Entrepreneurs : devez-vous opter pour des bureaux à partager ?

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• Comment me projeter pour trouver l’espace de bureaux à partager idéal ?
• Le bureau à partager devra correspondre à mes critères
• Le bureau à partager devra proposer certains services indispensables
• Le bureau à partager doit être aménagé confortablement
• Le bureau à partager devra correspondre au fonctionnement de mon entreprise
• A quoi ressemblent les bureaux à partager qui me conviendraient ?
• Un exemple d’espace de bureaux à partager vide
• Un exemple de bureau à partager indépendant et aménagé
• Un exemple de bureau à partager indépendant aménagé dans des espaces de Coworking
• Un exemple de bureau à partager aménagé semi-privé
• Un exemple de bureau à partager fermé et aménagé
• Quels services et contrats me seront proposés dans les bureaux à partager ?
• Le mobilier du bureau à partager
• Les équipements du bureau à partager
• Les espaces communs proposés dans les bureaux à partager
• Les services supplémentaires qu’on peut trouver dans certains bureaux à partager
• Les contrats proposés pour la location de bureaux à partager
• Conclusion
• FAQ : bureaux à partager
• Qu’est-ce que des bureaux à partager ?
• A qui s’adressent les bureaux à partager ?
• Il y a-t-il plusieurs sortes de bureaux à partager ?
• Où trouve-t-on des bureaux à partager ?

Les effets d’un « nouveau monde » pour les entreprises se font déjà sentir.

Beaucoup de dirigeants s’interrogent sur leurs nouveaux besoins en termes de mètres carrés et on voit le taux de vacance des bureaux croître. Les entrepreneurs sont en recherche de flexibilité que ce soit pour leurs employés et/ou pour leurs locaux. Cela pour différentes raisons :

• Les locaux de l’entreprise ont été désertés pendant la pandémie et ils ont mis leurs salariés en télétravail. Les dirigeants se demandent alors si ce ne serait pas plus pertinent de s’organiser différemment au retour des employés pour être dans des locaux plus flexibles selon les besoins actuels de l’entreprise.
• Si, au contraire, votre entreprise voit son chiffre d’affaires augmenter régulièrement, les équipes deviennent de plus en plus nombreuses et les locaux de plus en plus justes. La solution ? Changer de modèle. Louer des bureaux à partager adaptés au moment présent, mais qu’on pourra changer si l’expansion continue.

Tout comme le coworking qui caractérise essentiellement les travailleurs indépendants, la location de bureaux à partager est de plus en plus recherchée par les entrepreneurs. En quelques années, la demande pour ce type de locaux a été de plus en plus forte et a littéralement explosé à partir de 2019.

Cette solution correspond souvent à la demande de beaucoup de PME car elle leur offre des espaces correspondant exactement à leurs besoins du moment, sans contraintes d’installation ni d’aménagement coûteux et leur permet d’évoluer sans souci.

Le jeune dirigeant (fictif) à qui je vais donner la parole dans cet article est en quête de locaux « flexibles » pour abriter son entreprise avec ses 35 collaborateurs et est amené à se poser quelques questions pour s’assurer de son choix :

• Comment me projeter pour trouver l’espace de bureaux à partager idéal ?
• A quoi ressemblent les bureaux à partager qui me conviendraient ?
• Quels services et contrats me seront proposés dans les bureaux à partager ?

Comment me projeter pour trouver l’espace de bureaux à partager idéal ?

Bien que l’installation dans ces locaux puisse être très rapide puisqu’elle ne présente aucun souci matériel, je devrai d’abord organiser le départ de mes bureaux actuels, avertir mes employés et bien réfléchir à tous les points importants que devra présenter ce nouveau local.

Ensuite il faudra fixer mon choix en fonction :

• des différents critères que doit avoir le local,
• des services qu’on aimerait bien y trouver,
• de l’aménagement souhaité pour travailler confortablement,
• du fonctionnement intrinsèque de mon entreprise.

Le bureau à partager devra correspondre à mes critères

Combien de places nous faut-il que ce soit en nombre de m2 ou en nombre de travailleurs assis? Ce n’est pas la peine de trop en prévoir, cela coûtera plus cher.

A quel endroit de la ville pourrions nous nous installer pour que ce soit commode pour moi-même et mes employés ? Mais aussi pour nos clients, pour les déplacements à faire pour le travail…

Est-ce que nous avons besoin d’accéder au bureau 24h/24 et 7 jours/7 ? Si tel est le cas, ce serait bien d’avoir une entrée indépendante et sécurisée.

Le bureau à partager devra proposer certains services indispensables

Ce serait mieux qu’il soit placé près des transports en communs. Nous aurons certainement besoin d’un parking. Il y aura-t-il un local à vélo pour mes employés qui utilisent de plus en plus ce moyen de déplacement ?

Je pense à un autre point particulier : quand il y a plusieurs bureaux à partager dans le même immeuble, est-ce que j’apprécierais qu’il y ait un réceptionniste pour nous accueillir ? Et pour la réception du courrier, est-ce que ce sera prévu ?

Le bureau à partager doit être aménagé confortablement

Quand nous quitterons notre entreprise, si je décide d’emporter mon mobilier et les différents équipements, est-ce que je vais en trouver à louer vide ?

Si, plus probablement, nous tournons la page et partirons juste avec nos ordinateurs et nos dossiers, il nous faudrait :

• des bureaux individuels petits mais aussi quelques uns plus grands, voire des open spaces. Une grande salle de réunion serait aussi bienvenue.
• De bons fauteuils de bureaux et même des canapés pour recevoir nos clients ou bavarder entre collègues contribueraient à une ambiance conviviale.
• Ce serait bien d’avoir au moins une petite cuisine pour manger sur le pouce et surtout un espace café !
• Le top serait d’avoir des espaces réservés à la détente et pourquoi pas une terrasse extérieure.

Le bureau à partager devra correspondre au fonctionnement de mon entreprise

En effet, je sais que chaque entreprise, chaque équipe, selon le métier qu’ils font, a un fonctionnement bien particulier auquel il faudra que son espace de travail soit adapté.

Dans notre cas :

• il nous faut beaucoup de calme et de concentration….
• donc, en temps normal, nous ne faisons pas de bruit!
• nous avons besoin de confidentialité, eh oui!
• nous n’occuperons probablement pas les espaces à 100 % du temps
• car nos collaborateurs se déplacent souvent ou sont de temps en temps en télétravail chez eux.

Alors, ces points étant faits, comment trouver le logement idéal à louer pour les bureaux de mon entreprise ?

A quoi ressemblent les bureaux à partager qui me conviendraient ?

A moins de se fier au bouche à oreille, je vais plutôt me pencher sur des annonces de bureaux à partager qui me permettront de visiter virtuellement ou physiquement un choix d’espaces à louer clé en main parmi lesquels je trouverai sûrement mon bonheur. Voyons plutôt des exemples de ce qui est proposé au fil de quelques annonces au hasard.

Un exemple d’espace de bureaux à partager vide

Oui pourquoi pas ? Cela me conforterait ou non dans ce choix. Voyons celui-ci :

Celui là est trop petit pour mon équipe puisqu’il n’y a que 9 postes de travail. 70 m2 et rénové, il coûte 3450 € HT/mois. C’est dommage car il avait beaucoup de critères qui me correspondaient si j’arrivais avec mon mobilier.

Je note toutefois que les mesures sanitaires actuelles imposent un espace de 4 m2 pour chaque poste de travail, c’est pourquoi celui-ci ne présente que 9 postes possibles….

Un exemple de bureau à partager indépendant et aménagé

Je regarde carrément plus grand et clé en main, sans tracas ! En voici un bien placé :

Alors là, j’ai peut-être vu trop grand ! 850 m2 avec 100 postes de travail possibles tout en comptant 8 m2 par collaborateur pour les mesures sanitaires. Evidemment le prix est fonction de l’offre, 66 000 € HT/mois. Il y a quand même 3 étages dont 1 entièrement de services et d’espaces communs.

Cet espace a une entrée privative indépendante pour y accéder, c’est évidemment un plus. Mais, restons raisonnables, je n’ai pas besoin d’autant de surface et le prix plomberait trop mon budget !

Un exemple de bureau à partager indépendant aménagé dans des espaces de Coworking

À côté de petits entrepreneurs isolés, de freelances, de startups naissantes, je vois qu’on peut trouver des espaces indépendants dans des immeubles dédiés au coworking. Ce n’est pas mal car on doit y trouver une ambiance très conviviale favorisant les échanges. Voyons un de ces bureaux :

On peut y trouver un bureau fermé de 120 m2 et 30 postes pour 17 050 € HT/mois ou carrément 750 m2 avec 150 poste à 127 000 € HT/mois. Il faut dire qu’on profite alors du maximum de services, d’un aménagement particulièrement soigné et d’espaces communs bien aménagés et spacieux. A garder en mémoire, en regardant d’autres exemples mieux adaptés à mes 35 personnes à caser.

Un exemple de bureau à partager aménagé semi-privé

Oui pourquoi pas ? Voyons qu’est-ce qu’on entend par « semi-privé ?

Je comprends : cet espace est partagé avec d’autres par une cloison. Il met à dispositions 4 salles de réunions à partager aussi. Evidemment c’est un plus pour le côté communication avec d’autres entreprises.

Il offre tout de même 160 m2 et 30 postes de travail. Le prix de 12 000 € HT/mois serait plus abordable mais, peut-être ne trouverions nous pas le calme dont nous avons tant besoin ?

Un exemple de bureau à partager fermé et aménagé

En voici un qui semble bien correspondre à mes critères. Il a une entrée indépendante avec badge et une salle de réunion privée.

Il a une surface de 300 m2 avec, règles sanitaires obligent, 37 postes de travail pour un prix de 32500 € HT/mois. Cet espace pourrait parfaitement me convenir pour loger mes employés et moi-même. A la visite virtuelle, on s’aperçoit qu’on accède à une terrasse très agréable, qu’il y a des coins isolés pour travailler ainsi que de grands bureaux.

Avant de me décider, je vais regarder plus en détails ce qui est proposé dans tous ces bureaux à partager aménagés.

Quels services et contrats me seront proposés dans les bureaux à partager ?

Avec ces visites, virtuelles pour l’instant, j’ai tout de même compris qu’en déménageant de mes locaux un peu vieillots où on est aujourd’hui les uns sur les autres, je pourrais redonner un souffle nouveau à mon entreprise en proposant à mes équipes un bien être qui boosterait, j’en suis sûr, leur productivité.

Passons en revue les différents avantages que je pourrais trouver dans les bureaux à partager.

Le mobilier du bureau à partager

Ils ont tous des tables et des chaises mais pas n’importe lesquelles. Les bureaux sont spacieux voire des open spaces. Les fauteuils sont ergonomiques pour éviter au maximum la fatigue du travail assis devant son ordinateur.

On trouve toujours dans ces espaces des meubles de rangement pour les dossiers et les affaires personnelles de chaque employé.

Les équipements du bureau à partager

On y a la plupart du temps tout ce dont on a besoin pour travailler seul ou en réunion d’équipe ou en clientèle. Cela va de l’imprimante dont on aura plus que les feuilles à fournir au video-projecteur avec son écran, en passant par le scanner, un photocopieur, un fax et souvent un écran TV.

Bien entendu le Wifi est fourni souvent sous forme d’un réseau dédié au bureau qu’on occupe. Près de chaque bureau, on peut avoir des prises RJ45.

Les espaces communs proposés dans les bureaux à partager

L’indispensable « coin café », toujours très apprécié, s’accompagne la plupart du temps d’un coin cuisine équipé, bien commode pour ne pas perdre de temps en déplacement au resto du coin.

On y trouve toujours des espaces détentes bien pensés où l’on peut soit s’isoler pour se reposer, soit discuter pour réseauter….Le top, c’est quand on dispose d’une terrasse extérieure !

Notons que ces espaces sont toujours accessibles aux handicapés et que le ménage est compris dans le prix de location.

Les services supplémentaires qu’on peut trouver dans certains bureaux à partager

Si on a une entrée indépendante, on aura un badge d’accès. Quelque fois une alarme protège les lieux. Dans les autres cas, la présence d’un réceptionniste est appréciée. La réception de votre courrier est presque toujours prévue.

Les contrats proposés pour la location de bureaux à partager

En France, la loi exige que toutes les entreprises disposent dès leur création d’une adresse de domiciliation (siège social). Celle-ci est l’adresse fiscale et administrative de la société et doit correspondre à un lieu bien réel (pas une simple boîte postale). Il faut donc signer un contrat pour avoir une adresse!

On trouve plusieurs sortes de contrats possibles pour louer des bureaux partagés :

• La prestation de service contractée avec le bailleur ou le locataire des lieux. Ce contrat met à dispositions les espaces de travail et de services. Il est flexible et permet la jouissance des lieux. Ce contrat de prestation peut exiger un délai d’occupation minimum entre 3 et 6 mois.
• Le bail commercial 3/6/9. Contracté avec le bailleur pour 9 ans minimum mais résiliable tous les 3 ans sur préavis. Le prix ne comprend pas les aménagements, les services, les taxes…
• Le bail précaire contracté pour un maximum de 3 ans avec le bailleur avec qui vous signerez un bail commercial ensuite si vous voulez rester plus longtemps.

Conclusion

Nous pouvons voir que notre entrepreneur aura le choix et pourra trouver LE bureau à partager qui lui conviendra!

Pour répondre à la question que je posais au début de cet article : « Entrepreneurs, devez-vous opter pour des bureaux à partager ? », la réponse est oui, à conditions bien sûr que, comme nous l’avons vu, tous les critères soient réunis pour sauter le pas.

Je retiens pour preuve les nombreux avantages de ces espaces :

• Un aspect plus moderne et plus adapté au fonctionnement de l’entreprise d’aujourd’hui lui permettant une évolution plus facile et flexible.
• Une économie financière en occupant sans souci des locaux « clé en main ».
• Économie de temps et de fatigue en choisissant l’emplacement le plus favorable.
• Une adresse entrepreneuriale plus prestigieuse.
• Des contacts professionnels intéressants et une sociabilité accrue.
• Un chiffre d’affaires en croissance.

FAQ : bureaux à partager