Comment remédier au chaos de contenus au sein de votre entreprise?


 
Kézako?
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Comment remédier au chaos de contenus au sein de votre entreprise?

Comment remédier au chaos de contenus au sein de votre entreprise?


C’est un fait : le volume de contenu créé explose littéralement.

En 7 ans, Google a indexé 29 mille milliards de pages web supplémentaires ! Et cela semble logique quand on sait que Wordpress estime que chaque jour, environ 2 millions de nouveaux articles de blogs sont publiés.

Indexed Pages By Google

En bon marketers, vous aussi avez embrassé l’ère digitale, et vous vous servez du web et des réseaux sociaux pour attirer de nouveaux clients vers votre marque. Certainement que pour y parvenir, vous avez développé une stratégie réussie de content marketing et créez continuellement des contenus intéressants et utiles pour votre audience. Vous publiez des articles, des photos, des vidéos ou même des présentations, des rapports PDF…

Et, comme Google, vous avez bien pu vous rendre compte que le volume de contenus à gérer devenait de plus en plus important. A tel point que vous n’arrivez jamais à retrouver cette photo de votre stand sur le salon il y’a deux ans, la dernière version 5.6 de votre logo, la récente identité visuelle à utiliser pour votre présentation, ou la série de 5 rapports sur ce thème précis que vous voulez compiler en livre blanc…

Sachez qu’il existe des solutions pour reprendre la main sur cette « bête » qu’est devenu votre contenu numérique: les logiciels de Digital Asset Management (DAM). Bien que ces solutions existent depuis plusieurs années, c’est avec la croissance exponentielle du content marketing que le sujet est devenu « chaud » dans les entreprises.

  • Depuis 2011, le marché du DAM a littéralement explosé et pèse aujourd’hui 1,44 milliard de dollars au niveau mondial.
  • Il devrait même avoisiner les 7,5 milliards de dollars d’ici 2024 avec une croissance annuelle moyenne de 18,8%.

En quoi ces systèmes vous permettent-ils de remettre de l’ordre dans vos contenus numériques, de gagner en efficacité et développer vos marges?

Pour répondre à cette question, commencons par définir la vocation d’un logiciel de DAM et ses avantages. Nous traiterons ensuite des conditions d’implémentations d’un tel logiciel au sein de son entreprise et du retour sur investissement d’un tel projet.

A quoi sert un logiciel de Digital Asset Management (DAM)?

Un logiciel de Digital Asset Management (DAM) est un système qui centralise tous vos contenus au même endroit pour que vous puissez les stocker, les organiser, les gérer et les utiliser facilement. Cela fonctionne pour un grand volume de contenus, de tous types: photos, visuels en tout genre, mise en page, fichiers PDF ou PPT, documents, pages webs, vidéos, publication sur les réseaux sociaux ou encore fichiers audio… Le stockage se fait souvent dans le cloud, ce qui garantit un accès simplifié et un entreposage sécurisé.

En réalité, un logiciel de DAM est bien plus qu’une simple base de données.

C’est un outil de travail dynamique, qui va vous aider à toutes les étapes de votre content marketing. Et cela commence avec la manière dont vous capturez les contenus dans le logiciel, et que vos collaborateurs y accèdent.

Certains systèmes vont pouvoir « tagguer » automatiquement vos contenus, les inventorier, et ainsi faciliter leur recherche ultérieure. Par exemple, le logiciel va automatiquement capturer l’année, le sujet, l’évènement, le format du contenu, en s’appuyant sur la nomenclature mise en place par l’entreprise. Lorsque n’importe quelle personne de votre entreprise cherche une image, un logo, ou n’importe quel autre type de contenu, le logiciel va lui faire gagner un temps précieux. Il suffira de quelques secondes pour mettre la main sur le contenu désiré, évitant ainsi à l’utilisateur de « chercher une aiguille dans une botte de foin ».

Mais ce n’est pas tout. Un bon logiciel de DAM vous facilite également les processus opérationnels du content marketing. Par exemple, si vous changez de logo, un logiciel de digital asset management peut être capable d’identifier tous les endroits où vous utiliser l’ancien logo (site web, email, communiqués de presse, brochures de vente, carte de visite…) et faire la mise à jour automatiquement avec le nouveau design.

Dans une logique de création de contenu, un logiciel de DAM va vous permettre de gérer tout le workflow, depuis la création jusqu’à la diffusion: création collaborative, validation, branding du contenu, controle qualité final, gestion du copyrighting et diffusion segmentée sur les canaux sélectionnés.

En synthèse, www.ephoto.fr récapitule très bien les grands bénéfices d’un logiciel de DAM

Avantages logiciels Dam

La situation actuelle : un taux d’équipement faible de logiciels de DAM, substitués par du « bricolage » interne

Le taux d’adoption du DAM reste faible : 15,3% seulement des organisations sont équipées.

Pourquoi? Car encore beaucoup de sociétés utilisent des « systèmes D » en lieu et place d’un logiciel de DAM robuste. Des études ont révélé qu’en moyenne, les contenus digitaux se partageaient à 71% par email, 68% par clé USB, 55% via un « Drive » type Dropbox ou Google Drive…

  • Autant de moyens de partage qui maximiseront la perte (dans quel email m’avait-on envoyé le logo?),
  • la mauvaise utilisation (ah bon ce n’est pas la dernière version de la plaquette sur cette clé USB?)
  • et le temps inutilement perdu à rechercher un contenu sans succès (bon sang, impossible de remettre la main sur le master de notre dernier flyer…).

Nous savons maintenant que la grande majorité des content marketers “bricolent”… Bien sûr, il semble plus simple de se servir d’un bon vieux tableur, de le combiner avec un Google drive partagé, mais c’est peu confortable, très manuel, fastidieux et chronophage. A partir d’une certaine volumétrie de contenus, il devient difficile (et peu rentable) de travailler avec ce type de solutions maison, là où un logiciel de DAM permet vraiment d’industrialiser son contenu, à travers toute l’entreprise.

Quelles sont les entreprises qui vont le plus bénéficier d’un logiciel de DAM?

Comme pour beaucoup de projets, le digital asset management devient une question clé suite à certains « déclics ». Un projet DAM commence souvent à éclore lorsque les entreprises doivent faire face à un de ces projets:

  • Rebranding : avec un logiciel de DAM il devient facile de mettre à jour toute votre identité visuelle, partout.
  • Fusion / acquisition : il est plus simple de faire un inventaire global de tous les contenus dont la nouvelle organisation dispose avec un logiciel de DAM
  • Transformation digitale : lorsqu’une entreprise s’engage dans une démarche volontaire pour embrasser le numérique et en faire une source de croissance et d’innovation à tous les étages de l’entreprise, un logiciel de DAM facilite la mise en place de nouveaux processus opérationnels.

Avec un logiciel de DAM, les équipes peuvent utiliser et réutiliser toutes les contenus déjà créés, et ce, efficacement, avec le moins d’efforts possible, tout en minimisant les erreurs et les inconsistences. Il existe plusieurs cas d’usages très concrets, encore plus pragmatiques que les projets stratégiques décrits plus haut. Par exemple;

  • une bibliothèque centralisée de tous les contenus digitaux est très utile pour les campagnes publicitaires d’un annonceur qui crée régulièrement des annonces Facebooks, des bannières display ou médiatisent ses vidéos produits…
  • un fabricant qui vend à travers plusieurs places de marché en ligne sera ravi de gérer facilement l’homogénéité des visuels produits entre tous les acteurs, et aura la garantie que les bonnes metadonnées (ex: descriptifs produits) seront toujours aussi persuasifs et percutants quelque soit la plateforme où le consommateur retrouve sa marque.

Déployer un logiciel de DAM est un projet structurant, qui doit être conduit de manière méthodique

Bien que les logiciels de Digital Asset Management présentent plusieurs avantages, il ne faut pas sous-estimer leur côté structurant. Utiliser un logiciel de DAM est comme déployer un CRM ou un ERP : cela demande de la rigueur et une vraie volonté managériale.

Pas la peine en effet de s’équiper si vous ne prévoyez pas de changer vos méthodes de travail, ou que vous n’êtes pas prêt à vous imposer en interne une certaine discipline. Car en effet, la valeur d’un logiciel de DAM réside principalement dans l’utilisation des métadatas. Il faut vous assurer que vos collaborateurs sont bien disposés à les renseigner, car sinon, vous n’aurez pas bien mieux qu’un dossier Google Drive commun…

Pour aller plus loin, la présentation suivante vous donne les 10 étapes pour réussir la mise en place de votre système de DAM. Les 45 diapositives couvrent l’ensemble des questions à vous poser, de la préparation au déploiement opérationnel en passant par la définition de vos besoins et le choix d’un fournisseur.

Mesurez le ROI de votre logiciel de DAM

Un projet d’une telle envergure demande des investissements conséquents, bien au-delà du simple tarif pour le logiciel. Cela représente aussi un effort humain conséquent, des coûts de formation et de support IT et enfin un temps important de préparation puis de mise en place. Dans un tel contexte, il vous faut déterminer si le retour sur investissement sera au rendez-vous.

Certains études révèlent que le ROI des projets DAM serait très profitable (compris entre 8:1 et 14:1). En réalité, toute est histoire de volumétrie: si vous créez, gérez, diffusez et stockez plusieurs milliers de contenus par an, alors un projet DAM sera certainement rentable pour vous.

Pour estimer les bénéfices d’un tel projet, vous pouvez utilisez cet outil (en anglais) : ROI Calculator for Digital Asset Management Solutions. Il peut vous aider à estimer votre ROI en calculant:

  • les économies que vous faites sur la duplication des contenus (certains contenus sont recréés car personne n’arrive à remettre la main dessus),
  • le temps que vous gagnez grâce à une recherche plus efficace dans votre bibliothèque de contenus,
  • les gains d’efficience sur la diffusion de vos contenus,
  • les éventuels revenus additionnels que vous pouvez générer puisque vous avez plus de temps pour vendre et produire (au lieu de gérer vos contenus numériques)

Vous pouvez retrouver d’autres éléments sur le calcul du ROI de votre projet DAM ainsi que des études de cas sur le ROI d’entreprise ayant déjà déployé de tels projets dans la présentation suivante.

Conclusion

Les logiciels de Data Assets Management ont le vent en poupe depuis l’avènement du content marketing. Pour les sociétés qui administrent plusieurs milliers de pièces de contenus chaque année, ces systèmes sont une aubaine: ils vont leur permettre de gagner du temps, de l’argent et leur simplifier la vie.

Dans un monde numérique, où même les flux marketing sont virtualisés, les logiciels de DAM s’affirment comme des outils incontournables. Pas seulement car ils facilitent la manipulation de contenus numériques, mais surtout car ils permettent de structurer de nouveaux processus de travail pour les entreprises, autour du digital. C’est cela la vraie « transformation digitale ».

Gestion Workflow DAM

Autres sources pour rédaction:
How Digital Asset Management Can Make a Big Impact on Your Content Marketing
The Future is More Content: Jeff Bezos, Robots and High Volume Publishing
The DAM Truth: All You Need to Know About Digital Asset Management

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2 thoughts on “Comment remédier au chaos de contenus au sein de votre entreprise?

  • 16 octobre 2016 at 14 h 31 min
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    Merci beaucoup pour cet article, maintenant faudra mettre toutes ces astuces en pratique !

  • Pingback: Comment remédier au chaos de contenus au...

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