art, d’objets de collection ou d’antiquité,
  • pour les prestations de services délivrées à des particuliers dont le montant TTC s’élève à au moins 25 euros, ou si les particuliers demandent une facture.
  • pour les ventes délivrées à des particuliers qui demandent une facture.

Le processus de facturation va de l’établissement de la facture jusqu’au suivi de son recouvrement complet.

1.2 / Certaines factures restent impayées : le recouvrement est nécessaire

Une fois la facture établie, puis envoyée, il faudra que l’entrepreneur surveille qu’elle a bien été payée dans les délais sous peine d’avoir des difficultés de trésorerie!

Car malheureusement, toutes les factures ne sont pas payées dans les temps…

Bien que le Code du Commerce en fixe les règles générales, on observe que le délai de paiement en B2B, est de 66 jours en moyenne.

Bien entendu, en tant qu’entrepreneur, vous effectuez un travail ou livrez un produit, mais vous n’êtes pas toujours payé tout de suite.

Il est courant d’accorder des délais de paiement à sa clientèle : cela permet de maintenir une relation cordiale avec elle et de lui témoigner une certaine confiance. Ce délai de paiement, tout à fait normal, est une créance.

Il arrive cependant que des clients dépassent la date de paiement prescrite lors de la vente : c’est à ce moment que la facture devient impayée.

Les factures impayées sont un élément fréquemment rencontré quand on gère une entreprise : tôt ou tard, le dirigeant va devoir faire le nécessaire pour obtenir le paiement d’une facture qu’un client n’a pas réglée… C’est la simple réalité du monde des affaires, comme en témoignent les chiffres qui suivent.

Source : Baromètre CreditSafe T1 2019

1.3 / Les factures impayées sont à l’origine de 25% des faillites en France

Si elles sont amenées à se multiplier plus que de raison, les factures impayées peuvent causer d’importantes difficultés de trésorerie.

Vous préférez consacrer votre énergie et votre temps à votre cœur de métier mais, en sous jacent, il y a le stress de savoir si l’argent est bien rentré dans les temps pour permettre la vie (voire la survie) de votre entreprise et éviter la faillite.

De nombreuses sociétés chaque mois déposent le bilan car elles ont un manque de trésorerie et se retrouve en cessation de paiement. A vrai dire, 1/4 des faillites sont dues à des retards de paiements, qui ont entraîné un défaut de trésorerie.

Sources : Assises et prix des délais de paiement, 12 juin 2019

La trésorerie est la « bouteille d’oxygène » d’une entreprise, et elle doit être surveillée de près. Tout doit donc être mis en oeuvre de la part du chef d’entreprise pour être payé dans les délais escomptés afin de conserver une santé financière stable et maintenir sa trésorerie dans le vert.

2 / Recouvrement de vos factures : le script pour se faire payer

2.1 / Eviter une facture impayée en vérifiant son bon règlement quelques jours avant son échéance

Une facture adressée à un client contient toujours deux dates essentielles,

  • celle de sa création, date à laquelle elle a été établie et acceptée par les deux parties,
  • celle de son paiement, qui indique le délai limite accordé pour régler l’achat de manière effective.

Il s’agit ici de faire un appel « de prévention », cordial et sans animosité, pour s’assurer que votre client a bien mis votre facture au paiement.

[Vous anticipez les problèmes au téléphone]
« Votre facture [N°XXX] est à échoir le [JOUR ; MOIS]. Rien ne s’oppose à son paiement dans les temps, n’est-ce pas ?« 

[Si votre interlocuteur avance des excuses, demandez donc des explications]
« Y’a-t-il une raison particulière expliquant que cette facture ne puisse pas étre payée à l’échéance ? » Votre débiteur peut alors vous fournir plusieurs explications.

2.2 / Répondre à l’objection « Ça ne dépend pas de moi… »

[Ça ne dépend pas de moi…]
« Si je comprends bien, vous attendez la signature de votre patron ? Il s’agit bien de M. [NOM] ? Vous comprendrez qu’il m’est difficile d’attendre plus longtemps. Cela vous arrangerait-il que je m’entretienne directement avec lui ? »

[Pas la peine, Je vais m’en occuper]
« PRENOM, vous me faîtes la promesse que vous soumettrez la facture à GERANT dès demain matin ? Bon, dans ces conditions, je vous rappellerai demain après-midi. Que préférez vous ; 14h ou 17h ? 17h… C’est noté! C’est vraiment très gentil à vous. »

2.3 / « La facture ? quelle facture ? Je vais voir et je vous rappelle… »

[La facture ? quelle facture ?]
« Vous me dîtes que vous n’êtes pas en possession de la facture en question ? C’est ennuyeux car la date de règlement est fixée au JOUR MOIS. Je vous propose de la renvoyer immédiatement sur votre boite mail nom@societe.fr Pouvez vous de votre côté vous engager à payer cette facture d’ici JOUR ? »

2.4 / « J’étais sur le point de régler votre facture ! »

[J’étais sur le point de régler votre facture !]
« Vous me promettez que vous me faites le chèque aujourd’hui ? Dans ce cas, le chèque doit me parvenir JOUR +3. Je vous appellerai JOUR+4 si je n’ai toujours rien reçu. »

[Le client na pas tenu parole]
M.X, vous m’aviez promis lors de notre entretien que vous m’enverriez le chèque, que se passe-t-il ?

[Je vous l’envoie.]
« D’accord. Mais j’ai besoin cette fois-ci que vous me donniez la garantie que j’aurai bien le chèque JOUR. Pouvez-vous dès à présent m’envoyer par mail une copie du chèque que vous m’envoyez par la poste ? »

2.5 / « Nous avons des soucis financiers »

[Nous avons des soucis financiers]
« Pour voir ce que nous pouvons envisager ensemble, j’ai besoin d’informations complémentaires. Puis-je vous poser quelques questions ?

  • Quelle est la cause exacte de vos difficultés financières ?
  • Comment expliquez-vous ces problèmes temporaires ?
  • Quel impact cela a-t-il sur la santé financière de votre société ?
  • Vous arrivez tout de même à payer l’URSAFF ?
  • Quel montant de liquidité pensez vous rentrer dans le court terme ?
  • Comment voyez vous les choses pour nous payer ? « (NEGOCIER LE DELAI)

3 / Les recours en cas de facture impayée

Si malgré tous vos efforts, votre facture reste impayée, sachez que vous pouvez entamer des démarches sans délai pour réclamer et obtenir le règlement de votre facture en souffrance. Cette procédure peut s’articuler en 2 volets :

  • le recouvrement amiable
  • le recouvrement judiciaire

3.1 / Recouvrement amiable : la lettre de relance de facture impayée

Source: Etrepaye.fr

La procédure de recouvrement amiable débute avec une (ou plusieurs) lettre de relance afin de rappeler à votre client que sa dette est arrivée à échéance. La lettre de relance peut être adressée dès le 1er jour de retard du débiteur dans le paiement de la facture, pour lui rappeler de payer.

En effet, il est important de prendre le temps d’essayer de trouver une solution amiable afin de maintenir de bonnes relations d’affaires avec votre client, c’est pourquoi, une lettre de relance de facture impayée peut parfois suffire. Elle n’est cependant pas obligatoire pour pouvoir agir en justice.

Cette lettre de relance est une simple lettre rappelant à votre client son obligation de vous payer, elle n’est donc pas obligatoirement envoyée en recommandé. Sans réponse, vous pouvez envoyer une nouvelle lettre de relance de facture impayée en précisant qu’à défaut de règlement, une procédure de mise en demeure ou une procédure judiciaire pourra être engagée.

A noter que, pour les sommes qui ne dépassent pas 4000 euros, la loi Macron de 2015 a instauré une nouvelle procédure permettant de se faire payer une dette par huissier sans passer par un juge.

3.2 / La mise en demeure de payer

Source: Etrepaye.fr

Si le débiteur ne paye toujours pas sa facture, vous devez lui envoyer une mise en demeure de payer. Cette étape est importante puisque, juridiquement, la mise en demeure permet de constater l’impayé ou le retard de paiement.

La mise en demeure dresse en effet un bilan des différentes relances faites jusqu’ici, cite l’article de loi correspondant à la situation et détaille les sanctions judiciaires  auxquelles le client s’expose s’il persiste à ne pas payer la facture impayée. En outre, la lettre de mise en demeure doit comporter certaines mentions obligatoires (le fondement, le montant et le délai accordé).

Une lettre de mise en demeure, envoyée en A/R, est donc un préalable obligatoire à la procédure d’injonction de payer qui est l’étape suivante. 

3.3 / La procédure de recouvrement judiciaire

À défaut d’exécution dans le délai accordé dans la mise en demeure, le créancier peut saisir le juge compétent pour obtenir une ordonnance d’injonction de payer. Cette procédure permet de forcer le débiteur à s’exécuter.

Elle est appropriée pour les “petits” litiges : elle est simple, rapide et peu coûteuse. Une fois la décision du juge rendue, et en cas d’obtention d’une ordonnance d’injonction de payer, on a la possibilité de mettre en œuvre des saisies d’huissier, mesure plus contraignante à l’encontre de votre débiteur.

La vidéo suivante détaille comment lancer une injonction de payer.

Pour aller plus loin l’assignation au fonds conduit à un procès classique (c’est-à-dire contradictoire) et donc plus long et beaucoup plus coûteux. 

Si vous opérez en B2B, notez toutefois certains aspects importants: lorsque le débiteur est une société qui fait l’objet d’une procédure de redressement ou de liquidation judiciaire, il n’a pas l’autorisation de payer la facture impayée (c’est le mandataire judicaire qui tient désormais la gestion de l’entreprise). 

4 / Recouvrement de facture avec un logiciel de pilotage automatique

4.1 / Il existe des outils / logiciels pour vous aider à gérer votre facturation et votre recouvrement

Que ce soit pour agir en recouvrement amiable ou, pire, en recouvrement judiciaire, vous aurez besoin d’un dossier « béton », complet, bien tenu à jour et qui contiendra toutes les preuves de votre contentieux.

Imaginez, si vous aviez un logiciel de facturation en ligne qui, non seulement gère vos factures, suit les impayés et active les relances automatiquement !

Ces logiciels existent et vous procurent : moins de soucis, temps gagné et efficacité sont au rendez-vous avec ces solutions pour des prix tout à fait abordables à partir de 15 € par mois.

Ces outils digitaux performants vous aident notamment pour gérer vos éventuels impayés.

4.2 / Une visibilité sur vos impayés

Vous auriez dû suivre quotidiennement vos relevés de compte en banques pour vérifier les paiements et les dépenses afin de pouvoir agir rapidement en cas d’impayés. Mais c’est chronophage!

L’avantage d’un logiciel en ligne est qu’il est toujours à jour de ces informations et accessible d’un coup d’oeil. En fait, il vous prévient à la date d’échéance de chaque facture émise.

Tableau de bord des impayés
Le logiciel connecté au compte bancaire vérifie les références de facturation

4.3 / Ne vous perdez plus dans vos relances

Si la facture n’est pas payée à échéance, vous allez devoir envoyer par correspondance des lettres de relance, des mises en demeure, éventuellement assorties de pénalités de retard, de dernier délai octroyé pour le paiement…

Avec un logiciel de relance de factures en ligne, il relance automatiquement vos clients, sans aucune action de votre part. Vous pouvez aussi programmer dans l’outil que vous receviez un rappel de retard de règlement de la facture avant la relance.

Relancer une facture
Le logiciel envoie automatiquement une relance si un retard de paiement de la facture est constaté

4.4 / Accélérez le traitement de vos litiges

Vous avez envoyé des mises en demeure, menacé de passer à des actions en justice : ça se complique, il va falloir faire appel à des professionnels plus juridiques….et peut-être aller au tribunal.

L’avantage d’avoir un logiciel en ligne, est de vous fournir en permanence en ligne, où que vous soyez, toutes vos pièces comptables archivées au même endroit, sécurisées et cryptées dans un cloud.

En cas de litige, vous aurez immédiatement accès d’un coup d’oeil à toutes les pièces nécessaires pour agir rapidement en justice.

Conclusion

En tant qu’entrepreneur, il vous arrivera sans doute de devoir faire face à des retards de certains clients à honorer leurs factures. 

Comme la video suivante le montre, tous les entrepreneurs ont ces soucis.

Pensez alors à vous simplifier la vie en utilisant ces logiciels de facturation en ligne. Ils présentent plusieurs avantages qui faciliteront la gestion de votre petite entreprise, de même si vous êtes auto-entrepreneur, freelance ou encore comptable pour en équiper vos clients.

FAQ Factures impayées

Comment récupérer une facture impayée ?

Il est fréquent que certaines factures soient payées en retard. Pour recouvrir ces créances, vous pouvez successivement:

  1. Appeler votre client AVANT que votre facture arrive à échéances pour vous assurez que votre client compte payer votre facture dans les temps
  2. Envoyer une lettre de relance et, si possible, contacter par téléphone le client dans la première semaine qui suit l’échéance de votre facture.
  3. Envoyer une mise en demeure de payer (peut être réalisé par un huissier)
  4. Lancer une procédure de recouvrement judiciaire pour obtenir une ordonnance d’injonction de payer délivrée par un juge.

Quel est le délai pour réclamer une facture impayée ?

Dans le cas où votre débiteur est une entreprise / un professionnel, vous avez 5 ans pour saisir les tribunaux et recouvrir votre créance. Sachez que vous pouvez relancer un client mauvais payeur dès le premier jour qui suit l’échéance de votre facture.

Quel recours en cas de facture impayé ?

Pour recouvrir ses créances, il existe trois types de recours qui font monter progressivement la pression sur le client mauvais payeur:

  1. la procédure à l’amiable (lettre de relance)
  2. la mise en demeure de payer (lettre d’huissier)
  3. la procédure de recouvrement judiciaire (ordonnance d’injonction de payer)

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Matthieu

@Patrick : Merci pour votre commentaire et ce conseil additionnel !

calendar 17 Avril 2020 at 01 h 37 min

Patrick

Article très complet sur le sujet, que je connais bien ;)Et en ces temps de crise et d'incertitudes, je me permets un petit conseil supplémentaire :Si vous avez des impayés, n'attendez pas pour relancer vos clients : une entreprise ou un particulier qui n'a pas les moyens de régler l'ensemble de ses fournisseurs devra faire un choix. Et en général, il paiera en priorité ceux qui se sont manifestés. Alors, n'hésitez pas à passer un coup de fil, un appel ou un e-mail.Bien sûr, toujours rester poli, empathique et diplomatique. Contrairement à la légende, un recouvrement efficace ne s'obtient pas en étant agressif ou oppressant. C'est tout l'inverse !Bon courage à tous !

calendar 15 Avril 2020 at 20 h 15 min

Matthieu

@digital marketing Tunisie : Merci pour votre commentaire !

calendar 15 Avril 2020 at 11 h 25 min

4 thoughts on “Facture impayée : le kit complet pour relancer et se faire payer [script, recours, outils]

  1. Matthieu dit :

    @digital marketing Tunisie : Merci pour votre commentaire !

  2. Patrick dit :

    Article très complet sur le sujet, que je connais bien 😉

    Et en ces temps de crise et d’incertitudes, je me permets un petit conseil supplémentaire :

    Si vous avez des impayés, n’attendez pas pour relancer vos clients : une entreprise ou un particulier qui n’a pas les moyens de régler l’ensemble de ses fournisseurs devra faire un choix. Et en général, il paiera en priorité ceux qui se sont manifestés. Alors, n’hésitez pas à passer un coup de fil, un appel ou un e-mail.

    Bien sûr, toujours rester poli, empathique et diplomatique. Contrairement à la légende, un recouvrement efficace ne s’obtient pas en étant agressif ou oppressant. C’est tout l’inverse !

    Bon courage à tous !

  3. Matthieu dit :

    @Patrick : Merci pour votre commentaire et ce conseil additionnel !

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