Les réunions sont un fléau nécéssaire pour les entreprises. Aux Etats-Unis, ce sont 11 millions de meetings qui se tiennent quotidiennement. Imaginez la masse salariale de toutes ces réunions; cela se compte en milliards…
Au delà de l’aspect économique, il en va aussi de la motivation des participants à tous ces meetings. Plus de 1 personne sur 3 avoue « s’endormir » en réunion.
- Comment dès lors rendre vos réunions plus productives (pour éviter de faire perdre du temps et de l’argent à l’entreprise et à tous les participants)
- et plus intéressantes (pour en terminer avec les participants qui scrutent leurs mobiles et ne décrochent pas un mot)?
L’infographie d’aujourd’hui vous livre 9 principes clés pour rendre vos réunions productives.
A retenir:
- Principe 1 : Réduisez le nombre de participants. N’invitez que les personnes réellement nécessaires, qui peuvent vraiment apporter quelque chose à la réunion. Imaginez vous que le temps de chacun est comme de l’argent: si quelqu’un passe 1h en réunion, cela lui « coûte » un certain crédit. Assurez vous donc que le temps des personnes que vous convoquez est bien investi.
- Principe 2 : Gardez les réunions les plus courtes possibles. De manière générale, si vous avez 1h de réunion, essayez de la préparer pour qu’elle ne dure que 50min. Si vous n’avez besoin que de 5 ou 10 min, vous pouvez même faire la réunion debout ! Il n’est pas toujours nécessaire de passer 3h dans une salle pour arriver aux décisions souhaitées…
- Principe 3: Une réunion intéressante se voit dans les premières minutes. Préparez la manière dont vous allez capter l’attention de votre audience (avec un insight inédit, ou une anecdote par exemple). N’oubliez pas d’énoncer clairement les objectifs du meeting et de valider l’ordre du jour avec tous les participants.
- Principe 4 : En début de meeting, faites un tour de table pour aligner tous les objectifs de chaque participant. Cela vous permettra de les impliquer, et aussi de bien vérifier que votre discussion (et chaque participant) va être utile.
- Principe 5 : Une réunion sans ordre du jour n’est pas une réunion (vous devriez demander à ce que l’ordre du jour soit toujours communiqué avant le début d’un meeting). Pour éviter les dispersions qui vous écartent de vos objectifs, ne traitez QUE les points à l’ordre du jour. Le cas échéant, listez à part les sujets qui en sortent pour qu’ils soient débattus au cours d’une autre réunion.
- Principe 6 : une excellente astuce pour garder l’attention de tous les participants au cours de la réunion est de schématiser les idées évoquées sur un tableau blanc. Ainsi, le fil des échanges restera visuellement sous le nez des participants, ce qui permettra d’alimenter une discussion de meilleure qualité et de vous assurer que personne ne perde le fil de la réunion.
- Principe 7 : Dans la mesure du possible, demandez aux participants de garder leurs ordinateurs fermés et, par respect pour les autres, de garder leurs téléphones rangés ou face contre la table. Les écrans sont souvent les premières distractions en réunion. Or, une personne qui consulte ses notifications sur mobile est une personne qui ne participe pas, et pis, qui ne suit pas les discussions.
- Principe 8 et 9 : Si elle ne mène à aucune décision, aucune action, une réunion est tout simplement inutile. Gardez toujours les 5 – 10 dernières minutes pour discuter du plan d’action qui doit découler des échanges. Assurez-vous que pour chaque tâche, un responsable et une deadline sont définis. Après coup, la personne qui a conduit le meeting prendra soin de formaliser noir sur blanc le plan d’action décidé.
Infographie offerte par Wrike – logiciel de projet et gestion des tâches
