7 règles de management pour déléguer efficacement
Si il existe un pouvoir commun à tous les managers du monde, c’est bien celui de déléguer.
Le manager délègue quotidiennement. Mais le manager ne délègue pas forcément bien!
En effet, il n’est pas rare de rencontrer des professionnels qui ont littéralement perdus la foi dans la délégation, et qui s’inventent ensuite toutes les excuses possibles pour ne plus déléguer:
- “Cela est plus long d’expliquer que de le faire”
- “Ca ne sera pas bien fait”
- “Les employés sont inefficaces et ne veulent pas assumer de responsabilités”
Et pourtant… Tous les enseignements en management seront d’accord sur ce points: déléguer, c’est important pour le manager comme pour le salarié.
Alors si vous aussi êtes touché par le syndrome de “je n’ai plus le temps car je veux tout faire moi même”, voila 7 principes pour déléguer efficacement et avec brio!
1 - Bien déléguer commence par adopter une attitude correcte
Si vous avez suffisamment confiance en vous, en l’utilité de votre poste, vous ne vous sentirez pas menacé pas le fait que “Quelqu’un d’autre” exécute à votre place.
Aussi, la confiance est le socle d’une bonne relation entre un manager et son collaborateur. Alors;
- faîtes confiance à la personne à qui vous déléguez
- et soyez prêt à assumer les risques éventuels d’échecs, comme un manager responsable.
2 - Ne vous tromper pas en définissant “Quoi” déléguer a “Qui”
Managers, soyez-en convaincus, il faut déléguer:
- le plus de tâches possibles,
- jusqu’à l’échelon le plus bas.
A l’heure de confier une tâche, prenez en compte chez votre collaborateur:
- Sa capacité à exécuter la tâche
- Sa charge de travail actuelle (ne pas overbooker non plus!)
- Son intérêt dans la réalisation de la tâche
3 - Adopter une méthode pour déléguer de manière “cadrée”
- Fixer systématiquement des objectifs SMART lorsque vous déléguer.
- Communiquez ensuite à la personne l’enjeu de la tâche en question.
- Expliquer les possibles obstacles qui pourront être rencontrés.
- Orientez vous sur l’obtention d’un résultat, et non sur l’exécution d’une méthode (sinon ça s’appelle formation ;-))
- Établissez avec votre collaborateur les indicateurs d’efficacités & autres critères d’évaluation qui vous permettront de juger si le travail est “bon”, “moyen”, ou “mauvais”.
- Avertissez sur les conséquences d’un travail “bon”, “moyen” et “mauvais”.
4 - Conférez à votre collaborateur le niveau adapté d’autorité et faîtes en part au reste de l’équipe
Déterminer clairement quelles sont les responsabilités et les “pouvoirs” de votre collaborateurs à qui vous déléguer la tâche. Puis, annoncez au reste de l’équipe l’autorité confiée à votre collaborateur.
5 - Fournissez le niveau de soutien et d’accompagnement adéquat
Être clair sur les moyens dont dispose votre collaborateur pour mener sa mission à bien. Lui en faire part en précisant quel degré d’aide le manager est prêt à apporter.
Si besoin est, n’hésitez pas à former votre collaborateur pour lui conférer une plus grande autonomie dans l’exécution de la tâche déléguée.
6 - Contrôler le processus de délégation
Il faut rester au courant de l’avancement du processus de délégation. Demandez un “reporting” régulier, même oral et/ou informel.
Conservez une communication ouverte et objective, basée sur les faits & les résultats, avec votre collaborateur.
7 - Evaluer la performance du processus de délégation
Faite un debriefing avec votre subordonné.
Comparer les résultats avec les objectifs. Analyser l’écart, et interroger votre collaborateur sur les éventuelles variances.
Évaluez ensuite les comportements de votre collaborateur:
- S’est-il comporter en accord avec le niveau de responsabilité et d’autorité accordé?
- Pourrez vous lui confier plus de responsabilités la prochaine fois?
- A-t-il été décevant? Pourquoi?
Terminer le processus en apportant une critique constructive, en appuyant votre discours sur les faits et les résultats du travail, qu’ils soient favorables ou défavorables.
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