Qu’est-ce que la domiciliation d’entreprise ? Avantages, tarifs et pièges à éviter

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• Qu’est-ce donc que la domiciliation d’entreprise ?
• Les différentes options de domiciliation
•  La domiciliation individuelle
• La domiciliation collective
• La domiciliation auprès d’une société de domiciliation
• La domiciliation auprès d’une société de domiciliation
• Comment fonctionne la société de domiciliation ?
• Pourquoi choisir une société de domiciliation ?
• Les pièges à éviter
• Les obligations de l’entreprise domiciliée
• Conclusion
• FAQ : Domiciliation Entreprise
• C’est quoi une domiciliation d’entreprise ?
• Où peut-on domicilier son entreprise ?
• Quels sont les avantages de choisir une domiciliation d’entreprise ?
• Les obligations de la société de domiciliation d’entreprise et de l’entreprise domiciliée

Les Français sont des entrepreneurs dans l’âme !

Depuis 2001 où on dénombrait la création de 200 000 entreprises, nous sommes passés en 2019 à 800 000 entreprises créées, soit 4 fois plus.

En effet, ce bond est dû en grande partie à l’apparition de micro-entreprises à partir de 2008. Actuellement les micro-entreprises représentent en nombre le double des entreprises.

Il suffit de suivre les chiffres de l’INSEE pour constater que l’engouement pour l’entrepreneuriat décolle littéralement depuis 2017 !

Avec la création de ces entreprises, on voit augmenter les demandes de domiciliation d’entreprise pour répondre aux besoins de ces nouveaux entrepreneurs.

• Qu’entend-t-on par domiciliation d’entreprise ?
• Où et comment peuvent-ils se domicilier ?
• Quelles sont les contraintes ?
• Quels sont les tarifs?
• A quoi faut-il faire attention pour ne pas se tromper dans le choix de sa domiciliation?

Qu’est-ce donc que la domiciliation d’entreprise ?

Toute entreprise doit être domiciliée; sans domiciliation, l’immatriculation est refusée.

L’immatriculation au registre du commerce et des sociétés (RCS) ou au répertoire des métiers (RM) impose d’avoir une domiciliation.

L’étape de la domiciliation implique donc l’obtention d’une adresse administrative et fiscale de l’entreprise. Néanmoins, lorsqu’on parle de «domiciliation entreprise», on fait référence à la domiciliation commerciale.

Ainsi la domiciliation commerciale de l’entreprise correspond à son adresse administrative (siège social) et doit être déclarée au centre de formalités des entreprises. Par contre, la jouissance du local déclaré comme siège social doit pouvoir être justifiée. L’adresse des locaux professionnels doit figurer sur les documents commerciaux (devis, factures, etc.).

De ce fait, nous aborderons davantage tout ce qu’il faut savoir sur le recours à la société de domiciliation. Toutefois, il importe de faire un rappel sur les autres options de domiciliation.

Les différentes options de domiciliation

Les différentes alternatives de domiciliation, ci-après, sont classées en trois grandes catégories :

• la domiciliation individuelle
• la domiciliation collective
• la domiciliation auprès d’une société d’entreprise

 La domiciliation individuelle

Cette domiciliation correspond à l’affectation d’un local d’habitation (généralement son domicile personnel) à l’exercice d’une activité professionnelle. La loi exige que le local en question soit la résidence principale de la personne hébergeur de la société et en aucun cas chez l’un des autres associés ou actionnaires. Cette personne peut être le dirigeant de la société, un des associés ou une tierce personne.

Mais encore, cette domiciliation est soumise à d’autres conditions. En effet, l’opération ne doit pas être interdite par une quelconque stipulation conventionnelle ou par une disposition légale. Il s’agit notamment des clauses du contrat de bail (dans le cas où l’entrepreneur est locataire des lieux), le règlement de copropriété (dans le cas où l’immeuble en question est en copropriété) et le Code de l’urbanisme.

Si la domiciliation à domicile peut séduire au démarrage de la société, elle s’avère rapidement peu avantageuse et complexe notamment pour le développement de l’entreprise. Dans ce cas, il faudra fournir certains documents (facture d’électricité, quittance de loyer, etc.).

La domiciliation collective

Elle peut se situer à plusieurs endroits et avec des fonctionnements différents :

1/ Domiciliation dans un local commercial

Le local commercial est un immeuble destiné à l’exploitation d’un fonds de commerce. En revanche cela implique la location ou l’acquisition d’un bien immobilier permettant d’exercer son activité. Sans compter les coûts particulièrement élevés incompatibles avec de nombreux lancements d’entreprises. Attention, ce local doit être exclusivement dédié à une activité commerciale. À l’instar de la domiciliation au domicile personnel, le recours à un local commercial est adapté à certains types d’activités.

Dans ce cas de figure, l’adresse du siège social et celle du lieu d’exploitation des activités sont les mêmes. Ce qui permet à l’entrepreneur de faciliter la gestion des activités.

Dans la plupart des cas, le recours à un local commercial est soumis au régime du bail commercial. Par conséquent, l’entrepreneur bénéficie des droits inhérents aux baux commerciaux, ceux-ci garantissant d’assurer la pérennité de la domiciliation.

2/ Domiciliation auprès d’une pépinière d’entreprise

La pépinière d’entreprise accueille les jeunes entreprises, accompagne le porteur de projet et lui permet de se domicilier au sein de la pépinière.

C’est une structure également appelée incubateur d’entreprises. En effet, elle se propose d’aider et d’accompagner les sociétés nouvellement créées. Ainsi, outre la mise à disposition d’une adresse, la pépinière d’entreprise met en place des mesures d’accompagnement diverses.

3/ Domiciliation dans un espace de coworking

L’entrepreneur partagera les locaux de coworking avec d’autres entrepreneurs et il pourra se domicilier dans cet espace. Le co-working peut être un réseau encourageant l’échange et les synergies entre les entrepreneurs qui y sont présents. Cela permet également de travailler en dehors de chez soi tout en n’ayant pas à supporter le coût d’une location de bureau classique.

4/ Domiciliation au siège social d’une autre entreprise

Peu connu du grand public, se domicilier au siège social d’une autre entreprise est également envisageable, contre une participation financière aux frais immobiliers et éventuellement de secrétariat.

La domiciliation auprès d’une société de domiciliation

Cette domiciliation est un mix entre domiciliation individuelle et collective. En effet, l’entrepreneur travaille dans ses propres locaux, à domicile par exemple, cependant il utilise la société de domiciliation pour avoir une adresse de siège social et profite de services complémentaires. C’est une option très intéressante que je me propose de développer dans les paragraphes suivants en expliquant :

• comment elle fonctionne,
• les avantages qu’elle apporte
• et les pièges à éviter.

La domiciliation auprès d’une société de domiciliation

On peut parler ici aussi de domiciliation commerciale car c’est l’adresse du siège social de l’entreprise.

Comment fonctionne la société de domiciliation ?

Tout d’abord, la société spécialisée de domiciliation, agréée par le préfet du département (ou le préfet de police à Paris) et immatriculée au RCS est régie par le décret du 5 Juillet 1985. On peut parler de domiciliation commerciale car c’est l’adresse du siège social de l’entreprise.

Il est important de comprendre les règles relatives au fonctionnement de la domiciliation commerciale. Les prestations fournies par la société de domiciliation ainsi que les obligations des parties sont régies par le contrat de domiciliation. Rappelons-le, les parties au contrat sont

• d’une part, la société de domiciliation ou le domiciliataire,
• d’autre part, la société domiciliée ou le domicilié.

Toute entreprise avec un n° SIRET peut s’inscrire dans une société de domiciliation d’entreprise qui lui permettra de consolider sa crédibilité auprès de ses prospects et clients. Elle lui fera en outre profiter de plusieurs services proposés par ces centres de domiciliation.

Quelque soit le choix, il sera tout à fait possible d’effectuer un transfert de siège social après la création l’entreprise.

Pourquoi choisir une société de domiciliation ?

Les raisons sont multiples. Vous pourrez notamment en trouver de nombreuses autres sur cet article de kandbaz.com. Néanmoins en voici quelques unes avec leurs avantages non négligeables :

1/ Avoir une adresse de son siège social

La société de domiciliation propose un carnet d’adresses. Ce sont, en principe, des adresses stratégiques permettant d’augmenter la visibilité et la crédibilité de la société.

Lors du choix de la société de domiciliation, il faut choisir celle qui propose des adresses favorisant le développement des activités de l’entreprise domiciliée.

• En effet, le siège social d’une société correspond à son adresse administrative.
• mais encore, le lieu où l’entreprise établit son siège social détermine sa nationalité, les tribunaux compétents en cas de litige et la fiscalité applicable.
• Et enfin, cette adresse est aussi celle qui est portée sur le Kbis.

Alors, s’offrir une adresse dans un quartier d’affaire, ça fait toujours de l’effet sur une carte de visite. Dans la réalité, quand on se lance dans l’entrepreneuriat, louer (ou même acheter) des locaux dans le 8ème arrondissement de Paris par exemple, cela semble inconcevable!

Au lieu de payer 1000€ de loyer pour un bureau de 12 m2, vous pouvez, grâce aux sociétés de domiciliation, vous offrir une belle adresse à partir de 19€ par mois.

C’est donc une économie non-négligeable de choisir une domiciliation d’entreprise pour avoir une carte de visite qui en mettra à coup sûr plein la vue à vos futurs partenaires. Ainsi, une domiciliation à une adresse prestigieuse marquera un crédit plus important qu’une domiciliation à l’adresse personnelle du dirigeant. Une règle d’autant plus valable lorsque la société travaille à l’international.

2/ Protéger sa vie privée

Comme on peut le voir, cette domiciliation est la plus souple qui soit, tout en restant extrêmement avantageuse économiquement parlant, et permet à l’évidence de bien séparer la vie personnelle de la vie privée du dirigeant.

3/ Se constituer un réseau

Dans les entreprises de domiciliation, les clients sont tous des entrepreneurs, et sont donc tous susceptibles d’être des clients, des prestataires ou simplement une source de conseils et de soutien inestimable. En effet, échanger avec des personnes dans la même situation que soi peut permettre de s’ouvrir à de nouvelles idées et pourquoi pas de rencontrer un futur associé !

4/ Bénéficier de services complémentaires à la carte

Avant tout, ce sont des services qui vont de pair avec la mise à disposition d’une adresse. La plupart de ces sociétés peuvent ainsi proposer plusieurs services :

• Le service de gestion des courriers. Il correspond à la réception des courriers, au tri, à la réexpédition et l’envoi par e-mail des courriers. Certaines sociétés de domiciliation proposent des prestations permettant de digitaliser le courrier. Dans ce cas, le courrier est ouvert et scanné et peut soit être envoyé simplement par mail ou bien être stocké et trié dans un cloud pour une meilleure organisation et un gain de temps pour l’entrepreneur.
• Un service de secrétariat. Bénéficier de ce service permet à l’entrepreneur de faire une économie de temps. Il est à souligner que ce service est facultatif. Le service de secrétariat est : une permanence téléphonique qui vous fait bénéficier d’un numéro de téléphone correspondant à l’adresse de domiciliation, la gestion de l’agenda et de la prise de rendez-vous.
• Un service d’accompagnement qui peut être aussi bien administratif que juridique. Il correspond à l’accompagnement lors de la réalisation de tout type de formalités administratives.
• La location de locaux qui sont équipés de matériel nécessaire à la réception de réunion. Il est à souligner que le local doit permettre d’assurer la confidentialité nécessaire des documents de l’entreprise domiciliée

Cette video proposée par Digidom résumera toutes les possibilités offertes par la domiciliation d’entreprise :

5/ Profiter de la simplicité et de la souplesse de la domiciliation d’entreprise

La société spécialisée dans la domiciliation d’entreprise peut mettre à disposition des locaux ou n’être qu’une simple adresse de domiciliation.
Un contrat d’une durée minimum de 3 mois est alors conclu entre le domicilié et le domiciliataire. Il en découlera :

• Une adresse professionnelle fixe (important pour les administrations, partenaires et clients), même si à titre personnel vous déménagez. De plus vous pourrez éventuellement profiter de locaux mieux adaptés que ceux de votre lieu de travail pour vos rendez-vous professionnels.
• Une facturation à l’année ou au mois variable selon le pack d’options choisies. Vous pouvez par exemple domicilier votre entreprise chez Digidom en 2 minutes à partir de 19 € par mois. Trois packs sont proposés pour des choix complémentaires :

Les pièges à éviter

1/ Vérifier l’agrément de la société de domiciliation et son adhésion au syndicat

• La société de domiciliation est agréée par le préfet du département du siège de la société (ou le préfet de police à Paris) et immatriculée au RCS (répertoire des métiers). Cet agrément est valable pour une durée de 6 ans renouvelables. C’est pourquoi il faut vérifier que les domiciliataires exercent sous agrément et peuvent être contrôlés à tout moment.
• Le secteur de la domiciliation dispose d’un syndicat qui lui est propre, appelé le SYNAPHE (SYndicat NAtional des Professionnels de l’Hebergement d’Entreprise). L’adhésion d’une société de domiciliation à ce syndicat est gage de qualité pour les entrepreneurs car cela indique que celle-ci respecte une charte de qualité. Il vaut mieux donc vérifier que le domiciliataire y cotise….

2/ Être sûr que la société respecte le protocole interne et les obligations administratives

Les domiciliataires ont des obligations :

• En vertu du contrat de domiciliation, le domiciliataire doit exécuter toutes les prestations convenues.
• Il est tenu de conserver les documents dans les dossiers-clients prévus par le Code du commerce,
• Il vérifie régulièrement la validité des pièces détenues dans les dossiers et les actualiser,
• Il met en place un protocole interne adaptant le niveau de vigilance dans le cadre de la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme.
• etc.

Tous les trois mois, la société de domiciliation est tenue d’informer et de notifier les administrations, notamment : centre des impôts, organismes de recouvrement des cotisations et contribution de sécurité sociale. En effet, ces derniers doivent être au courant des domiciliés en cours et ceux dont le contrat a pris fin pendant la période de la déclaration.

La DGCCRF (Direction générale de la concurrence, de la consommation et de la répression des fraudes) vérifie les obligations des domiciliataires d’entreprises. Elle a constaté que tous les professionnels non inscrits au SYNAPHE ne respectent pas ces obligations.

Voici un exemple d’un de ses contrôles :

Les obligations de l’entreprise domiciliée

En ce qui concerne l’entreprise domiciliée, ses obligations sont les suivantes :

• La société domiciliée doit utiliser effectivement l’adresse proposée par le domiciliataire en tant que siège social de l’entreprise.
• Elle est tenue de notifier la société de domiciliation sur toutes les modifications apportées aux statuts de l’entreprise : forme juridique, objet social, dénomination, etc.
• Par l’intermédiaire du contrat de domiciliation, l’entreprise domiciliée donne mandat au domiciliataire de recevoir en son nom toute notification et tous les courriers?.
• Enfin, l’entreprise domiciliée opère la déclaration du contrat de domiciliation au registre du commerce et des sociétés .

Conclusion

En somme, la domiciliation, est une obligation qui doit faire l’objet d’une réflexion car au-delà d’être une nécessité, elle joue considérablement sur l’image et le prestige de votre entreprise.

Le lieu d’implantation d’une entreprise est donc stratégique dans la mesure où il s’agit de l’adresse de référence de tous vos contacts et clients et qu’elle peut impacter votre crédibilité et votre image. A vous de choisir ce qui correspondra le mieux à vos besoins et à vos possibilités financières.

Cependant, dans de nombreux cas, la solution la plus souple, la plus économique et qui offre des services optionnels est celle de passer par une société de domiciliation d’entreprise. Elle doit être choisie avec soin en fonction de son sérieux, des emplacements qu’elle propose pour avoir une meilleure visibilité, de son prix, du choix de ses options proposées… En particulier pour les jeunes entrepreneurs, choisir une société de domiciliation d’entreprise limite ses coûts fixes (pas de bail par exemple), voire les rend variables, donc diminue les risques.

L’infographie suivante récapitule les possibilités offertes par une société de domiciliation d’entreprise.

Autres sources pour rédaction:
Avenue des investisseurs
En quoi consiste la domiciliation d’une entreprise

FAQ : Domiciliation Entreprise