4 principes partagés par tous les entrepreneurs ultra-productifs


 
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4 principes partagés par tous les entrepreneurs ultra-productifs

4 principes partagés par tous les entrepreneurs ultra-productifs

Quand on lance une société, on ne compte pas ses heures, on essaye de faire avancer son affaire quoi qu’il en coûte… Mais les efforts ne changent pas cette réalité; les journées font 24 h et tout le monde a un réservoir “limité” de temps disponible.

Le temps est une ressource encore plus précieuse que l’argent. Aucune start-up ne peut faire une “levée de fond d’heures supplémentaires gratuites”.

J’ai déjà écrit sur la gestion du temps, en donnant des astuces très concrètes pour devenir plus productif. Le billet d’aujourd’hui, bien que dans la même veine, a pour ambition d’aller encore un peu plus loin.

Comment devenir ceinture noire de la gestion du temps et ainsi « extrêmement » productif?

1 / Restez focalisé sur ce qui compte

> Déléguez tout ce que vous pouvez

Apprenez à déléguer au maximum, notamment les détails opérationnels.

  • Quelle valeur cela a pour votre business de rédiger un compte rendu,
  • de renommer des fichiers électronique
  • ou trouver un créneau dans un agenda?

Bien sûr, ces tâches doivent être bien réalisées, et vous devez vous appuyer sur un collaborateur de confiance, mais veillez à ne pas y “gaspiller” trop de temps si vous voulez vraiment être productif. D’autant qu’il existe de plus en plus d’outils collaboratifs, qui vous permettent de travailler vraiment en équipe plutôt que d’avoir à tout faire vous même.

> Concentrez-vous là où votre entreprise a VRAIMENT besoin de vous

Lorsque l’on est un entrepreneur, on s’apparente plus à un couteau suisse qu’à un PDG de grande boite ! En conséquence, les créateurs font souvent l’erreur de vouloir tout faire tout seul. La bonne question à se poser est plutôt : “quelle est la seule et unique tâche que seul moi puisse faire?”.

  • identifier & recruter la bonne équipe?
  • convaincre un important client de faire affaire avec sa jeune entreprise?
  • influencer une personne haut placée pour débloquer une situation compliquée?
  • etc.

Bien sûr, les sociétés jeunes pousses n’ont pas des ressources illimitées, et elles ne peuvent pas embaucher à tour de bras pour déléguer la moindre petite tâche opérationnelle.

Mais réfléchir à ce qui est vraiment la valeur ajoutée “unique” que l’entrepreneur peut apporter le force à se concentrer sur les choses qu’aucune autre personne ne réussira, à part lui.

> Là où on a besoin de vous ne correspond -malheureusement- pas toujours au domaine où vous êtes fort

Bien que cela ne soit pas idéal, il ne s’agit pas toujours d’exploiter “les points forts” de l’entrepreneur.

  • Par exemple, un créateur peut exceller à convaincre un nouveau client, mais est-il vraiment le seul à savoir bien vendre? Ne peut-il pas déléguer cette activité de commerce à un autre vendeur d’élite de son équipe, qui sera tout aussi productif que lui?
  • Au contraire, peut-être qu’il ne sera pas le meilleur vendeur du monde, mais si il est uniquement entouré d’ingénieurs qui n’ont jamais parlé à un client de leur vie, alors c’est bien dans l’activité commerciale que le fondateur devra investir la majeur partie de son temps… Même si ce n’est pas sa compétence première !

Le but n’est pas de montrer au monde entier que vous êtes “fort” dans tel ou tel domaine, mais de vous rendre le plus utile possible pour faire avancer votre boite.

2 / Oubliez les heures de travail, pensez « résultat »

> Productivité = valeur générée / unité de temps

Voici un conseil que vous avez déjà pu lire sur ce blog, mais il est tellement important qu’il mérite de ré-apparaitre dans ce billet.

La productivité se définit comme la quantité de “valeur” que vous pouvez délivrer en une unité de temps (une heure, un jour, une semaine, un mois,une année).

C’est pourquoi beaucoup de direction des ressources humaines évaluent la productivité comme étant le quotient entre le chiffre d’affaires et le nombre d’employés, ou le nombre d’heures travaillées dans l’entreprise.

> Plus d’heures travaillées ne signifie pas toujours plus de résultat

Un amalgame fréquent chez les entrepreneurs: ils pensent qu’en travaillant plus, il pourront mieux réussir. C’est faux.

Bien sûr, lancer une affaire n’est pas de tout repos, et impose souvent une charge de travail conséquente. Mais ôtez-vous de l’esprit que travailler plus génère forcément plus de valeur.

Cela serait trop simple, trop évident…

Dans votre quotidien, restez concentré sur les résultats que vous obtenez, pas les heures que vous travaillez. Cela vous permettra également d’équilibrer votre fameuse “work-life balance”. Car c’est en tombant dans le piège de rester tard tous les soirs au bureau -alors que cela est loin d’être toujours nécessaire- que vous passez votre vie au travail derrière l’écran.

> Identifiez ce que vous cherchez à connaître avant de lire quoi que ce soit…

Dans une économie turbulente, qui ne cesse d’évoluer, et avec le coût ridicule des documents électroniques, beaucoup se seront rendus compte que nos entreprises se sont converties en une masse difforme de documentation & d’information en tout genre.

  • Pour un seul et même projet, il nous arrive d’avoir à consulter des dizaines et des dizaines de présentations, feuilles de calculs, documents écrits…
  • Et il vous reste encore votre veille -commerciale, technologique, managériale…- à ingurgiter !

Faites l’exercice, vous passez un temps important de votre semaine à lire des milliers de lignes, et ouvrir des tonnes de documents !

La clé pour être productif est de clarifier -avant de lire quoi que ce soit- la raison pour laquelle vous allez prendre connaissance d’un document.

  • Pour cela, interrogez vous: “qu’est-ce que j’aimerais retenir de ce document dans un mois?”
  • Ecrivez en une ou deux phrases les éléments que vous allez vouloir capturer: une chose certaine est que la réponse sera rarement “100% de l’intégralité des mots” !

> Identifiez ce que vous cherchez à communiquer avant de produire un document professionnel ou une présentation

Quant à la production de documents par vos propres soins – un document de travail, une nouvelle présentation, etc. – faites l’effort de faire un plan, en explicitant réellement le déroulé de votre communication. Assurez vous que celui-ci soit cohérent, et qu’il soutient bien votre propos.

Forcez vous également de rédiger la conclusion de votre écrit à l’avance. Cela limitera précisément votre rédaction. Ce conseil est digne d’un élève de CM2 pensez-vous? Et pourtant combien de personnes se “lancent” dans la rédaction d’un interminable document, et voient ensuite 80% de leur travail passer “en annexe”, ou “à peine revu” par le client?

Il en va de même lorsque vous préparez une présentation. Il est inutile de rédiger à l’avance chaque mot que vous prévoyez de délivrer. Un simple recto, avec les idées clés & la conclusion que vous souhaitez communiquer est largement suffisant… Car lorsque vous parlez à un événement ou lors d’une réunion, les mots exacts que vous énoncez ont moins d’importance que les grands messages que vous souhaitez faire passer et votre capacité à “connecter” avec votre audience.

3 / Sachez planifier & organiser vos journée de travail avec intelligence

> Savoir planifier, implique rester flexible au changement

J’ai connu beaucoup de personnes qui aime “se micro-manager” elle même. Vous regardez leur calendrier, et la journée est planifiée au quart d’heure près.

Cette habitude donne l’illusion d’être productif, mais il n’en est rien. Au contraire, une des bonnes pratiques en matière de gestion du temps est de laisser des “pauses” entre vos réunions et tâches à accomplir. Pourquoi?

Car ce que vous aviez prévu de faire en 15 min va finalement en prendre 25… Il est rare d’achever une tâche à la minute près à laquelle on l’avait prévu.

  • Vous ne pouviez pas prévoir ce problème client qui vous a pris une heure à résoudre,
  • ou le fait que vous arriveriez 10min en retard à votre rendez-vous extérieur à cause des transports…

De même, une journée de 8h ne correspond pas à 8h de travail à proprement dit : vous prenez des pauses cafés, vous discutez avec un collègue, prenez un coup de fil inattendu d’un client…

Gérer son temps, c’est aussi prévoir des “zones tampons”, et avoir un vrai sens des priorités.

Pour une efficacité maximale, essayez de préparer la veille votre liste de tâches du lendemain, en les classant par ordre de priorité. Formalisez clairement ce que vous voulez accomplir.

  • Par exemple, ne mettez pas “répondre au client X”…
  • … mais “formaliser, mettre en forme et envoyer le devis pour X”.

En cours de journée, n’hésitez pas à revoir vos priorités et votre liste de tâches. Une fois la journée terminée, faites un contrôle de ce que vous avez terminé, et replanifiez ou supprimez les tâches encore non accomplies.

> Evitez de “micro-manager”; c’est une perte de temps pour votre équipe

Nous l’avons vu plus haut, il ne sert à rien de planifier chaque minute de votre journée. Il en va de même pour celle de vos collaborateurs. Il est tout aussi important d’être flexible avec votre propre agenda qu’avec celui de vos employés !

Evitez d’être trop directif avec vos équipes: en plus de tuer leur motivation dans l’oeuf, cela les amènera vers un manque de productivité certain. Voyez les plutôt comme les “responsables de leur propre poste”. Chaque membre de l’équipe est un “mini-entrepreneur” en soi.

Essayez d’être participatif, sans tomber non plus dans la réunionite et la démagogie, car un management participatif peut aussi être source d’improductivité. Plutôt que de détailler des tâches, donner des priorités. Le but est plutôt de laisser la liberté à vos équipes de “s’engager” et d’apporter leur propre approche aux problèmes de l’entreprise.

Vous verrez, beaucoup de vos employés ont de meilleures idées que les vôtres et ils seront très bien s’organiser seuls pour atteindre le résultat escompté en temps et en heure ! Comme tout processus de délégation, vous devez également être à l’aise avec l’idée que vos collaborateurs puissent faire des erreurs, mais n’est-ce pas là le propre de tout processus d’apprentissage?

4 / Instaurez des règles simples, qui vous feront gagner du temps

> Ne sous-estimez pas le pouvoir d’une routine : 2 exemples personnels

Au risque de paraître ennuyeux, la “routine” est souvent le meilleur allié de votre productivité.

Par exemple, je voyage souvent : je compte 13 déplacements sur les 6 derniers mois. Et bien j’ai une routine que je préserve, car elle me fait gagner beaucoup de temps à chaque fois que je prépare un déplacement professionnel:

  • Plutôt que “faire ma valise” 13 fois, j’utilise toujours le même sac, assez grand pour 5 nuits de déplacement mais assez petit pour être considéré comme un bagage cabine.
  • Ma trousse de toilette est toujours prête, avec ma trousse de voyage qui comprend mon passeport, ma carte de compagnie aérienne et quelques stylos qui ne sortent jamais.
  • J’ai toujours des sous-vêtements propres pour 5 jours rangés dans ma valise
  • J’ai également rangé des chargeurs de mobile et d’ordinateur dont je ne me sers pas au quotidien, avec un adaptateur universel, pour être certain de ne jamais les oublier.

Ces routines peuvent aussi être très puissantes dans le quotidien d’une entreprise: les réunions par exemple.

  • Je ne cale jamais un meeting plus long que 90 min. Après 90 min de réunion, qui n’a pas le cerveau en bouillie? La productivité sera de toute évidence au plus bas…
  • De la même manière, vous devriez toujours communiquer vos supports à l’avance pour que tous les participants puissent en prendre connaissance avant même de rentrer dans la salle. Certains diront que cela casse l’effet de surprise, mais vous gagnerez de précieuses minutes à ne pas avoir forcément à “ré-expliquer” votre message, et pourrez ainsi profiter du temps planifié à en faire une vraie réunion de travail.
  • En général, je me fixe comme objectif de présenter mes “slides” en 5 ou 10 minutes maximum ; la valeur d’un meeting vient de la discussion entre tous les participants et des décisions qu’ils prennent, non de la capacité d’un orateur à appuyer sur “slide suivant”.

> Être productif implique aussi d’être en bonne santé

Cela va sans dire, mais productivité et bonne santé vont de pair.

Pour être au top de votre forme, faites de l’exercice. Nous n’allons pas tous à la salle de gymnastique, ou sommes inscrits dans un club de football, c’est une réalité. Dans ce cas, essayez au moins de prendre des escaliers, de rentrer en marchant lorsqu’il fait beau, etc.

Ce que vous ingurgitez a aussi son importance. A l’heure du déjeuner notamment, évitez de manger trop lourd, ou trop gras. Cela pourrait entacher votre envie de travailler dans l’après-midi. En règle général, un repas équilibré, sans alcool, vous garantit d’être au zénith pour toute la journée.

Enfin, dormez. Le sommeil est un moment réparateur important pour votre corps et une garantie d’être productif le lendemain. Connaissez-votre besoin de sommeil – certains se contentent de 6h, d’autres ont besoin de 10h – et tâchez de le respecter. Si cela vous convient mieux, n’hésitez pas à faire une micro-sieste de 15 ou 20 minutes par jour pour doper votre productivité !

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2 thoughts on “4 principes partagés par tous les entrepreneurs ultra-productifs

  • 28 mars 2016 at 14 h 09 min
    Permalink

    Salut et merci pour cet article motivant 🙂

    Je suis en effet une adepte de la routine et d’une bonne organisation.
    Par exemple je sais que le lundi, je publie mon article de blog, ma newsletter, je planifie mes réseaux sociaux… Cela me prend moins d’une matinée et me laisse tout le reste de la semaine pour faire… autre chose 😉

  • 29 mars 2016 at 10 h 47 min
    Permalink

    Excellents conseils. C’est très important de savoir s’organiser et surtout de se focaliser sur les résultats. Cependant, on a besoin de temps pour changer mais il faut persévérer et c’est une bonne organisation et succès garanti. Merci encore.

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