Quel logiciel de caisse enregistreuse choisir quand on est commerçant ?

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• La loi qui concerne les caisses enregistreuses : article 88 de la loi des finances 2016
• Ce que dit cette loi qui impacte directement votre choix de logiciel de caisse enregistreuse
• Pourquoi cette loi existe et qui est concerné ?
• Les différentes sortes de caisses enregistreuses
• Les caisses enregistreuses tactiles
• Les caisses enregistreuses sur tablettes ou iPad
• Les caractéritiques d’un logiciel de caisse enregistreuse
• Gérer l’ensemble de l’entreprise depuis un seul endroit
• Travailler en ligne ou hors ligne
• Se servir d’un iPad pour chaque serveur en salle
• Comment choisir son logiciel de caisse connecté ?
• Les avantages d’un logiciel de caisse
• Les critères à prendre en compte pour choisir la bonne solution
• Conclusion
• FAQ
• Qu’est-ce qu’un logiciel de caisse enregistreuse ?
• Comment fonctionne le logiciel de caisse enregistreuse ?
• Est-il obligatoire d’avoir une caisse enregistreuse ?

Imaginons que vous ayez des projets modestes voire plus grands d’ouvrir un commerce :

• un commerce de détail (boulangerie, supermarché, épicerie, commerce d’alimentation générale, pâtisserie, boucherie),
• tabac presse librairie (buraliste, point presse),
• beauté (salon de coiffure, institut de beauté, onglerie),
• prêt à porter (magasins de vêtements, de chaussures, de lingerie), 
• restauration rapide (pizzeria, snack, fast-food),
• ou plus ambitieux encore : café, hôtel, restaurant, bar, brasserie.

Vous devrez alors vous poser parmi d’autres questions, celle de l’utilité ou de l’obligation de vous équiper d’une caisse enregistreuse. Si vous n’avez que très peu de flux de clientèle, un simple facturier peut faire l’affaire, mais dans le cas d’un pic d’affluence, imaginez-vous un instant rédiger le détail de toutes les commandes TTC et HT, vous retrouver à faire de multiples opérations en cas de paiement séparé, gérer les stocks, éditer la comptabilité… Compliqué non??

L’intérêt d’une caisse enregistreuse ne devient-il donc pas évident pour éviter une énorme perte de temps et gréver la qualité de votre service client??

En fait la caisse enregistreuse est un outil indispensable  permettant aux commerçants de gérer les fonds de leurs établissements. En plus des opérations de vente, elle permet également de réaliser des actions marketing et des transactions comptables. De plus, les commerçants sont soumis à diverses obligations fiscales, notamment en ce qui concerne la justification de leurs recettes.

En effet, en 2016 le gouvernement a mis en place une nouvelle réglementation qui peut faire peur et qui nécessite depuis 2018 l’utilisation d’un logiciel de caisse obligatoire facilitant le contrôle fiscal. L’infographie sur laquelle je m’appuie aujourd’hui nous fait découvrir :

• que dit cette loi et pourquoi a-t-elle vu le jour?
• quelles sont les différentes sortes de caisses enregistreuses ?
• qu’est-ce qu’un logiciel de caisse enregistreuse ?

La loi qui concerne les caisses enregistreuses : article 88 de la loi des finances 2016

Ce que dit cette loi qui impacte directement votre choix de logiciel de caisse enregistreuse

Cette loi a été créée en 2016 a rendu obligatoire une caisse enregistreuse au 1er Janvier 2018 pour les commerçants. qui en utilisent. Elle modifie le code des impôts et indique que les personnes qui enregistrent les règlements de leurs clients doivent « utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données en vue du contrôle de l’administration fiscale, attestées par un certificat délivré par un organisme accrédité ou par une attestation individuelle de l’éditeur, conforme à un modèle fixé par l’administration« .

Les conditions de cette loi sont ainsi définies :

• Condition d’inaltérabilité : enregistrer toutes données relatives aux règlements sans qu’elles puissent être altérées.
• Condition de sécurisation : sécuriser les données d’origines, toutes modifications éventuelles et pièces justificatives.
• Condition de conservation : enregistrer et clôturer les données sur une période donnée.
• Condition d’archivage : prévoir une période d’archivage où les données sont figées et datées avec une garantie sur l’intégrité des informations.

Pourquoi cette loi existe et qui est concerné ?

Pourquoi cette loi a-t-elle vu le jour ? Tout simplement parce que Bercy a calculé en 2015 que la fraude à la TVA coûtait chaque année 14 milliards d’euros à l’État ! Il lui fallait donc une possibilité de contrôle strict qui permettrait de renflouer les caisses de l’état.

Qui doit avoir ce logiciel de caisse ? La réglementation ne précise pas qu’il soit nécessaire d’acquérir une caisse enregistreuse pour gérer un commerce. Toutefois, les commerçants sont soumis à diverses obligations fiscales, notamment en ce qui concerne la justification de leurs recettes :

• Ticket de caisse obligatoire au-delà de 25 € TTC
• Détail des recettes justifiable auprès de l’administration fiscale soit en fournissant tous les tickets de caisses ou justificatifs, soit en ayant une comptabilité irréprochable.

C’est pourquoi il est fortement recommandé aux commerçants assujettis à la TVA et qui ont un système de caisse enregistreuse, d’acheter un logiciel de leur choix mais certifié par un organisme accrédité (norme NF 525) ou par une attestation officielle de l’éditeur, ou bien de mettre à jour leur logiciel existant.

Tous les commerçants qui ne suivent pas ces obligations sont passibles de 7500 € d’amende et ont 6 mois pour se mettre en conformité. Sinon, il leur en coûtera de nouveau 7500 € !

D’où l’intérêt de savoir sur quel appareil de caisse on peut adapter ce logiciel, quelles sont ses fonctionnalités, combien il coûte, quels sont les différents logiciels proposés…

Les différentes sortes de caisses enregistreuses

Une caisse enregistreuse, à la base, sert à enregistrer les achats des clients quelque soit le commerce.

Les caisses enregistreuses tactiles

Les caisses enregistreuses sur tablettes ou iPad

Les commerçants, surtout dans la restauration, utilisent par commodité une tablette ou un iPad avec une application qui leur permettra d’enregistrer les paiements . C’est une solution facilement transportable qui est simple et économique.

Quand on démarre une petite entreprise, on ne dispose pas forcément de beaucoup de moyens, et l’on souhaite au maximum réduire ses coûts. On peut même transformer son iPad en une caisse enregistreuse gratuite mais avec un logiciel de caisse pour iPad !

On peut la connecter à une imprimante de tickets, un tiroir caisse séparé ou autres périphériques tel que le téléphone mobile.

Les caractéritiques d’un logiciel de caisse enregistreuse

Donc depuis 2018, un logiciel de gestion associé au terminal de caisse est obligatoire. Il coordonne les différents aspects de l’activité de vente et peut proposer de nombreuses fonctionnalités supplémentaires. Les logiciels s’adaptent à votre activité et peuvent donc varier en fonction du commerce que vous dirigez.

Pour simplifier, nous prendrons l’exemple du logiciel de caisse lightspeed qui est apprécié pour assurer les transactions des commerces de restauration. Il présente un logiciel de caisse, hébergé dans le cloud. Il est conçu aussi pour aider les restaurants, bars et hôtels à continuer leurs activités via la livraison.

Gérer l’ensemble de l’entreprise depuis un seul endroit

On peut ainsi :

• personnaliser son plan de salle
• gérer les menus
• prévoir des réductions ou des promos comme les Happy Hours
• gérer le personnel

Travailler en ligne ou hors ligne

Avec ou sans internet on dispose :

• d’un hébergement dans le cloud (pas besoin d’installer de serveurs dans votre commerce)
• de synchronisations et sauvegardes automatiques
• d’un mode hors ligne complet

Se servir d’un iPad pour chaque serveur en salle

Pour offrir un service plus rapide et efficace aux clients :

• envoyer rapidement les commandes à la cuisine ou au bar
• gérer les commandes à emporter et les demandes de livraison
• programmer des instructions spécifiques pour vos cuisiniers
• diviser l’addition facilement en fonction des commandes ou par siège

On accède sans restriction à toutes les données et tous les rapports via iPad, téléphone portable ou ordinateur. De plus, ce logiciel de caisse peut évoluer en fonction du développement de l’entreprise.

A quel prix est ce logiciel ? à partir de 89 €/mois avec un accompagnement complet 24/24 et 7/7.

Comment choisir son logiciel de caisse connecté ?

Les avantages d’un logiciel de caisse

Que ce soient des artisans, des commerçants, des TPE, PME, chacun trouve des avantages à posséder un bon logiciel de caisse à des prix qui leur conviendront et dont les fonctionnalités seront adaptées à son activité.

Tous les logiciels permettent une expérience clients optimisée avec la gestion des clients sur l’écran pour leur proposer des promos, des évènements, des nouveautés, des options de paiements plus rapides diminuant le temps d’attente aux caisses…..

Tous les logiciels proposent non seulement la gestion clients mais aussi la gestion des commandes, des stocks...Chez un coiffeur, une esthéticienne, le logiciel aide à gérer le planning de rendez-vous et peut même programmer leur confirmation par SMS. Et enfin le logiciel de caisse permet la sécurisation, la fidélisation et le marketing du point de vente.

Les critères à prendre en compte pour choisir la bonne solution

Lorsque vous choisissez un logiciel de caisse connecté pour votre boutique, vous devriez vous appuyer sur plusieurs éléments clés. En voici quelques-uns :

1. Fonctionnalités : Vérifier bien que le logiciel de caisse a toutes les fonctionnalités dont vous avez besoin pour gérer votre boutique. Cela peut inclure la gestion des stocks, la gestion des commandes, l’enregistrement des ventes, la création de rapports, etc.
2. Intégration : Si comme beaucoup de commerçants vous disposez également d’une boutique en ligne, le logiciel de caisse doit être facilement intégrable avec votre site pour que les transactions en magasin et sur Internet soient synchronisées automatiquement, en temps réel. Il est également important de vérifier si le logiciel peut être connecté à d’autres systèmes de gestion (comme la comptabilité par exemple).
3. Facilité d’utilisation : Un bon logiciel de caisse connecté ne demande pas d’avoir un BAC+10 pour être utilisé. Le logiciel de caisse doit donc être facile à utiliser pour que vos employés puissent rapidement s’y habituer. Il devrait également être facile à naviguer pour éviter les erreurs de saisie.
4. Sécurité : Le logiciel de caisse doit être sécurisé pour protéger les données de vos clients, et celles de votre entreprise. Sur ce point, assurez vous que le logiciel respecte les normes de sécurité en vigueur.
5. Coût : Bien entendu, le coût du logiciel de caisse est également un facteur important à prendre en compte. Assurez-vous que le logiciel est abordable et qu’il offre un bon rapport qualité-prix.

En prenant en compte ces éléments clés, vous devriez être en mesure de choisir le logiciel de caisse connecté qui convient le mieux à votre boutique (et à votre site de vente en ligne si vous en avez un).

Conclusion

Pour tout commerçant assujetti à la TVA et en possession d’une caisse enregistreuse, l’infographie a bien mis l’accent sur l’obligation d’avoir un logiciel de caisse en conformité à la loi permettant de tracer toutes les transactions pour le fisc.

Aujourd’hui, ces logiciels de caisse enregistreuses sont finalement très utiles pour toutes les activités commerciales de la TPE aux plus grosses structures pour gérer leurs ventes, leurs clients, leur personnel et même leur stratégie marketing.

La video suivante de la « boîte à conseils MG » récapitule la législation et l’importance de ces logiciels de caisse.

FAQ