Les 5 « must have » d’un bon logiciel de gestion de projet


 
Kézako?
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5 must have d'un bon logiciel de gestion de projet

5 must have d’un bon logiciel de gestion de projet

Dernièrement, je testais Planzone, en version « 15 jours gratuites ». C’est un service SaaS de gestion de projet qui vous permet de transformer de simples to do list en véritables projets. Toujours intéressant quand on cherche à toujours mieux gérer son temps… L’usage que je souhaite en faire reste somme toute basique. Mais cela m’a rappelé de nombreux souvenirs. Les projets, le monde de l’entreprise en est rempli. Le casse-tête des logiciels de gestion de projets, j’ai bien connu…

Lorsque vous travaillez en agence, tout est question de bien orchestrer vos ressources, pour produire la qualité voulue, au prix voulu, et dans les délais impartis. Bref, vous avez besoin de structurer des projets pour chacun de vos clients. Et de nos jours, impossible de structurer un projet sans l’aide numérique. C’est là que rentrent en jeu les logiciels de gestion de projets.

Sur ce créneau des logiciels de gestion de projets, de très nombreux acteurs se bagarrent le marché. Le grand pionnier est bien évidemment Microsoft MS Project. Côté Open Source, on soulignera l’excellent Open Workbench. Mais ces noms appartiennent presque « au passé »… L’ère du cloud est arrivée. De nombreux éditeurs -comme Planzone ou Project Place– proposent leurs solutions en ligne, en mode SaaS. Ces nouveaux usages permettent de dynamiser les outils, les enrichir avec de nouvelles fonctionnalités, et les rendre toujours plus pratiques et plus faciles d’utilisation.

La question qui est reste alors en suspens pour tous les chefs de projet est comment choisir un bon logiciel de projet? Voici, selon moi, les 5 « must have » que je recherche à l’heure d’évaluer un logiciel de gestion de projet.

1 – Un bon logiciel de gestion est nativement multiscreen

Avouez, vous le faites aussi : en pleine réunion, il vous arrive de « checker » votre téléphone, ou de manipuler votre tablette… Les appareils mobiles ont envahi nos vies de consommateurs et de professionnels. Aussi, il est important que les progiciels s’adaptent à ce nouveau mode « on the go ». Malheureusement, ce n’est pas souvent le cas. Alors que dans l’idéal, un bon logiciel de gestion de projet devrait pouvoir aussi bien s’utiliser :

  • sur un ordinateur derrière son bureau,
  • sur une tablette en réunion,
  • ou sur mobile dans une voiture.

2 – Un bon logiciel de gestion planifie vos projets en fonction de vos ressources, pas des deadlines

Là encore, le monde de l’entreprise est systématiquement mis sous la pression de « deadlines ». Des managers ambitieux imposent des rythmes effrénés pour arriver à boucler les dossiers à une grande allure. Mais n’oublions pas que la première ressource de l’entreprise, c’est l’homme.

La performance d’un salarié est grandement fonction de sa motivation et de son bien être dans l’entreprise.

Aussi lorsque vous planifiez vos projets, vous devez adopter une approche juste et réaliste. Planifiez vos plans d’action en fonction des ressources qui sont à votre disposition, et non selon les deadlines que vous voulez imposer.  Un bon manager donc planifie son projet en fonction des ressources qu’il peut mobiliser. C’est pourquoi un bon logiciel de gestion de projet doit vous permettre de remplir -au minimum- un calendrier, dans lequel vous préciserez la disponibilité de votre équipe/ressources pour ce projet en question.

Vous devez ensuite vous assurer que vous pourrez saisir dans votre outil de gestion de projet les temps réels travaillés sur chaque tâche. Demandez à vos équipes d‘utiliser des outils simples, comme Toggl, pour qu’ils puissent enregistrer sans effort le temps qu’ils passent à chaque activité. C’est la seule manière pour vous ensuite de tracer les écarts prev/réels et en tirer des enseignements précis et mesurés.

3 – Un bon logiciel de gestion de projet offre un reporting adapté à vos besoins

Il est important pour le chef de projet de tirer à intervalle régulier une « photo » de son projet. Beaucoup de logiciels de gestion de projet proposent des fonctionnalités de reporting. Assurez vous avant de choisir un outil en particulier que les modèles de rapports proposés vous conviennent, et sont adaptés à vos besoins business. Généralement, les rapports standards des logiciels couvrent 80% des besoins des chefs de projet:

  • rapport sur l’équipe projet, leur activité / contribution
  • rapport de « planification » (ex: diagramme de Gant par phase)
  • rapport sur « l’avancement » du projet du point de vue:
    • activité (ex: liste de tâches & de jalons clés terminés)
    • humain (ex: tâches accomplies & heures engagées),
    • financier (consommation de ressources en €)

Dans l’idéal, votre logiciel de gestion de projet vous laissera la liberté de construire des rapports entièrement personnalisés, avec les métriques qui comptent pour vous. Il vous laissera idéalement rattacher et archiver tous les fichiers échangés sur le projet en question.

4 – Un bon logiciel de gestion de projets propose un support en ligne mixte, tenu par l’éditeur & par la communauté

Avouons le… Les Hotlines, c’est utile mais parfois un peu dépassé… Avec un mobile, une tablette et un ordinateur à proximité, le professionnel d’aujourd’hui veut trouver des réponses précises à ses problèmes, simplement en se connectant sur les ressources en ligne du logiciel. Bien sûr, le menu « aide » est présent dans 99% des cas, mais cela ne reste qu’un simple « manuel ».

Les professionnels ont des problèmes de pro. qui ne se trouvent pas toujours dans les manuels. Ou du moins formulés dans des thèmes différents. Prenez Adwords pour exemple: le centre d’aide -qui est la « bible » du célèbre produit publicitaire de Google- est complété par une communauté très active qui répond à des questions de « vrais utilisateurs ».

Une réponse d’encyclopédie n’est pas toujours satisfaisante pour le professionnel d’aujourd’hui. C’est pourquoi à l’heure de choisir un logiciel de gestion de projet, je regarde systématiquement si l’éditeur est « appuyé » par une communauté, active. Si tel est le cas, je me promène dans le forum pour sonder;

  • la typologie de problèmes que rencontrent les utilisateurs actuels de la solution,
  • et la qualité des réponses faites par les contributeurs.

5 – Un bon logiciel de gestion de projets automatise la communication avec vos équipes

Réussir un projet, c’est avant tout une bonne coopération entre les membres de l’équipe. Cette coopération est facilitée par une bonne communication. Savoir échanger avec le reste de l’équipe – pour se coordonner, analyser, innover- est vital à tout projet.

Un bon logiciel de projet vous aidera à renforcer votre communication avec vos équipes, et doit vous alléger la tâche, via l’automatisation.

Lorsque vous assignez par exemple un collaborateur à une tâche, assurez vous qu’il soit averti par mail de sa nouvelle responsabilité.

Vous gagnez donc du temps sur le temps que vous ne passez pas à rédiger les communications écrites avec vos équipes. Cela ne vous empêche pas d’agir en bon manager, en ré-affirmant face a face la mission/tâche confiée, et en lui déléguant convenablement sa mission. Mais ces rappels automatiques vont vous faire gagner un temps considérable, croyez moi…

Pensez à structurer et organiser votre communication. Pensez à prioriser. Par exemple, demandez à chaque membre de l’équipe de faire une règle automatique dans leur messagerie (ajouter un libellé spécifique par exemple) en fonction de la priorité de chaque projet.

  • Cela leur évitera d’être pollués par les messages (imaginez un projet qui représente seulement 3% du temps d’un collaborateur, celui ci supportera mal d’être spammé dans son inbox avec des notifications automatiques)
  • et leur facilitera la consultation des actualités du projet puisque toutes les communications, fichiers attachés seront centralisés dans un seul endroit.

Cet article a été écrit en collaboration avec Planzone, cependant tous les mots présents dans l’article sont les miens.

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4 thoughts on “Les 5 « must have » d’un bon logiciel de gestion de projet

  • 28 avril 2015 at 9 h 52 min
    Permalink

    Je suis tout à faire d’accord avec ces 5 incontournables d’un bon logiciel de gestion de projet. Mais même si d’autres éléments me viennent en tête, un 6ème pourrait se rajouter à la liste : n’avoir que les informations qui me concernent sous les yeux.

    Evidemment, je suis en mesure d’avoir accès à toutes les informations et autres indicateurs. Mais au-delà de gérer un projet, le logiciel de gestion de projet permet de consolider, de piloter les projets en fonction d‘indicateurs choisis, d’indicateurs métier.

    En tant qu’utilisateur, je souhaite accéder directement à mes données et bénéficier d’une facilité de lecture pour réaliser mes tâches rapidement, ou prendre les décisions qui s’imposent.

    Dans un logiciel comme Project Monitor (http://www.viragegroup.com/project-monitor/logiciel), c’est le parti pris. J’accède aux informations prioritaires et pertinentes pour moi. Je navigue ensuite d’un projet au tableau de bord, pour poster ensuite un message d’alerte et envoyer une tâche à faire.

    Simplicité ! C’est le plus important dans un logiciel de gestion de projet. Qu’en pensez-vous ?

  • 20 mai 2015 at 11 h 15 min
    Permalink

    Je suis d’accord également avec les « 5 must have » décrits ici
    Il existe aussi d’autres solutions, dont VisualProjet, une application simple mais puissante, multi-projets et multi-utilisateurs, très utilisée en industrie et qui peut être pleinement accessible par le Web
    Elle intègre également du mind mapping et s’enrichit régulièrement de nouvelles fonctions

    Ivan Buisson, responsable d’IBU-Soft et développeur de VisualProjet depuis 2006

  • 16 novembre 2015 at 14 h 31 min
    Permalink

    Merci

  • 3 février 2016 at 14 h 06 min
    Permalink

    Très bon article, le point 5 est vraiment important dans la gestion de projet.

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