4 bonnes pratiques pour une gestion de projet infaillible

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• 1 – Soyez modernes, lean et agiles : adoptez le « Kanban »
• Un substitut des méthodes de gestion de projet classiques pour gagner en agilité et s’orienter vers l’action
• Le Kanban se matérialise simplement, avec 5 ou 3 colonnes
• Pour aller plus loin sur le Kanban
• 2 – Centralisez toutes les communications et les documents au même endroit
• Les projets avancent grâce aux hommes. Or les hommes doivent communiquer entre eux.
• Le problème récurrent : passer des heures à « chercher » les communications & les documents liés au projet
• Tout centraliser est le devoir du chef de projet compétent
• 3 – Suivez les progrès de votre projet en continu
• Gardez l’oeil, à minima, sur ces métriques basiques
• Que devez-vous analyser derrière chaque métrique?
• De nombreux autres indicateurs disponibles pour piloter finement votre projet
• 4 – Equipez-vous des bons outils de gestion de projet
• Comme les méthodologies, les outils de gestion de projet ont évolué
• S’équiper d’un outil collaboratif comme Taskworld est primordial
•  Suivre facilement les temps engagés sur le projet avec l’outil gratuit Toggl
• En conclusion

Dans une époque où les marchés sont « turbulents », que les industries se font « uberiser », que les start-up ne cessent de « pivoter » et les managers redoublent « d’agilité », les méthodes classiques de gestion de projets sont rigides, et deviennent obsolètes.

Il existe aussi un « management de projet 2.0 » !

Comme vous avez pu le lire sur ce blog, les entrepreneurs « nouvelle génération » avancent vers le succès à coup d’hypothèses et de tests permanents. Bien qu’ils soient inspirés par un objectif à long terme, leurs projets ressemblent plus à des « To do lists » qu’ils actualisent au gré des itérations, plutot qu’à des diagrammes de GANTT immuables avec une date de fin de projet…

• Alors comment se gère un projet en 2017?
• Quels sont les outils à utiliser?

Réponse immédiate dans les prochaines lignes.

1 – Soyez modernes, lean et agiles : adoptez le « Kanban »

Un substitut des méthodes de gestion de projet classiques pour gagner en agilité et s’orienter vers l’action

Vous le savez, le « Kanban » signifie « étiquette » en japonais. Dans le cas d’un projet, les étiquettes sont les « tâches », voir des user stories (sous-éléments qui partent d’un besoin utilisateur pour aboutir à un livrable).

Le Kanban illustre donc une méthodologie projet orientée vers l’action, qui permet facilement de réajuster votre to do au gré des résultats et enseignements constatés en cours de route.

Elle remplace la traditionnelle gestion de projet qui répartit les charges de travail affectées à chaque tâche pour ensuite donner une date théorique de fin de projet. Avec la méthode classique, les projets sont plus longs, contraignants et peu flexibles.

Le Kanban se matérialise simplement, avec 5 ou 3 colonnes

L’équipe utilise un Kanban Board pour traiter les tâches ou user-stories. Ce board peut être un simple tableau blanc, mais pour s’affranchir de toute contrainte matérielle, vous pouvez aussi créer des Kanban boards numériques, partagés entre tous les membres de l’équipe.

Le Kanban board est généralement découpé en 5 colonnes :

1. le backlog (to-do list),
2. les tâches éligibles pour l’itération (feu vert pour agir dessus),
3. les tâches en cours,
4. les tâches en recette (controle qualité)
5. et enfin celles qui sont terminées.

Dans sa version la plus simple, le Kanban board est au moins un tableau à 3 colonnes : à faire / en cours / terminé. Cette version épurée convient en réalité à 80% des projets qui sont menés en entreprise. Pas besoin de complexifier sa méthodologie de gestion quand celle-ci peut rester simple…

Pour aller plus loin sur le Kanban

Je vous invite à en apprendre davantage sur le Kanban, qui est devenu un principe clé du management agile, au travers de ces 30 diapositives qui vont faire de vous un expert en la matière!

2 – Centralisez toutes les communications et les documents au même endroit

Les projets avancent grâce aux hommes. Or les hommes doivent communiquer entre eux.

Un cadre de travail avec le Kanban est un bon départ, mais ce n’est pas suffisant pour une gestion de projet infaillible. Car au delà des processus, ce sont bien les hommes qui exécutent et font progresser le projet.

Pour cela, une équipe projet doit communiquer. Beaucoup communiquer.

Le problème récurrent : passer des heures à « chercher » les communications & les documents liés au projet

Qui ne s’est jamais retrouvé « inondé » de mails sur un projet donné, avec des objets de messages incohérents, des pièces jointes toujours introuvables…

Personnellement j’estime perdre une semaine entière chaque année à essayer de « retrouver » au fin fond de mon inbox des correspondances sur lesquelles je n’arrive jamais à mettre la main.

Tout centraliser est le devoir du chef de projet compétent

Un projet qui réussit commence avec une équipe qui est productive et reste focalisée sur sa mission (pas sur son inbox). C’est aussi un enjeu pour l’entreprise qui n’a pas des ressources illimitées et donc doit s’assurer que ses ressources – financières, humaines et matérielles – sont utilisées de la manière la plus efficiente possible. 

C’est pourquoi regrouper tous les documents / messages / tâches attribuées… relatifs à un même projet est impératif. Vous verrez, vous gagnerez un temps inestimable.

Pour ce faire, vous devez privilégier des outils qui vous permettent de rassembler tous les documents / présentations / messages qui concernent le même projet. Nous aborderons ce point à la fin de ce billet.

3 – Suivez les progrès de votre projet en continu

Gardez l’oeil, à minima, sur ces métriques basiques

• Vous êtes bien organisé,
• vous communiquez aisément avec le reste de l’équipe,
• vous consultez en moins d’une minute n’importe quel document…

Il est temps à présent de voir si tout cela paye, et fait avancer votre entreprise. Gardez à l’oeil l’avancement du projet. Un bon chef de projet regardera, au minimum, les métriques basiques:

• Le statut de ses tâches backlog (combien sont non débutées, en cours et terminées)
• Le temps passé de votre équipe sur le projet (en nombre d’heures, pour chaque membre de l’équipe)
• Les coûts engagés (les achats de matériels et de prestations, ainsi que les salaires liés aux heures travaillées)

Que devez-vous analyser derrière chaque métrique?

Dans un premier temps, pour vérifier que le projet avance, vous pouvez mesurer quel % de tâches planifiées ont été terminées. C’est une base pour savoir où vous en êtes de votre avancement. Cet indicateur vous renseigne également sur la vélocité à laquelle avance votre entreprise.

Attention cependant: toutes les tâches ne se terminent pas dans le même laps de temps. Certaines ne prendront qu’une heure, alors que d’autres peuvent représenter plusieurs semaines de travail.

Il est aussi utile de contrôler le temps que vos équipes passent à travailler sur le projet. En effet, pendant qu’elles oeuvrent à la réussite d’une mission en particulier, elles ne font rien d’autre. Vous mobilisez donc une ressource précieuse : la ressource humaine. Or, cette ressource n’est pas gratuite non plus ! Chaque heure que vous passez à travailler « coûte » le prix du salaire. Pour ensuite mesurer le budget final de votre projet et la productivité de votre équipe, il vous faut absolument garder trace des heures engagées.

Enfin, en bon chef de projet, vous n’oublierez pas de suivre les coûts induits pour votre entreprise : mener à bien une mission n’est jamais gratuit.

• Vous y passez du temps homme (rémunéré),
• vous faites appel à des prestataires (qui vous facturent)
• et vous achetez du matériel adéquat à votre mission (que là encore vous paierez).

Là encore, tenir à jour ses « dépenses » est indispensable pour appréhender le budget final du projet, comparer ses dépenses « réelles » avec celles « prévues » et, in fine, son retour sur investissement.

De nombreux autres indicateurs disponibles pour piloter finement votre projet

Ces métriques basiques vous permettent déjà d’appréhender l’état de la plupart des projets. Sachez qu’il est aussi possible d’assurer une gestion plus granulaire avec une série de KPI spécifiques à la gestion de projet. Le mieux est de tous les regrouper dans un tableau de bord synthétique de suivi de projet.

En matière de KPI à suivre, voici quelques exemples d’indicateurs supplémentaires qui peuvent être intéressants (en plus du % de tâches restantes, des heures passées et du budget dépensé) :

• Retour sur investissement
• Variance du budget (réel vs planifié)
• Variance prévue pour le reste du projet
• Temps passé réel vs Temps passé prévu
• Cost Performance Index (Budget engagé vs budget prévu pour arriver au même stade)
• Coût de supervision du projet (coûts associés aux heures passées à l’administration, aux meetings d’équipes, etc.)
• % de tâches en retard
• % de tâches réalisées dans les temps
• Jalons non atteints / en retard
• etc.

4 – Equipez-vous des bons outils de gestion de projet

Comme les méthodologies, les outils de gestion de projet ont évolué

Gérer un projet de manière infaillible demande également des outils pour gérer le flux de tâches, les communications de l’équipe, le temps passé à travailler et surveiller l’avancement.

• Oubliez les vieux outils de gestion de projet, comme Microsoft project.
• Optez pour des outils plus agiles, hébergés dans le cloud, qui vous permettront de collaborer facilement et de suivre votre projet comme un chef !

S’équiper d’un outil collaboratif comme Taskworld est primordial

Prenez un outil comme Taskworld. La solution est très complète, et s’impose comme un « one stop shop » pour votre gestion de projet. Taskworld est une application robuste, et très bien notée par les utilisateurs.

Elle vous aide à la fois à:

• définir & partager votre backlog de tâches et votre Kanban
• Centraliser les communications de votre équipe
• Avoir des statistiques sur l’avancement de votre projet.

Une courte vidéo de présentation vous permettra de comprendre en un clin d’oeil ce que peut faire pour vous ce type de solution.

 Suivre facilement les temps engagés sur le projet avec l’outil gratuit Toggl

Pour tout ce qui est relatif au « temps passé sur la mission », vous pouvez utiliser Toggl (version basique de l’outil 100% gratuite). Je n’ai jamais connu un outil plus simple pour enregistrer ses temps de travail: d’un simple clic, vous déclarez que vous travaillez sur telle ou telle tâche, et vous bénéficiez ensuite de statistiques complètes.

Mieux, vous pouvez construire un espace de travail pour votre équipe qui vous donne un suivi sur le temps travaillé de tous les membres. Un must-have pour savoir combien de temps-homme vous avez engagé au bénéfice de votre projet, et ce tâche par tâche.

https://youtu.be/q0J0h1PS0cI

En conclusion

Gérer un projet de manière moderne et infaillible est finalement simple:

• soyez agiles: abandonnez la planification en cascade, préférez le Kanban
• prenez soin de centraliser toutes les communications & documents clés au même endroit
• capturez le temps travaillé sur le projet
• contrôlez l’avancement en temps réel

La bonne nouvelle est que des outils comme Taskworld et Toggl peuvent vous aider à exceller dans la gestion de projet.

Ce billet se veut pragmatique et « actionnable » pour le lecteur. Bien évidemment, il existe de nombreuses méthodologies & outils de gestion de projets différents. Cependant, j’ai pensé ici mettre en évidence ceux qui me paraissent le plus adapté aux projets d’entreprises d’aujourd’hui, et aussi les plus simples à mettre en place.

Autres sources pour rédaction:
16 Essential Project KPIs That Benefit the Entire Team